Le succès d’une entreprise passe bien souvent par une bonne gestion de la comptabilité. Les entrepreneurs qui réussissent ce pari parviennent aisément à déterminer la performance économique de leur société et peuvent donc prendre des décisions stratégiques au moment opportun. Vous avez une PME à Paris et vous rencontrez des difficultés dans votre gestion comptable ? Voici des conseils et règles efficaces pour bien gérer la comptabilité de votre entreprise.
Sommaire :
Faites appel à un expert comptable
La gestion de la comptabilité et de la fiscalité des PME requiert une connaissance approfondie des obligations fiscales et des charges sociales. Si votre entreprise enregistre des rentrées d’argent importantes et votre statut vous oblige à délivrer un bilan, vous aurez besoin des prestations d’un expert comptable. Dans ce cadre, il peut s’avérer intéressant d’externaliser votre gestion comptable.
L’externalisation est une pratique courante qui consiste à confier à un expert comptable la charge de gérer la comptabilité d’une entreprise. En bref, externaliser consiste à transférer la tenue de votre comptabilité vers un professionnel externe. On distingue deux types d’externalisation comptable à savoir : la gestion intégrale et la gestion partagée.
La tenue intégrale
La gestion intégrale ou tenue intégrale consiste à déléguer la totalité de la gestion de votre comptabilité à une structure tierce. Cela sous-entend que vous laissez à votre prestataire la charge de s’occuper entièrement des différentes tâches comptables de votre société. L’expert comptable choisi se verra donc assigner la gestion ou l’organisation de l’ensemble des opérations administratives liées à la comptabilité. Ce dernier s’occupera également du suivi.
Voici entre autres les missions dont s’occupe l’expert comptable dans le cadre de la gestion intégrale de la comptabilité d’une entreprise :
- produire les documents comptables,
- réunir les justificatifs,
- écrire dans les livres de comptes,
- établir les déclarations fiscales,
- faire le bilan annuel.
Même si l’expert comptable a le monopole de la gestion de votre comptabilité, il est tenu de vous faire des comptes-rendus réguliers. La tenue intégrale permet aux chefs d’entreprise de se concentrer pleinement sur leur activité et de travailler pour l’accroître. Cependant, si cette forme d’externalisation vous tente, nous vous conseillons de choisir un expert comptable compétent, sérieux et surtout digne de confiance.
La tenue partagée
À l’inverse de la tenue intégrale, la gestion partielle permet aux entrepreneurs de conserver un certain contrôle sur certains aspects comptables de l’entreprise. Ces derniers seront donc gérés par une équipe en interne et le reste des tâches est confié au prestataire externe. Le grand avantage de la tenue partagée est qu’elle donne aux chefs d’entreprises le privilège de moduler le suivi financier en fonction de leurs priorités.
Que vous décidiez d’externaliser la gestion de votre entreprise de manière intégrale ou partielle, l’idéal serait de collaborer avec un cabinet d’expert comptable géographiquement proche de vous. Ainsi, si votre société est basée en région parisienne, vous pouvez bénéficier de l’aide d’un expert comptable à Paris, pour bénéficier d’une comptabilité bien structurée, saine et propice à l’évolution de vos activités.
Utilisez un logiciel comptable
Si vous souhaitez bien gérer la comptabilité de votre société, vous allez devoir vous doter d’un logiciel comptable. Ce type d’outil vous permet d’automatiser votre gestion comptable, du traitement des données financières à l’envoi du bilan à l’expert comptable. Concrètement, votre entreprise gagnera du temps et de l’efficacité. Cela simplifiera le processus des écritures comptables et boostera fortement votre productivité.
Il existe une variété de logiciels munis de diverses fonctionnalités en fonction des besoins de votre activité. Nous pouvons énumérer entre autres :
- le logiciel de caisse,
- le logiciel de facturation,
- le logiciel de tenue de la comptabilité,
- le logiciel de gestion des immobilisations,
- le logiciel de paie,
- le logiciel de gestion commerciale.
Toutefois, assurez-vous de mener les analyses nécessaires avant de porter votre choix sur un logiciel. En plus de répondre au mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise, votre logiciel comptable se doit d’être simple, flexible et ergonomique. Vous pouvez aussi bien l’installer en local, sur une machine ou un réseau, que le faire reposer sur une technologie Cloud.
Planifiez vos opérations comptables
Quel que soit le régime fiscal ou la taille de votre entreprise, elle a des obligations comptables, juridiques, fiscales et sociales. Nous vous conseillons donc de planifier toutes vos opérations comptables afin de ne pas être surpris par les échéances. Assurez-vous de consigner les opérations comptables importantes dans votre calendrier.
Il peut s’agir par exemple du traitement des devis et des factures, de la vérification des règlements, de la relance des dettes impayées et enfin de l’élaboration des journaux de paie. Par ailleurs, mettez également en place un calendrier pour les opérations fiscales et sociales de l’entreprise :
- la déclaration du chiffre d’affaires,
- la déclaration de la TVA et des charges sociales,
- la déclaration de résultats,
- l’avis d’imposition.
Pour finir, nous vous conseillons de programmer des rappels automatiques. Cela vous permettra de ne pas manquer une échéance fiscale ou sociale qui pourrait vous coûter des amendes ou des pénalités.
Tenez votre comptabilité à jour
Cette règle est très importante si vous souhaitez avoir une comptabilité irréprochable et efficace. En effet, le fait de tenir à jour votre comptabilité vous permettra d’appréhender les difficultés financières de votre entreprise avec sérénité.
Pour ce faire, nous vous recommandons de normaliser l’enregistrement journalier de toutes vos opérations (factures de vente, opérations bancaires, déclarations fiscales et sociales…). Tâchez de toujours classer et conserver tous les documents ou toutes les pièces indispensables au suivi comptable de votre entreprise.
Mettez en place un dispositif d’archivage efficace
Si votre vœu est de posséder une comptabilité d’entreprise performante et rigoureuse, vous ne saurez négliger l’archivage des documents. En effet, durant les contrôles de routine, de nombreuses pièces justificatives vous seront demandées. Néanmoins, si votre dispositif d’archivage est inefficace, vous aurez du mal à retrouver les documents dont vous avez besoin.
Pour éviter cette situation fâcheuse, plusieurs solutions intéressantes s’offrent à vous. Vous pouvez externaliser l’archivage ou encore mettre en place un archivage électronique ayant une valeur probante.
Ne mélangez pas compte privé et compte professionnel
Si vous avez fait le choix d’internaliser la gestion comptable de votre entreprise, vous devez nécessairement séparer les comptes professionnels et les comptes privés. Ainsi, les dépenses professionnelles doivent être soldées sur un compte « pro ». Quant aux frais personnels, ils doivent être réglés depuis un compte « perso ».
Si vous ne respectez pas cette règle et que vous mélangez ces deux comptes, vous pourriez être reconnu coupable d’acte anormal de gestion ou abus de bien social. Ces infractions ont pour conséquences de lourdes sanctions pénales et fiscales. Si vous venez à en arriver là, cela pourrait mettre en danger l’équilibre et la pérennité des activités de votre entreprise. Toutefois, si vous séparez les comptes privés et les comptes professionnels, vous faciliterez la tâche de l’expert comptable. Ce dernier pourra ainsi effectuer rapidement les travaux qui lui incombent.
En effet, pour chaque opération effectuée, l’expert comptable n’est plus obligé d’en rechercher la justification professionnelle. Ainsi donc, il économisera du temps et de l’énergie et pourra donc se consacrer aux prestations à forte valeur ajoutée, comme le conseil par exemple.
En définitive, aucune PME ou grande entreprise ne peut espérer se perpétuer et accroître ses activités sans une gestion rigoureuse et efficace de sa comptabilité. Pour ce faire, en tant que chef d’entreprise ou dirigeant, vous devez prendre un certain nombre de mesures ou d’initiatives. Parmi celles-ci, nous avons l’externalisation de la comptabilité. Sécurité de la gestion comptable, gain de temps, tranquillité d’esprit : voici les principaux bienfaits que l’externalisation vous apporte.
Vous pouvez solliciter les services d’un expert comptable pour une tenue de comptabilité intégrale ou partagée en fonction de vos besoins personnels.
