Piloter son entreprise : top 10 outils et logiciels de pilotage PME

Il est toujours difficile de miser un budget conséquent dans les outils de gestion d’entreprise, surtout si on débute. Heureusement, internet regorge de logiciels utiles pour les PME. Ils permettent de faire un suivi des transactions, d’assurer un service clientèle, d’organiser des rendez-vous efficacement, et plus encore. En voici 10 outils qui sauront vous aider dans votre quotidien de gérant de PME.

Ça y est : vous avez réussi à ériger votre petite entreprise. Vous avez légalisé la paperasse, défini les produits et services, et recruté votre personnel. Mais afin de gérer tout ça en toute facilité, vous aurez besoin d’outils numériques. Ils vous seront d’une aide précieuse pour la collecte de données, la gestion de la trésorerie, le suivi des ventes ou simplement pour organiser les réunions en ligne.

Vous hésitez à choisir parmi ceux proposés par la toile ? Pas de panique ! Découvrez notre sélection des 10 meilleurs outils et logiciels en ligne utiles et incontournables pour le pilotage de votre entreprise PME.

iPaidThat : le logiciel tout-en-un de comptabilité et gestion financière

C’est un des logiciels de référence pour piloter la trésorerie de votre entreprise PME en un temps record. iPaidThat est une plateforme de comptabilité en ligne créée par des ingénieurs français. Dotée d’une intelligence artificielle performante, iPaidThat vous propose de gérer toute votre trésorerie d’une manière simplifiée, intuitive et automatisée. Plus besoin d’imprimer et de vous pencher sur des pages et des pages de paperasse : iPaidThat les organisera pour vous.

La plateforme vous propose diverses fonctionnalités de gestion financière. L’outil Pré-comptabilité vous permet de récupérer toutes les factures dans votre boîte de réception mail. Il peut également récupérer les factures sur les espaces clients comme Orange, SFR ou Amazon. Elles seront importées automatiquement sur l’interface iPaidThat, puis l’IA les scanne pour en extraire les données importantes : montant, TVA, date limite de paiement, etc.

L’outil gestion de trésorerie vous permet de suivre en temps réel le mouvement financier dans votre entreprise. iPaidThat vous fournira un tableau de bord pour vérifier les encaissements et les décaissements. Il catégorisera également toutes les transactions en juste quelques clics. En outre, il est disponible en version application mobile pour vous permettre de prendre en photo les notes de frais et analyser les données qui s’y figurent.

Enfin, iPaidThat peut collecter les informations par rapport aux produits et services demandés par vos clients. En enregistrant toutes ces données de financement, elle peut créer une facture de manière intuitive. Vous pourrez également personnaliser ces factures à l’image de votre entreprise. La plateforme peut se rattacher à votre compte bancaire afin de procéder à la transaction.

iPaidThat est disponible en essai gratuit pendant 14 jours. Vous pourrez ensuite choisir parmi les packs payants proposés par la plateforme. Il deviendra vite le meilleur ami de votre comptable !

PayFit : la gestion de la paie simple et automatisée 

Créée en 2016, PayFit est un logiciel de gestion de paie et RH en ligne. Toutes les données concernant les salaires et le personnel de votre entreprise sont centralisées sur une seule plateforme. Vous pourrez ainsi gagner un temps considérable pour le suivi de vos employés et de leurs activités au sein de votre entreprise. Autrement dit, PayFit est le meilleur logiciel pour éditer automatiquement vos fiches de paie !

Avec son outil SaaS, PayFit vous propose une automatisation de la gestion des salaires. Adieu l’époque où vous devez vérifier scrupuleusement les heures de travail, les congés payés, les permissions, les différentes taxes ! PayFit peut gérer la paie de vos salariés en seulement quelques clics. Le logiciel peut saisir et modifier le salaire de chaque employé selon ses activités mensuelles. Il prend en compte intuitivement les horaires de travail, les congés et les avances sur salaire. Il peut ainsi créer et envoyer automatiquement les bulletins de paie chaque mois pour gagner du temps avec la DSN.

Le logiciel vous fournira également des graphiques où vous pourrez retrouver toutes les informations relatives à la comptabilité. Vous pourrez également réunir au sein d’une même plateforme toutes les données personnelles de vos salariés. Vous pourrez ainsi gérer le RH plus efficacement et rapidement qu’avant. Congés payés, absence, notes de frais, temps de travail…tout est à portée de main.

Si vous voulez essayer le logiciel PayFit, vous pouvez demander une démo personnalisée sur le site officiel. Un des logiciels de paie incontournables pour la gestion salariale d’une PME.

HubSpot : la solution CRM idéale pour développer vos ventes

Il s’agit d’une société américaine spécialisée dans le développement des logiciels pour entreprises dont les PME. Parmi eux, il y a des logiciels marketing, de vente et de services clients reliés à un CRM gratuit.

La plateforme CRM de HubSpot dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour le marketing, les ventes, la gestion de contenu et le service client. HubSpot vous propose 4 services pour le suivi et le développement de vos ventes :

• Maketing Hub est un outil d’inbound marketing qui vous épaulera dans votre génération de trafic. Grâce à ses capacités d’analyse automatique, vous pouvez acquérir des prospects rapidement et facilement. Et dans un temps record, vous les transformerez en clients.
• Sales Hub vous aidera à approfondir vos prospects. Avec ses outils CRM de pointe, vous pouvez vous défaire des tâches ingrates en les faisant fonctionner automatiquement. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les attentes de vos prospects et à conclure vos ventes rapidement.
• Service Hub s’assure des services après-vente. Grâce à son IA, l’outil vous permettra de communiquer aisément avec vos clients. Les facultés d’analyse de Service Hub anticipent également les besoins de vos clients et les transforment en des campagnes de promotion sur mesure.
• CMS Hub est un outil pour les développeurs de sites. Ces derniers peuvent personnaliser les sites Web à l’image de votre entreprise, créer et modifier des pages Web facilement. Grâce aux outils intégrés du CRM, CMS Hub propose aux clients une meilleure expérience utilisateur, rapide et fluide.

Ces services peuvent fonctionner indépendamment. Mais une fois combinés, ils garantiront un fonctionnement optimal, pour vous et vos clients. HubSpot est disponible en essai gratuit pendant 14 jours. Passé ce délai, vous pouvez accéder à la version payante grâce à un abonnement mensuel.

Google Data Studio : pour créer des tableaux de bord et suivre vos KPIs

Si vous cherchez des logiciels gratuits et accessibles pour gérer l’activité de votre entreprise PME, pensez à Google Data Studio. Conçu par  la firme de Mountain View, c’est un outil qui vous permettra d’établir des rapports, d’enregistrer les données de votre entreprise et de les partager à vos collègues.

Disponible depuis la suite Google Analytics 360, Google Data Studio vous permettra d’extraire, d’analyser et de centraliser toutes les données collectées sur tous vos comptes. Vous pourrez ensuite créer un rapport vierge sur la plateforme, cliquez sur l’onglet « Mes sources de données » et les insérer dans le tableau. L’idéal pour le suivi des indicateurs de performance d’une entreprise et calculer le ROI des diverses actions de marketing digital.

De plus, vous pouvez personnaliser les rapports selon vos besoins et goûts. Vous créerez ainsi un véritable tableau de bord sur mesure pour votre entreprise. Cerise sur le gâteau : c’est gratuit !

Microsoft OneDrive : pour partager et collaborer à plusieurs sur des documents

Nous évoluons dans le monde du numérique actuellement. Que ce soit pour enregistrer les factures, les contrats, ou encore les données multimédias, il vous faudrait un hébergeur de données. Certes, construire un serveur interne peut s’avérer coûteux pour une PME. Néanmoins, vous pouvez vous tourner vers le cloud computing pour stocker toutes vos données.

Et quoi de mieux que Microsoft OneDrive pour l’archivage et le partage de vos données d’entreprise ? Sécurisée, mais accessible, la plateforme de cloud computing permet à vous et à vos collègues de travailler ensemble sur un document (excel, word, powerpoint…), sans avoir à bouger de votre bureau. Vous pouvez acheter jusqu’à 2 To de stockage, à part celui déjà offert par la plateforme.

Vous pouvez également utiliser Google Drive pour le stockage et le partage de vos données sur le Cloud. Le principe est similaire à Microsoft OneDrive.

Voir aussi : Cloud computing : pourquoi opter pour le système cloud ?

Notion : pour organiser votre Roadmap d’entreprise

Une entreprise, même à son premier démarrage, doit avoir un roadmap. Ce document servira à établir les modes de travail au sein de la société, à prévoir les coûts de production, à calculer le rendement par planche de produits et d’en sortir les bénéfices nets. L’application Notion vous aidera dans cette tâche, en proposant ses différents outils de suivi de projet. Vous pourrez ainsi optimiser les plannings d’activités de votre entreprise au maximum.

Notion est une plateforme qui propose plusieurs fonctionnalités interactives, accessibles et faciles d’utilisation. Dédiée pour les professionnels, elle prend en charge la collecte et l’organisation des données internes de votre entreprise. Il propose différents outils de rappels et d’enregistrement, notamment des calendriers numériques, des tableaux Kanban, de bloc-notes ou encore des Wikis. Disponible en ligne, il vous suffit de vous inscrire sur le site pour accéder à ses panels de fonctionnalités. Parmi les logiciels de gestion de projet pour PME, Notion est le meilleur.

Trello : pour gérer les projets en équipe et attribuer des tâches

Pour ce qui est de la gestion de projet, Trello est l’application de référence. Il s’agit d’un outil en ligne, qui vous permettra d’enregistrer vos projets d’entreprise. Vous devez vous connecter pour avoir accès aux fonctionnalités en ligne de Trello. Elle est disponible gratuitement, tant aux particuliers qu’aux professionnels.

La plateforme dispose d’un système de tableaux, dans lesquels vous pourrez télécharger vos documents de projet. Vous pourrez également créer des cartes et des listes, telles des « Post-it ». Vous pouvez ainsi créer en quelques clics votre to do list d’équipe, attribuer les tâches et suivre l’avancement. Vous pouvez ensuite insérer des remarques, une deadline pour chaque carte, et de les partager à vos collègues. Trello est également disponible en version application mobile, pour vous permettre de suivre l’évolution d’un projet en temps réel.

Vous pouvez également vous tourner vers Slack, si vous voulez trouver une alternative à Trello.

Calendly : pour organiser vos prises de rendez-vous

Vous n’avez pas de secrétaire pour enregistrer et planifier vos rendez-vous et réunions ? Pensez à utiliser Calendly. C’est une plateforme d’organisation d’emploi du temps, disponible en ligne. Elle propose des fonctionnalités intuitives et automatiques, qui agissent comme une véritable assistante.

Calendly simplifie la planification de vos rendez-vous en fonction de votre disponibilité. En y insérant vos horaires de travail, elle en déduira les temps libres afin d’établir un créneau. L’IA de Calendly enverra ensuite ces créneaux vers vos collaborateurs sollicitant une entrevue avec vous. Les réunions sont également planifiées à la perfection, sans aucun conflit ni contretemps.

MindMeister : l’outil de mind mapping pour organiser vos idées

MindMeister est un outil de cartographie mentale en ligne. Il est le compagnon idéal pour les réunions du type workshop et le brainstorming. Les suggestions émises par les participants ne se volatiliseront plus grâce au principe du mind map ! L’IA de MindMeister cartographie les idées de chacun, les organise et les regrouper. Vous pourrez donc en sortir un nouveau concept, basé sur une multitude d’idées disparates venant de vos collaborateurs.

Une fois toutes les idées cartographiées, MindMeister les transforme en un document numérique. Vous pouvez le consulter et l’exporter en différents formats : PDF, PNG, Word… Vous pouvez également le partager directement vers votre site Web ou vos réseaux sociaux. Enfin, pour ne pas vous perdre dans un flot d’idées, MindMeister vous permet d’accéder à l’historique d’une cartographie d’idées et de consulter les modifications apportées.

Zoom : pour organiser des réunions en visioconférence

Actuellement, la situation sanitaire ne permet pas d’organiser des réunions en salle. Afin de communiquer avec vos collaborateurs, vous devez vous tourner vers les applications de visioconférence. Zoom est l’un des outils et logiciels pour PME populaires afin d’effectuer des appels en ligne n’importe où dans le monde. Ergonomique et facile à utiliser, Zoom propose diverses fonctionnalités bénéfiques aux PME. Parmi elles, une facilité d’accès à des appels vidéos ou encore la possibilité d’enregistrer les pièces jointes et les discussions.

Avec Zoom, vous pouvez effectuer des Webinaires afin de former vos employés. Vous pourrez personnaliser cette fonctionnalité selon vos besoins : inclure l’heure, la date, activer la vidéo ou non…Zoom est accessible gratuitement, sans aucun besoin de le télécharger. Un outil propice pour les PME en plein démarrage.

En guise d’alternative, nous vous conseillons également Skype ou Viber.

Avec ces quelques logiciels pour PME, nous espérons vous avoir donné tout ce qu’il faut pour piloter votre entreprise PME. Maintenant, à vous de les exploiter !