Transcrire un fichier audio en texte n’est pas une chose aisée. Ceci est encore plus vrai, s’il s’agit d’une réunion dans lequel différentes personnes doivent prendre la parole. Pour réussir la transcription, il est essentiel de mettre en place un plan donné dès le départ et de le suivre à la lettre. À ce propos, si vous souhaitez transcrire un meeting, voici quelques astuces qui pourraient vous rendre la tâche facile.
Préparer le matériel pour l’enregistrement
La réussite de votre transcription dépend du matériel que vous avez utilisé pour l’enregistrement audio. S’il est de mauvaise qualité, l’enregistrement ne sera pas de qualité et vous risquez d’avoir du mal pour la transcription. Même si vous prévoyez d’utiliser un logiciel pour la transcription, vous ne devez pas lésiner sur la qualité de l’enregistrement.
À cet effet, vous devez avoir un matériel de qualité. Un meeting suppose qu’il y aura un peu plus de personnes. Tout ce qui se dira ne sera pas forcément clair : il y aura sûrement des applaudissements, des rires et autres bruits qui pourraient étouffer quelques mots. Ainsi, vous devez disposer d’un appareil capable de supprimer les bruits de fond.
Vous pouvez acheter un enregistreur de haute qualité. C’est la meilleure solution. Sinon, vous pouvez utiliser votre ordinateur pour l’enregistrement. Mais, dans ce cas, vous devez vous placer à un bon endroit. S’il s’agit d’un meeting en ligne, vous devez vous placer dans une zone aérée avec le moins de bruit possible. Au cas où vous voudriez utiliser votre smartphone, nous vous recommandons de régler la qualité de votre enregistrement. Rendez-vous dans les paramètres et choisissez la plus haute qualité d’enregistrement.
En alternative, vous pouvez télécharger une application mobile d’enregistrement audio. À cet effet, optez pour la Dolby On : Record Audio & Music. Elle dispose de paramètres avancés pour supprimer les bruits de fond et donner priorité à la voix de celui qui parle. Aussi, vous pouvez utiliser un microphone afin de mieux capter la voix de ceux qui parlent.
Les bonnes habitudes durant l’enregistrement
Bien avant que le premier intervenant du meeting ne commence à parler, vous devez lancer votre enregistrement. Ceci vous permettra de ne rien louper des premiers mots qui, dans plusieurs cas, peuvent s’avérer importants. Vous aurez d’ailleurs le temps de vérifier que votre appareil est suffisamment chargé et qu’il ne vous lâchera pas en plein enregistrement.
Ensuite, vous ne devez pas laisser toute la tâche à votre appareil d’enregistrement. Il est important d’avoir un carnet en main pour noter les grandes décisions, les interventions importantes, le nom des interlocuteurs ou encore des chiffres clés qui seraient donnés. Ceci pourrait vous aider à mieux structurer votre transcription quand vous vous y mettrez.
En outre, si le meeting devait durer plus d’une heure, il peut être judicieux de diviser votre enregistrement. Vous pouvez marquer un stop après chaque 30 à 45 minutes d’enregistrement, lorsqu’aucun intervenant ne parle. Subdiviser ainsi votre audio vous rendra sûrement la tâche facile. Cependant, assurez-vous de relancer immédiatement l’enregistrement pour ne rien manquer.
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Après l’enregistrement utiliser un logiciel pour la transcription
Transcrire un audio mot à mot est fastidieux et chronophage. Vous n’avez pas à vous donner ce mal alors que divers outils existent aujourd’hui pour faire un premier travail intéressant. Dans ce lot, nous vous recommandons Happyscribe.
Happyscribe est le meilleur outil de retranscription d’entretiens en ligne. Vous pouvez l’utiliser pour toute retranscription interview, réunions de travail, meeting de grande envergure, etc. L’outil utilise la dernière technologie en transcription automatique pour retranscrire vos fichiers en quelques minutes. Il supporte près de 120 langues et sa précision est comprise entre 85 et 99 %.
Bien qu’étant payant, vous pouvez apprécier gratuitement l’efficacité de Happyscribe avec un fichier audio de 10 minutes. Rendez-vous sur le site et créez un compte. Utilisez l’uploader pour importer votre fichier audio. Choisissez ensuite la langue et le type de transcription que vous souhaitez :
- Automatique : le logiciel de Happyscribe transcrit automatiquement votre audio en texte, avec une précision de 85 %.
- Manuelle : après un premier travail de la part du logiciel, un transcripteur professionnel natif de la langue choisie relit la transcription et la corrige pour vous offrir une précision de près de 99 %.
Dans le cas d’une transcription automatique, vous obtenez votre texte en quelques minutes, en fonction de la taille du fichier audio. Mais, si vous choisissez une transcription manuelle, il est évident que le résultat prendra un peu plus de temps.
Améliorer la transcription
Après le travail de Happyscribe, il est toujours utile de relire la transcription pour voir si elle concorde avec tout ce que vous avez entendu. C’est le lieu de faire un dernier travail, selon le type de transcription que vous auriez choisie.
Il existe 4 types de transcription :
- La transcription intégrale : ce type de transcription implique de transcrire mot à mot tout ce qui a été dit au cours du meeting. Cela comprend les hésitations, les fautes de français, les répétitions, les reformulations, etc. Dans ce cas, Happyscribe vous sera d’une grande utilité.
- La transcription reformulée : ce type nécessite un peu plus de travail et de réflexion intellectuelle. Il consiste à adapter ce qui a été dit au style écrit. Vous aurez donc besoin de comprendre l’intervention de chaque intervenant. Dans ce cas, le logiciel de transcription est aussi très utile. Lorsque tout est déjà écrit, vous n’aurez qu’à lire et à adapter.
- La retranscription corrigée : il s’agit d’une sorte de retranscription intégrale, sauf que vous n’allez pas laisser les fautes de français, les hésitations et autres répétitions. Vous devez tout transcrire dans un français respectueux de la grammaire.
- La retranscription synthétisée : ici, le travail est moindre, mais non moins fastidieux. Vous devez lire tout ce qui a été enregistré et le résumer dans ses grandes lignes. Ce type implique de ne ressortir que l’essentiel de tout ce qui a été dit. Mais, vous devez faire attention. Les propos de la fin peuvent justifier ceux du début qui illustrent ceux du milieu.
Si vous suivez ces différentes astuces, il est clair que vous réussirez votre transcription de meeting dans les meilleurs délais.
