Que ce soit pour une comptabilité d’exercice ou pour une comptabilité d’engagement, la tenue comptable à partir d’un logiciel performant permet de faire des enregistrements en bonne et due forme. La tenue comptable via un logiciel assure également une simplification des enregistrements comptables tout en respectant les principes de régularité et d’indépendance des exercices. Étant donné que la tenue comptable est le pilier pour le développement de l’entreprise, il est alors essentiel d’utiliser un logiciel comptable en ligne.
Sommaire :
Le fonctionnement de la tenue comptable par un logiciel en ligne
À la différence d’un logiciel dit classique, le logiciel de la tenue de la comptabilité générale en ligne ne nécessite aucune installation complexe sur le hardware de l’entreprise ou de l’expert comptable. Comme son nom l’indique, c’est le logiciel en ligne qui se charge en intégralité de la tenue de la comptabilité de l’entreprise. Les actions d’enregistrement s’exécutent alors instantanément sur le site internet de l’éditeur comme celui de Pennylane. De ce fait, on aura la possibilité de faire la gestion des ventes et des achats, le suivi de la trésorerie et même faire des transactions.
Le logiciel comptable en ligne rassemble toutes les informations d’opérations de la société. Ces informations sont ensuite regroupées selon leurs catégories de comptes (capitaux, immobilisations, stocks et en cours, tiers et financiers). Pour afficher moins d’erreurs, l’expert-comptable dispose d’un total accès de manipulation avec une possibilité de modification.
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Les avantages de la tenue comptable via un logiciel en ligne
Plusieurs sont les avantages offerts par l’utilisation d’un logiciel de tenue comptable en ligne. Les technologies évoluent de plus en plus et la comptabilité a pu en profiter. La tenue comptable en ligne procure aux experts comptables une sécurité plus étendue. Enregistrées sur un Cloud, les informations comptables sont fortement sécurisées dans le cas d’incendies, de vols ou de piratages de serveurs informatiques. De plus, le site du logiciel garantit la protection et la confidentialité des données de chaque utilisateur.
La tenue comptable en ligne facilite également le travail de l’expert comptable ou du comptable de l’entreprise. De ce fait, on peut accéder n’importe où et n’importe quand aux données hébergées sur le Cloud, et ce, avec tout appareil compatible (smartphone, tablette, ordinateur portable ou de bureau, etc.) Cette facilité permet une réactivité en temps réel des traitements d’informations par les responsables comptables afin de garantir une meilleure productivité de l’entreprise.
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Pour bien utiliser le logiciel de tenue comptable en ligne
La manipulation d’un logiciel de tenue comptable en ligne doit atteindre des objectifs précis pour qu’il n’y ait pas une perte de temps. Pour ce faire, il faut tout d’abord s’assurer de l’accès des comptables aussi bien que de ses collaborateurs (DAF, administrateurs, opérateurs, etc.) aux logiciels en créant leurs propres profils. Ensuite, il faut définir un paramètre d’utilisation pour chaque action à faire afin de travailler de manière ordonnée.
De même, avec ce paramétrage, il est fondamental de spécifier le plan comptable à suivre ainsi que les comptes en fonction de l’activité de l’entreprise. De plus, pour un gain de temps, il est opportun de définir des guides pour une saisie automatique des informations comptables. Et enfin, une planification de sauvegardes automatiques des écritures serait aussi importante pour s’assurer de l’enregistrement de celles-ci.
