Entre rédaction, négociation, signature, modification et suivi des échéances et obligations, la gestion des contrats peut se révéler chronophage, complexe et fastidieuse pour l’entreprise. Elle reste toutefois une activité absolument vitale qui, lorsqu’elle est bien réalisée, peut résulter en un gain d’argent et une amélioration de la productivité. Les progrès technologiques offrent à ce sujet des solutions innovantes et résolument efficaces. Découvrez-en quelques-unes ici pour une meilleure gestion de vos contrats en entreprise.
Sommaire :
Une contrathèque
Une contrathèque constitue une espèce de bibliothèque dématérialisée unique où toutes sortes de documents contractuels peuvent être stockés, organisés, suivis et archivés. Toutes les équipes de l’entreprise peuvent y accéder pour consulter diverses informations.
Mettre en place une contrathèque permet de gagner du temps notamment grâce à des fonctionnalités de tri ou des fiches de synthèse qui figurent les informations clés des contrats. Certaines contrathèques intègrent des alertes qui vous notifieront les échéances de vos contrats. Ainsi, vous ne perdrez plus d’argent en raison du mauvais suivi de vos contrats.
Pour mettre en place une contrathèque dans votre entreprise, prenez la peine de faire intervenir toutes les parties prenantes : les financiers, les opérationnels et la direction. Ensuite, choisissez un logiciel contrathèque après avoir pris en compte vos besoins et testé plusieurs solutions. Demandez-vous également si vous préférez un logiciel géré en interne, c’est-à-dire hébergé sur les serveurs de votre entreprise, ou une solution SaaS (hébergement sur un serveur distant et recours à un prestataire).
La contrathèque est une fonctionnalité d’un logiciel de gestion de contrat. Avec ce dernier outil, vous pourrez négocier les termes de vos contrats, les modifier, les signer sous format numérique, les vérifier, les archiver et les suivre.
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La reconnaissance optique de caractères (OCR)
L’OCR est une technologie qui permet de numériser les contrats et d’en extraire des informations clés de manière automatisée. L’OCR est utile pour rechercher et trouver facilement des informations dans un document, qu’il s’agisse de dates clés, de sommes d’argents ou des noms de parties prenantes. Il est ainsi possible d’économiser des heures de travail fastidieux et de les utiliser pour accomplir des tâches à forte valeur ajoutée. Par ailleurs, L’OCR permet de réduire le risque d’erreurs lié à la saisie manuelle d’informations. En combinant l’IA à l’OCR, les entreprises disposent d’un remarquable outil d’analyse des contrats.
La Legaltech
Le terme Legaltech constitue une contraction des mots anglais « Legal » et « technology ». Une legaltech est une entreprise qui offre des services juridiques dématérialisés aux entreprises. Son objectif est d’automatiser le service juridique des TPE et PME. La legaltech propose de nombreuses prestations à des tarifs compétitifs, avec une simplicité d’utilisation certaine pour le client et une réelle disponibilité des conseillers.
Vous pouvez faire rédiger vos contrats commerciaux, conditions générales ou baux en ligne auprès d’une legaltech, mais aussi optimiser chacune des étapes du cycle de vie de vos contrats. Vous n’aurez qu’à vous rendre sur une plateforme en ligne, sélectionner une prestation et renseigner un formulaire. Un algorithme générera presque instantanément votre document juridique personnalisé à partir de modèle prérédigé par des juristes, et en tenant compte des spécificités de votre cas.
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Les contrats intelligents
Les contrats intelligents ou smart contracts en anglais servent à automatiser les relations contractuelles sans la nécessité d’un intermédiaire. Le contrat intelligent est autonome : il s’exécute et « se conforme » de manière automatique sans l’intervention d’un notaire ou d’un avocat. Cette autonomie constitue le plus grand avantage des contrats intelligents : elle réduit considérablement les coûts et offre une flexibilité certaine ainsi qu’un gain de temps et d’énergie non négligeable aux parties contractantes.
Le contrat intelligent est en fait un protocole informatique qui fonctionne grâce à la technologie de la blockchain. Les termes de l’accord sont exécutés dès que les conditions prédéfinies sont remplies. L’intervention d’une troisième partie, l’oracle (un outil informatique), est parfois nécessaire pour vérifier que les clauses du contrat sont respectées. Les contrats intelligents sont fréquemment utilisés pour automatiser des paiements, établir des changements de propriétés, répartir les revenus en ce qui concerne les droits de propriété intellectuelle ou encore effectuer des transactions énergétiques.
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Quels sont les défis d’une gestion manuelle des contrats ?
Suivant la taille de l’entreprise et le secteur d’activité, un contrat peut se révéler particulièrement complexe. Le suivi et la gestion des contrats présentent de nombreux défis lorsqu’ils sont réalisés manuellement. Les erreurs, les oublis et la dépense considérable de temps et d’énergie sont les inconvénients auxquels l’on pense en premier en ce qui concerne la gestion manuelle des contrats. Cependant, celle-ci soulève certains autres problèmes notables.
Ainsi, le suivi et la vérification des contrats deviennent relativement difficiles une fois qu’ils ont été signés et transmis à des membres de l’entreprise qui n’en maîtrisent pas forcément la complexité et ignorent quels détails doivent faire l’objet d’une attention particulière. Certaines informations importantes peuvent ainsi être traitées avec du retard et occasionner des pertes d’argent à l’entreprise.
La collaboration est également un défi majeur en matière de gestion des contrats, et parfois même avant la signature. Lorsque le contrat concerne par exemple un projet impliquant plusieurs équipes nationales ou internationales, il est difficile d’obtenir la cohésion nécessaire. Par exemple si les différentes parties se basent sur des versions différentes du contrat original, de nombreux problèmes peuvent naître, comme des délais non respectés ou des litiges.
Entre perte de contrats et fuite d’informations, la sécurité et la conformité des contrats sont également en jeu dans le cas d’une gestion manuelle.
