Lorsqu’une entreprise se développe, sa gestion administrative et financière devient complexe. Pour faire face aux nombreuses tâches et s’en sortir facilement, les entrepreneurs se tournent vers des logiciels qui simplifient leur quotidien. Parmi ces outils de gestion automatique, il y a l’application de gestion de notes dont l’utilité s’impose désormais aux entreprises. Si vous voulez savoir pourquoi il est indispensable d’y recourir, voici quelques raisons pour vous convaincre.
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Pour finir avec la saisie manuelle
Se servir d’une application note de frais, revient à finir avec le traitement manuel avec Excel. En effet, grâce à cet outil, il est possible de prendre simplement en photo ses justificatifs papiers. Cette application mobile permet également d’extraire de façon automatique des données de comptabilité très utiles et de répartir les dépenses d’entreprises. Avec cette technologie, les utilisateurs n’auront qu’à faire un scan intelligent de leurs tickets et avoir une idée précise sur la date, la TVA, le montant, le volume carburant ou encore la taxe de carburant.
Il faut dire que l’application de notes de frais fonctionne selon un système OCR qui permet la reconnaissance automatisée des textes imprimés de même que leur transcription en fichiers électroniques. Pour les entreprises, il est bénéfique de choisir l’application de notes de frais puisqu’il s’agit d’un outil qui se charge de lire, d’analyser et de classer tous les documents à leur place. Finis donc les pertes de temps inutiles dans le traitement des dossiers, ce qui permet de gagner en productivité sur les tâches.
Pour centraliser et sécuriser les données
La gestion des notes de frais peut devenir un véritable casse-tête, mais tel n’est pas le cas pour ceux qui se servent d’une application conçue pour faciliter cette tâche administrative. C’est le moyen le plus sûr et le plus efficace pour suivre ses dépenses professionnelles surtout lors des déplacements d’affaires, pour digitaliser ses données et les garder en toute sécurité.
Pour les employeurs, une application de notes de frais leur permet de surveiller toutes les dépenses faites par leurs collaborateurs. C’est en effet un outil qui alerte et informe les managers des éventuels doublons de dépense ainsi que des dépenses de plafond. Elle rend également faciles le traitement et le délai de remboursement. Les responsables d’entreprises qui vivent cette expérience mobile, travaillent de façon plus organisée à travers la maîtrise des tâches à exécuter ou à contrôler. Ils détectent aussi facilement les employés qui tardent à fournir les justificatifs des différentes dépenses qu’ils ont effectués.
Toujours en matière de sécurité, une application de notes de frais limite la fraude. Grâce à son système de scanner intelligent, la falsification délibérée des reçus n’est plus possible, ainsi que les demandes de compensation à l’insu de l’employeur ou les dépenses excessives.
Pour leur part, les comptables qui choisissent cette application de gestion de notes de frais ont la possibilité de contrôler automatiquement la TVA. Ils peuvent aussi la récupérer de façon automatisée sans difficulté sans avoir à effectuer de saisie manuelle comme autrefois.
Une application qui facilite la vie aux entreprises
Nombreuses sont les fonctionnalités dont disposent les logiciels de notes de frais. En effet, ils sont dotés d’un système de reconnaissance des caractères sur les photographies de factures. Cet outil a été également conçu pour faciliter l’archivage des données, le traitement des emails ainsi que le partage des données grâce à un cloud. Les entreprises qui se servent également de ce logiciel obtiennent des statiques intelligentes et bénéficient des mises à jour gratuites et automatiques de leurs données.
En résumé, le choix d’une application numérique a pour avantage de dématérialiser les notes de frais. La raison est que chaque collaborateur peut disposer d’une carte de paiement si l’employeur le souhaite. C’est en effet une alternative qui permet aux entrepreneurs de suivre toutes les dépenses en temps réel, de recevoir des notifications d’alertes et surtout de gagner en productivité.
Alors, si vous êtes un patron d’entreprise, la solution idéale pour vite grimper les échelons est de vous équiper d’une application de notes de frais ! Vous n’avez qu’à contacter les experts du numérique pour la conception d’un logiciel sur-mesure qui correspond aux attentes de votre entreprise. Ces applications peuvent même être utilisées sans connexion internet.
