L’externalisation est une option que de nombreux chefs d’entreprises choisissent pour alléger leur charge de travail. Qu’en est-il des tâches administratives ?
Nombreux sont les dirigeants d’entreprise qui manquent de temps afin d’accomplir toutes leurs tâches quotidiennes. En réalité, le fait de diriger une société leur impose souvent d’être sur plusieurs fronts à la fois. Par conséquent, il n’est pas rare de voir des managers se perdre de temps en temps dans leur gestion. Les tâches administratives sont indispensables au bon fonctionnement de toute entreprise et constituent une part essentielle du travail. Pour permettre aux dirigeants de se recentrer sur leur cœur d’activité, des solutions telles que l’externalisation administrative ont vu le jour. Celle-ci consiste à confier partiellement ou entièrement les tâches de back office à un prestataire externe. Quels sont les avantages d’une telle alternative ?
Les avantages de l’externalisation administrative
L’externalisation administrative est une option accessible à toutes les entreprises et qui offre de nombreux avantages non négligeables.
Le gain de temps
Le principal avantage de l’externalisation administrative est qu’elle permet aux entreprises de gagner du temps. En effet, elle allège les équipes qui pourront dès lors s’atteler à des tâches plus importantes et se concentrer sur l’activité de l’entreprise.
Évidemment, il est important de recourir à un prestataire digne de confiance qui se chargera de gérer votre volet administratif. Ainsi, après que la solution soit mise en place, vous gagnez du temps et pourrez plus facilement avancer sur les autres aspects de votre société.
Réalisez des économies financières
Lorsqu’on parle de gain de temps, on parle aussi de gain d’argent. En réalité, l’intérêt d’une externalisation administrative est également lié à l’aspect financier, car elle vous permet de réaliser des économies concernant les coûts d’embauche, de recrutement ou de formation… L’entreprise ne paiera seulement que les heures dont elle profite. D’ailleurs, la majorité des agences d’externalisation mettent à disposition des formules à la carte pour proposer des solutions sur mesure adaptées à des besoins réels.
L’externalisation des tâches administratives peut paraître onéreuse de prime abord. Toutefois, il faut savoir que le coût se convertit en un investissement rentable quand on se concentre sur l’ensemble des profits que votre entreprise peut en tirer. Cette solution ne comporte pas de coût masqué et permet par-dessus tout de dégager du temps.
Profitez de compétences spécifiques
Le fait de confier vos tâches administratives à des experts est aussi un bon moyen de bénéficier de compétences fiables et solides. En plus de gagner du temps et de l’argent, vous gagnez en efficacité étant donné que des professionnels compétents se chargeront de mettre en place de véritables processus administratifs pour le compte de votre entreprise.
En conséquence, les tâches administratives ne seront plus effectuées de façon hasardeuse ni à contrecœur. Le prestataire externe maîtrise le domaine parfaitement et sera en mesure de gérer efficacement ce volet. Avoir à disposition des talents qualifiés facilitera l’obtention de moyens afin d’optimiser vos activités administratives, mais aussi pour gagner en productivité et en efficacité.
Par ailleurs, le respect des normes en vigueur qui ont tendance à évoluer est garanti. Ainsi, vous aurez la sérénité dont vous avez besoin pour développer votre entreprise dans les meilleures conditions.
Comment trouver la meilleure société d’externalisation administrative ?
Il existe différentes solutions pouvant vous aider à trouver la meilleure société d’externalisation administrative. Vous pouvez publier des annonces sur les sites dédiés ou encore dans la presse, et détailler vos besoins en termes de prestations. En ce sens, nous vous conseillons de prendre le temps nécessaire pour rédiger une annonce pertinente et attractive afin d’attirer les meilleures entreprises.
Votre réseau professionnel et votre carnet d’adresses peuvent également vous aider à trouver une bonne société pour la gestion de vos tâches administratives. Il est probable que parmi vos clients et partenaires, certains connaissent des professionnels réputés et fiables qui pourront répondre convenablement à vos besoins.
Le bouche-à-oreille peut aussi fonctionner dans le cadre de votre recherche. Il est en effet probable qu’un membre de la famille ou encore un ami vous fournisse des recommandations de prestataires ou d’entreprises spécialisées dans la gestion administrative.
N’oubliez pas qu’internet est l’outil le plus puissant pour trouver rapidement une société d’externalisation administrative. En effet, vous pouvez vous servir d’un moteur de recherche pour repérer les prestataires situés à proximité et consulter les témoignages ainsi que les avis clients. De ce fait, vous vous ferez une idée précise de l’entreprise avant de l’engager.
Ce que vous devez rechercher dans une entreprise d’externalisation administrative
Le service administratif étant un domaine stratégique pour les entreprises, il est impératif d’examiner la société à qui vous allez confier cette tâche. À cet effet, vous devrez prêter attention à de nombreux critères.
La réputation
Avant de choisir un prestataire, prenez le temps de vérifier son professionnalisme ainsi que ses références. La société doit être agréée, assurée et autorisée à exercer son activité. Si besoin, n’hésitez pas à recourir à un cabinet d’études spécialisé pour comparer les différentes agences d’externalisation administrative.
L’entreprise doit posséder des processus, des systèmes et des politiques documentés et actualisés, tous inclus dans une seule et unique solution afin de vous faciliter la tâche. Demandez-lui des références de clients évoluant dans le même secteur que vous et faites un petit suivi auprès des anciens clients. Cela vous permettra de vous faire une idée sur l’expérience de travail de l’entreprise, la qualité et la fiabilité de ses prestations.
Les services proposés
L’objectif de l’externalisation est évidemment de vous libérer de certaines tâches administratives. Dès lors, l’agence dédiée doit être en mesure de vous fournir une assistance plus concrète. Nous vous conseillons de vous renseigner sur le modèle et l’étendue de sa prestation. Même si vous n’avez pas encore besoin de tous ses services, il faut penser à vos besoins futurs. L’idéal est donc d’avoir un partenaire ayant la capacité de répondre à vos attentes présentes et futures.
Le prestataire d’externalisation administrative devra aider votre entreprise à s’améliorer. Veillez à ce qu’il vous apporte des solutions basées sur les meilleures pratiques afin de placer votre entité sur la voie du succès et de réduire les risques d’imprévus.
Au cours de l’entretien, demandez-lui également de vous expliquer comment vous pourrez bénéficier de son expertise et de son expérience. Il doit pouvoir vous démontrer et vous prouver son savoir-faire.
Comment préparer et gérer la transition vers l’externalisation administrative ?
Toute opération d’externalisation nécessite une certaine préparation pour qu’elle soit réussie. Si vous décidez d’adopter cette solution de compétitivité, alors il faudra suivre quelques étapes.
Définissez vos besoins
La première étape consiste à faire le point sur vos besoins et sur le fonctionnement de l’entreprise. Ce sera l’occasion de définir les activités faisant partie de votre cœur de métier et de les séparer des tâches secondaires qui peuvent être confiées à la société externe. Posez-vous des questions sur les tâches qui ne sont pas rentables et sur celles qui sont chronophages en temps et en ressources humaines.
Adaptez-vous en interne aux changements entraînés par l’externalisation
Quand certains services administratifs sont externalisés, il est évident que des changements majeurs surviendront dès les premiers instants, impactant ainsi l’organisation interne. Il est important que le mode de fonctionnement de chaque collaborateur soit adapté au nouveau style de gestion.
Pensez à vous servir d’un outil dédié pour suivre régulièrement les tâches externalisées. C’est une manière simple de garantir la transparence de la prestation et de sécuriser les échanges.
Concentrez-vous sur votre cœur de métier
Une fois que les tâches secondaires sont externalisées, vous pourrez à présent exploiter le gain de temps découlant de cette solution pour vous recentrer sur les activités les plus importantes. Le personnel qui est désormais libre après l’externalisation de certaines tâches se verra attribuer de nouvelles missions. Dans certains cas, il peut être utile de former le personnel disponible afin de le rendre plus productif.
Quelques conseils pour maintenir une relation de travail fructueuse avec votre prestataire
Si vous voulez que la collaboration avec votre prestataire d’externalisation administrative soit fructueuse, vous devez être attentif. Une fois que le contrat est signé, ne pensez pas à vous retirer en espérant que tout sera fait et prêt automatiquement. Nous vous recommandons d’adopter les habitudes suivantes afin de tirer le meilleur parti de votre relation d’externalisation.
D’abord, préparez tous les documents importants pouvant faciliter la tâche à la société d’externalisation administrative. En effet, pour que celle-ci puisse efficacement prendre le relais, elle doit prendre connaissance des informations et des éléments essentiels. Transmettez-lui donc tout le nécessaire en classant les données par ordre de priorité.
Ensuite, vous devez communiquer constamment avec le prestataire. Il est impératif que vos échanges soient fluides pour une bonne collaboration. Prenez le soin de partager avec lui tous les nouveaux éléments qui peuvent affecter votre gestion administrative, qu’ils soient importants ou non.
Enfin, fixez des objectifs réalistes et réalisables. Même si l’entreprise d’externalisation administrative que vous avez engagée est compétente, il ne faut pas la surexploiter en exigeant un rendement qui manque d’objectivité.
L’externalisation auprès de spécialistes de la gestion administrative constitue un gage de qualité pour les entreprises. Entre la mise à disposition de compétences, le gain de temps, les économies financières, elle ne vous offre que des avantages sur le long terme. À vous de bien choisir votre prestataire en fonction de vos besoins et de vos attentes. Privilégiez une société d’externalisation expérimentée dans le domaine et dotée de tous les moyens nécessaires pour améliorer vos aspects administratifs.
