Les activités commerciales sont en général sujettes à l’émission d’un certain nombre de factures. Cependant, il peut arriver que pour une raison ou une autre, celles-ci ne soient pas réglées dans les délais. C’est là qu’intervient la procédure de recouvrement qui revêt diverses formes. Elle peut se faire à l’amiable ou requérir l’intervention de la justice. L’objectif est de favoriser le règlement de la ou des créances tout en préservant les rapports entre les différentes parties. Découvrons ensemble comment bien procéder au recouvrement d’une facture impayée.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’une facture impayée ?
Toutes les fois qu’une entreprise édite une facture, celle-ci comporte une date limite accordée pour son règlement. Une fois que ce délai est passé et que le paiement n’a pas été effectué, la facture est considérée comme impayée. Dès lors, la structure émettrice peut en toute légitimité engager une procédure de recouvrement, soit de façon contentieuse soit à l’amiable.
D’entrée de jeu, le recouvrement à l’amiable est le moyen préalable recommandé et il peut suffire lorsque la dette n’est pas contestée aussi bien dans son exigibilité que dans son montant. C’est une voie de dialogue qui consiste en une relance du débiteur, afin d’obtenir le paiement de la créance. La facture impayée passe en gestion contentieuse lorsque l’étape à l’amiable n’aboutit pas et la justice est mise à contribution pour trancher.
Comment procéder à un recouvrement à l’amiable ?
Sauf circonstances handicapantes empêchant le débiteur de payer, le recouvrement à l’amiable suffit dans la plupart des cas. La stratégie utilisée par la structure créancière ainsi que sa persévérance sont déterminantes pour l’obtention du règlement. On recommande en général de recourir à une stratégie progressive, car plusieurs facteurs peuvent justifier le retard de paiement ou le non-règlement d’une facture. Ça peut être lié à un oubli ou à la réception tardive de la facture. Toujours est-il que la voie du recouvrement à l’amiable est indiquée pour la sauvegarde des relations commerciales cordiales. Il est conseillé d’entamer le dialogue sereinement, soit par courrier électronique, soit par téléphone, et de multiplier les relances jusqu’à règlement de la créance.
Une autre astuce consiste à adapter la stratégie au profil du client, car les habitudes et les attitudes ne sont pas les mêmes. Un client qui vous permet de réaliser une grande partie de votre chiffre d’affaires et qui est en général dans les délais doit naturellement être abordé avec plus de finesse. En revanche, le client indélicat qui multiplie les impayés pour des sommes importantes ou non doit faire l’objet d’un traitement beaucoup plus strict.
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Comment se déroule la gestion contentieuse d’une facture impayée ?
Si le recouvrement à l’amiable n’aboutit pas, la procédure du contentieux peut valablement être engagée. Le juge du tribunal de commerce est saisi en vue de la délivrance d’une injonction de payer. Vous pouvez également assigner en référé-provision le client débiteur ou procéder à une assignation au fond.
L’ordonnance d’injonction de payer
Dans la procédure d’obtention d’une injonction de payer, il est impératif de déposer une requête auprès du juge du tribunal compétent. Cette compétence dépend du montant à recouvrer, de la nature de la créance et du lieu de résidence du débiteur. L’injonction de payer est régie par les articles 1 405 et suivants du code de procédure civile. Pour avoir des informations détaillées sur ce sujet, consultez ce site.
Mais avant d’initier une action en justice, vous pouvez adresser une mise en demeure au client débiteur. Il s’agit d’une lettre qui doit présenter des mentions obligatoires pour faire foi devant la loi. Une fois qu’il la reçoit, le client dispose de 30 jours pour régler le montant dû. Il peut toutefois contester cette mise en demeure étant entendu que celle-ci fait partie du processus de règlement à l’amiable.
Le référé-provision
C’est une disposition mise en place par la loi pour favoriser le recouvrement d’une créance grâce à la délivrance d’une décision de justice. Le créancier doit pouvoir justifier cette requête, notamment en présentant des factures ou un contrat. Le processus de référé-provision est assez simple, car il se fait par voie d’assignation. Cette assignation est en général établie par un avocat et transmise par un huissier de justice. L’objectif de ce document est de convier le débiteur à une audience. L’avantage du référé-provision est la rapidité de la décision, laquelle est exécutoire entre 15 jours et un mois.
L’assignation au fond
On recourt généralement à cette formule lorsque le référé-provision et l’injonction de payer n’ont pas donné de résultats ou se sont avérés inappropriées pour la situation. L’assignation au fond est utilisée pour des montants très élevés et lorsque les conseils d’un avocat s’avèrent nécessaires. Ici, à l’inverse du référé-provision, l’assignation en paiement est utile si l’obligation se révèle contestable.
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Peut-on appliquer des frais lors du recouvrement d’une facture impayée ?
Dans une procédure de recouvrement d’une facture impayée, il est strictement proscrit de facturer des frais au débiteur. Cependant, il existe des exceptions à cette règle. C’est par exemple le cas pour un acte dont le paiement est imposé par la loi comme une prime d’assurance ou un loyer. C’est également le cas pour des frais engagés du fait d’une mauvaise foi avérée de la part du débiteur comme les frais de justice. Il y a aussi les coûts ayant été consentis à cause d’un chèque émis sans provision. Enfin, il est possible d’exiger 40 euros d’indemnité forfaitaire si les parties en présence sont des professionnels.
Comment se prémunir des factures impayées ?
Même si la stratégie de recouvrement utilisée est efficace, elle mobilise un certain nombre de ressources en termes de temps, de logistique et de personnel, sans compter le stress immense engendré par l’accumulation des créances impayées. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de prendre certaines mesures en amont pour s’en prémunir ou tout au moins les limiter. Entre autres actions à mener, il faudrait avoir une vision claire de l’encours client, afin de connaître à tout moment les sommes qui ont été encaissées et celles qui restent à encaisser. Il est tout aussi utile d’user de prévenance, encore appelée relance préventive. L’autre astuce consisterait à éviter autant que possible la mise en place des retards de paiement, d’identifier les clients régulièrement insolvables et enfin de relancer 100 % des factures.
En somme, le recouvrement d’une facture impayée constitue un réel casse-tête pour la plupart des entreprises, mais est indispensable pour garder les finances en bon état. Toutefois, lorsqu’il est bien géré, cela favorise un rapport convivial entre les parties en présence. Fort heureusement, il existe de nombreux outils et astuces permettant que le processus se déroule sans heurts.
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