Dans un monde de plus en plus numérique, les entreprises ne sont pas non plus en reste. C’est ainsi que sont nées les plateformes collaboratives d’entreprise pour permettre une communication centralisée et simplifiée de tous les acteurs d’un projet. Nous allons vous présenter les 10 meilleures plateformes de travail collaboratif. Mais avant tout, allons plus en détail sur ce qu’est une plateforme collaborative.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative d’entreprise ?
Avec la digitalisation des entreprises, les managers sont aujourd’hui obligés de s’appuyer sur des outils digitaux efficaces pour maximiser l’efficacité du travail en équipe. Une plateforme de collaboration regroupe tous les outils nécessaires pour faciliter le partage d’informations et de ressources au sein d’un même groupe. Ces outils sont notamment :
- Les outils de communication
- Les outils de partage de ressources
- Les outils de synchronisation
Ces outils de travail collaboratif visent à booster la performance d’une entreprise. Par exemple, les membres d’un même projet pourront discuter en temps réel, partager des fichiers et des informations et suivre l’évolution du projet dans sa globalité, le tout via un même service.
Une plateforme collaborative peut être utilisée dans le cadre d’un projet, au sein d’une entreprise ou entre plusieurs entreprises, dans les écoles et universités, etc. Son succès s’est fait grâce à ses nombreux avantages, car elle permet :
- La centralisation tous les services donnant ainsi une meilleure accessibilité aux acteurs ;
- Une vue d’ensemble sur toutes les actions des collaborateurs ;
- Une augmentation de la productivité grâce à une disponibilité immédiate de toutes les ressources et informations ;
- Une facilité d’intégration de nouveaux membres grâce à un historique des actions menées ;
- De motiver les collaborateurs puisque leur travail est suivi en temps réel.
En résumé, une plateforme collaborative a pour but de réunir tous les dispositifs nécessaires pour optimiser la productivité d’une entreprise.
Les 10 meilleures plateformes collaboratives pour travailler en équipe
Monday.com, un Work OS pour faciliter le travail à distance
Monday.com est une plateforme web collaborative accessible directement depuis un navigateur internet et également disponible en version mobile. Elle dispose d’une interface ergonomique et intuitive. Elle peut être utilisée par n’importe quel processus et dans tous les secteurs (gestion de projets, développement de logiciels, synergie entre entreprises, etc.). Elle utilise un « tableau » qui est un espace que vous pouvez personnaliser pour gérer les tâches quotidiennes. Vous aurez notamment à votre disposition un tableau de bord, des formulaires, un calendrier, un système de notification et une chronologie de vos tâches. Vous pourrez également partager des fichiers sur la plateforme et automatiser la répartition des tâches.
Cet outil très complet va bien au delà de simple plateforme de collaboration interne à une entreprise car elle propose aussi des briques CRM. D’autres outils de travail peuvent également être intégrés et synchronisés à la plateforme Monday.com. Il s’agit notamment de comptes emails gratuits comme Gmail, Google drive, Facebook, Linkedin, etc. Si vous désirez créer votre propre plateforme collaborative, vous pouvez vous procurer de la version béta de Monday.com et l’adapter à vos besoins.
Une sorte de couteau suisse utile pour communiquer entre salariés et gérer tous les projets d’une entreprise. Une innovation en constante évolution pour s’adapter aux besoins des entreprises !
Wrike, un logiciel de gestion de travail en équipe
Wrike vous permet de structurer votre projet en découpant le travail en plusieurs tâches que vous pourrez assigner aux membres de votre équipe. Vous pourrez ensuite avoir une vue sur l’évolution de chaque individu sur la tâche qui lui est assignée. Wrike permet également de modifier des documents de différents formats (pdf, jpg, png, etc.) sans pour autant les enregistrer sur votre appareil. Vous disposez également d’un calendrier visuel qui affichera les dépendances entre les différentes tâches. Vous pouvez en outre synchroniser les tâches et les jalons avec Google Calendar, Outlook et iCalendar. De plus, il est possible de dupliquer un modèle de gestion de projet (comme un cahier des charges par exemple) pour une utilisation ultérieure.
Ce logiciel permet également à l’utilisateur de bénéficier d’un tableau de bord personnel et de communiquer avec des personnes extérieures. Les données sont sécurisées grâce à un chiffrement à la fois des communications et des contenus des fichiers.
Trello, outil de gestion de projet en ligne
Sorti en 2011, cet outil de collaboration utilise des cartes, des to do lists et des tableaux pour offrir aux utilisateurs une meilleure lecture du travail effectué. Son gros avantage qui séduit les entreprises et la simplicité de cet outil collaboratif utilisé pour la gestion de projet, mais aussi pour toutes les tâches personnelles ou collaboratives qu’on peut avoir. Il permet d’intégrer les applications que vous utilisez directement à votre flux de travail. De plus, il se synchronise automatiquement sur tous vos appareils.
Un autre atout de trello qui séduit les utilisateurs avancés est les fonctionnalités d’automatisation du flux de travail offertes par l’outil Butler intégré. Trello augmente ainsi votre productivité via l’automatisation grâce aux fonctions suivantes :
- Déclencheurs basés sur des règles ;
- Boutons de carte et de tableau personnalisés ;
- Commandes du calendrier ;
- Commandes de la date limite.
Asana, gestionnaire de communication d’équipe
Pour permettre une fluidité de la communication, Asana se base sur les outils suivants :
- La création de tableaux pour une vue plus simplifiée du projet ;
- La chronologie pour visualiser l’intégration de tous les éléments du projet et garder un fil logique ;
- L’automatisation des tâches manuelles et répétitives ;
- La création de formulaires pour simplifier les demandes de travail ;
- Un calendrier interactif pour repérer les périodes creuses et les conflits et ainsi procéder à des réajustements ;
- Les portefeuilles pour un suivi en temps réel des principaux jalons du projet.
En plus de ces outils collaboratifs, Asana permet une meilleure gestion de la charge de travail en offrant une vue sur la charge de travail individuelle de chaque membre de l’équipe. Elle permet en outre plus de 100 intégrations dont Github, Outlook, Gmail.com, Google Drive et Google Sheets…
LumApps, plateforme intranet collaborative
LumApps est une plateforme intranet social qui crée un espace de travail collaboratif intégré à des outils professionnels. C’est donc un réseau social qui propose une solution intranet pour encourager la collaboration au sein de plusieurs équipes. Elle offre une interface utilisateur moderne et intuitive facilement assimilable. De plus, vous pouvez la personnaliser à l’image de votre entreprise. L’application permet notamment :
- De créer un annuaire d’entreprise ;
- De faciliter les recrutements ;
- Un profilage de contenu pour s’adapter à l’utilisateur ;
- Une authentification unique donc sécurisée via G Suite et Azure Active Directory.
Wimi, logiciel en ligne de gestion de projet
Wimi est un logiciel collaboratif français qui a vu le jour en 2010. Il utilise trois composantes pour une plateforme collaborative complète :
- Wimi Drive pour le partage et l’échange de documents ;
- Wimi TeamWork qui réunit un panel de services pour assurer un travail d’équipe optimal ;
- Wimi Armoured qui est la version hautement sécurisée de Wimi.
Slack, plateforme de communication collaborative
Slack rassemble tous vos flux de communication pour les centraliser sur un même service. Le travail d’équipe s’effectue à travers des canaux pour constituer :
- Des conversations organisées ;
- Un historique consultable ;
- Des outils et services.
Le partage de canaux permet de rassembler dans un même espace collaboratif tous les acteurs et composants d’un projet. Mais ce n’est pas tout car Slack permet aussi de passer des appels audio ou vidéo et de partager votre écran. Vous pouvez également importer directement des fichiers et créez une archive de votre progression. Slack autorise l’intégration d’applications comme Salesforce et Google Meet. Vous pouvez aussi créer vos propres applications grâce aux API Slack.
Acollab, plateforme en ligne d’outils collaboratifs
Au sein de cette plateforme d’outils collaboratifs, vous pouvez créer des espaces collaboratifs distincts pour vos services, vos projets, etc. Ensuite, vous pourrez définir les droits d’accès pour chaque utilisateur sur chacun de ces espaces. Acollab, qui est une plateforme française, permet le partage et le stockage de fichiers via Dropbox. Pour la gestion du projet en soi, vous pourrez répartir les tâches, suivre leurs évolutions et les visualiser via un tableau de bord. Les utilisateurs pourront communiquer via messages, avoir leur propre agenda et être soumis à un système de pointage. Acollab a également d’autres outils collaboratifs comme les tableaux de bord, la publication collaborative, les forums, les sondages l’annuaire, etc.
Simplicité, pour les développeurs et les utilisateurs
Simplicité est une plateforme exploitable par les entreprises, mais également par les développeurs dans un objectif de collaboration d’équipe.
- Pour les développeurs : Simplicité aide les développeurs à créer plus rapidement les applications métiers en leur donnant les codes de base. Ils bénéficieront notamment d’un modeleur graphique pour créer les relations entre les acteurs, pour la création de workflows, des transitions d’états, d’un éditeur de code spécifique, de connexions API, etc.
- Pour les utilisateurs : ils disposent de tous les outils collaboratifs à travers une interface générique : formulaire, gestion des droits, affichages de tableaux croisés dynamiques, etc.
eXo Platform, le réseau Social d’Entreprise (RSE) Open Source
eXo Platform est un éditeur français qui propose une plateforme logicielle collaborative open-source depuis 2003. Cette plateforme qui vise essentiellement à renforcer la communication au sein d’une entreprise via des stratégies modernes à travers 4 axes :
- Communication : gestion de contenus, création d’un réseau social…
- Collaboration : mise en place d’espaces collaboratifs, gestion des documents, gestion globale du projet et autres.
- Productivité : partage de ressources, plateforme accessible sur plusieurs appareils.
- Reconnaissance : gamification, kudos, Perk store, etc.
La majorité de de ces solutions sont payantes avec des abonnements en fonction du nombre d’utilisateurs, mais des versions gratuites d’essai sont généralement disponibles. Assurez-vous que la plateforme collaborative que vous choisissez obtient l’avis de la majorité dans votre entreprise avant de vous engager sur le long terme.
VOIR AUSSI : Workshop : comment organiser et animer un atelier de travail collaboratif ?
Encore plus de logiciels de gestion pour votre projet ?
À l’heure actuelle, impossible de se passer de ces outils au sein de votre entreprise, si vous avez un projet à mener à plusieurs. Comme nous vous le disions, vous avez vraiment tout à y gagner et il serait dommage de s’en priver. Néanmoins, ces logiciels ne se limitent pas aux 10 noms que nous venons de vous citer. Microsoft teams est également utile pour vos réunions à distance. La messagerie Gmail gratuite propose aussi de nombreuses options collaboratives avec G Suite.
Si vous n’arrivez pas à vous décider, car vous cherchez une option en particulier ou tout simplement un outil basique et facile à utiliser, nous vous conseillons de consulter Les 20 meilleurs logiciels de gestion de projets de cette page. Il est vraiment important de faire un choix parfaitement adapté, pour que vous puissiez atteindre les objectifs fixés dans votre travail collaboratif.
Quel que soit votre secteur d’activité, vous serez en mesure de faire le bon choix. Les principales fonctionnalités vous sont décrites, pour vous aider dans votre sélection. Vous verrez également que certains logiciels sont gratuits et d’autres payants. Vous pouvez aussi avoir des intermédiaires, où seulement certaines fonctionnalités sont payantes. À vous de voir en fonction de vos besoins, mais tout cela vous sera indiqué.
