Quel est le rôle d’un intranet via sharepoint ?

De nos jours, les entreprises cherchent constamment à optimiser leur manière de travailler pour rester compétitives sur le marché. En effet, ces dernières utilisent des outils numériques tels que les systèmes de gestion de contenu (CMS), les applications mobiles ou encore les plateformes collaboratives. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur le rôle d’un intranet au sein d’une entreprise et plus spécifiquement, l’utilisation de Sharepoint comme solution. Un véritable atout pour l’optimisation de vos activités au quotidien.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau informatique privé accessible uniquement par les employés d’une même organisation. Ce dernier permet de partager des informations, des documents, des ressources et des services entre les membres de celle-ci. Les intranets ont pour principal objectif d’améliorer la communication interne, de faciliter la collaboration entre les équipes et de simplifier le partage de connaissances. Consultez cette ressource spécialisée pour découvrir les fonctionnalités d’un intranet sharepoint plus en détails.

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Sharepoint : une plateforme d’intranet puissante

Sharepoint est une plateforme développée par Microsoft qui offre une multitude de fonctionnalités pour créer et gérer un intranet professionnel. Avec Sharepoint, les organisations peuvent concevoir un environnement de travail adapté à leurs besoins. En effet, elles personnalisent l’interface, mais aussi les services proposés ou encore les droits d’accès des utilisateurs. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes de Sharepoint :

• Création et gestion de sites web internes pour chaque service ou équipe.
• Partage de documents et de fichiers avec contrôle de version et permissions.
• Intégration d’outils collaboratifs comme Microsoft Teams et OneNote.
• Automatisation des processus métier grâce aux workflows.
• Mise en place de moteurs de recherche puissants pour retrouver rapidement des informations.

Au-delà de ces fonctionnalités ci-dessus, Sharepoint est également très flexible. La société peut mettre en place différents scénarios d’utilisation adaptés à ses propres besoins spécifiques. Voici dans les lignes qui suivent un exemple d’utilisation dans le secteur RH.

Gestion des ressources humaines avec un intranet Sharepoint

Dans le domaine des ressources humaines, les enjeux sont nombreux : recrutement, gestion des compétences, formation, communication interne, administration du personnel… Les intranets jouent donc un rôle clé pour permettre à cette fonction stratégique de répondre efficacement à ses divers objectifs. Avec un intranet Sharepoint dédié au secteur RH, il est possible de :

• Centraliser et organiser toutes les données relatives aux employés (dossiers individuels, contrats de travail, évaluations, formations).
• Faciliter la collaboration entre les équipes RH et les autres services de l’entreprise.
• Accélérer et automatiser les processus de recrutement, d’évaluation et de formation.
• Améliorer la communication interne en diffusant des actualités, des événements ou encore des enquêtes d’opinion à l’ensemble des employés.

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Un exemple de scénario avec un intranet RH Sharepoint

Imaginons une entreprise qui souhaite mettre en place un programme de formation continue pour ses salariés. Grâce à Sharepoint, la société peut envisager le scénario suivant :

1. Création : les responsables RH créent un site dédié à la formation sur leur intranet. Ils y ajoutent plusieurs pages : une présentant le programme, une autre répertoriant les formations proposées, et une dernière permettant aux salariés de s’inscrire.
2. Gestion des inscriptions : les salariés intéressés par une formation peuvent se rendre sur la page dédiée et s’inscrire en remplissant un formulaire en ligne. Les données sont ensuite collectées dans une liste Sharepoint gérée par les équipes RH.
3. Validation des inscriptions : les responsables RH consultent régulièrement la liste des inscrits pour valider les demandes en fonction des critères prédéfinis (budget, compétences requises). Ils utilisent également des workflows pour automatiser certaines tâches comme l’envoi de notifications et de rappels aux participants.
4. Organisation des sessions de formation : une fois les inscriptions validées, les équipes RH organisent les sessions de formation en lien avec les formateurs internes ou externes. Ils mettent à jour le calendrier sur l’intranet pour informer les participants des dates et lieux prévus.

Ce scénario fictif démontre de quelle manière Sharepoint peut servir de levier pour optimiser la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise.

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Collaboration et communication interne via un intranet Sharepoint

Les entreprises qui mettent en place un intranet Sharepoint bénéficient également d’une meilleure communication interne et favorisent la collaboration entre les employés. En centralisant toutes les informations sur une même plateforme, accessibles en quelques clics, il devient plus facile pour chacun de s’informer, de générer des échanges entre les personnes et services. Voici quelques exemples d’initiatives possibles :

• Organisation de groupes de travail virtuels pour rassembler des collaborateurs autour d’un projet ou d’un besoin spécifique.
• Mise en place de forums de discussion et d’échanges pour favoriser le partage d’idées, le retour d’expérience ou la résolution de problèmes.
• Création d’un espace dédié aux innovations où les salariés peuvent soumettre leurs propositions et voter pour celles qui leur semblent les plus intéressantes.
• Publication régulière d’articles, d’interviews ou de vidéos pour mettre en avant les succès, les projets et les valeurs de l’entreprise.

Mobiliser les forces vives avec un intranet Sharepoint

Les avantages d’un intranet Sharepoint ne se limitent pas à l’amélioration des processus métier et la réduction des coûts. Il s’agit également de créer une dynamique positive et mobilisatrice au sein de l’organisation. Par exemple :

• Un pilote peut être chargé de suivre les progrès réalisés sur un projet, en mettant régulièrement à jour les indicateurs clés sur l’intranet.
• Les salariés peuvent être encouragés à partager leurs retours d’expérience dans leur domaine d’expertise à travers des articles ou des vidéos.
• Des ateliers collaboratifs peuvent être organisés pour faire émerger de nouvelles idées et solutions grâce à l’intelligence collective.

L’utilisation d’un intranet via Sharepoint offre de nombreuses possibilités aux entreprises désireuses d’améliorer leur manière de travailler et de communiquer. Grâce à cette plateforme, elles peuvent mettre en place des initiatives innovantes et fédératrices, et surtout optimiser la gestion de leurs tâches quotidiennes. En somme, l’entreprise se donne tous les moyens de réussir dans un environnement concurrentiel toujours plus exigeant.