Le séminaire est un moment de convivialité et de travail qui permet de fédérer les collaborateurs autour des valeurs d’une entreprise. Se retrouver en groupe dans un environnement extérieur dans une atmosphère détendue est génératrice d’une meilleure productivité. Par ailleurs, inviter ses meilleurs clients et partenaires est aussi un moyen de consolider les relations.
Mais pour qu’un séminaire soit une réussite, une bonne préparation est nécessaire. C’est à vous que cette lourde tâche a été confiée ? Suivez nos conseils pour une bonne organisation étape par étape !
Sommaire :
1. Établir clairement les objectifs poursuivis
De l’objectif va dépendre l’ensemble du bon déroulement du séminaire. Un évènement professionnel qui est destiné à des partenaires est totalement différent de celui s’adressant à des clients ou encore à des collaborateurs de son entreprise.
Un séminaire d’entreprise peut être utilisé pour des objectifs multiples qui peuvent se cumuler entre eux :
- renforcer la cohésion d’équipe ;
- consolider la motivation des salariés ;
- stimuler les collaborateurs pour trouver de nouvelles idées ;
- réunir à un même endroit toutes les filiales d’un groupe national ou international ;
- diffuser des informations importantes sur l’actualité de la société ;
- travailler en mode collaboratif ;
- se divertir et passer un bon moment entre collègues ;
- etc.
Quand l’objectif est de donner plus de cohésion à une équipe qui présente des disparités, l’organisation du séminaire peut passer par des jeux de rôle ou des teams sportifs. Ces derniers resserrent les liens entre collègues et font ressortir les valeurs que met en avant la société. Cela peut aussi se présenter comme une manière d’alléger les collaborateurs, d’un stress et d’une pression qui peut devenir contre productive.
Si le but principal est de lancer par exemple un produit, les médias seront invités lors de la présentation commerciale. Fidéliser ses clients ou en obtenir des nouveaux en utilisant le séminaire joint l’utile à l’agréable si le séminaire est bien organisé dans un cadre de choix.
Une présentation de chiffres et bilans accompagnée d’un travail effectif dans le cadre d’une journée team building pourrait efficacement se dérouler dans un espace de coworking.
2. Le séminaire doit se focaliser autour d’une thématique
La thématique sera naturellement influencée par le public cible. L’organisation de l’évènement va être établie en fonction du thème choisi. Elle doit être clairement annoncée de manière à interpeller le public intéressé.
Le public cible est déterminant, il faut que la thématique soit accessible à tous et présuppose donc, un dénominateur commun entre les différents participants. C’est pour cette raison qu’il faut bien connaître au préalable les invités. Cette communication en amont permettra de recentrer le cas échéant la thématique. Il est peut-être mieux adapté parfois, pour le public, d’avoir une thématique plus limitée.
Les centres d’intérêt des invités ont aussi un rôle à jouer. En effet, on n’imagine pas ou peu organiser un séminaire sportif dans un complexe près des pistes de ski…pour des personnes peu sportives.
Des séminaires « mixtes » qui alternent travail et activités ludiques et originales, sont de plus en plus plébiscités dans la mesure où ils assurent les objectifs poursuivis : plus de cohésion et une valorisation des participants. Le séminaire est réellement perçu comme un « cadeau » de l’entreprise. De nombreuses activités ludiques (jeux de rôle, animations photos…) peuvent atteindre l’objectif souhaité, la cohésion du groupe entre autres.
Enfin, le thème du séminaire peut également déterminer le lieu où il va se dérouler.
3. Choisir le lieu du séminaire
Si la taille de la salle ou la capacité d’accueil est le premier critère qui vient à l’esprit, d’autres facteurs assurent la réussite d’un séminaire. Les invités doivent pouvoir accéder aisément à l’endroit où est organisé l’évènement.
La participation d’intervenants de qualité va susciter l’intérêt des participants et il est donc indispensable de prendre en compte le lieu du séminaire leur permettant de s’y rendre. L’infrastructure d’accueil doit être envisagée en fonction de la durée de l’évènement mais également du nombre de participants. En effet, si sa durée dépasse la journée, des espaces où toutes les activités sont rassemblées doivent être prévus tout comme l’hébergement.
La thématique du séminaire sera déterminante quant au choix du lieu. Pour un séminaire focalisé sur l’artistique, une ville comme Paris sera plus en adéquation. Un évènement œnologique s’insérera naturellement dans une région à tradition vinicole. Un séminaire sportif aura à proximité l’équipement nécessaire à la pratique du sport. Et un séminaire centré sur le travail ne pourra se dérouler efficacement que dans un lieu qui se prête à la concentration.
Parfois, le séminaire se déroule à l’étranger et nécessite alors des déplacements en avion. Il est habituellement conseillé de ne pas prévoir des destinations trop éloignées pour des raisons pratiques.
Stimuler ses collaborateurs ou donner une bonne image de l’entreprise auprès des clients fidèles ou potentiels passe par le choix d’un environnement qui sort de l’ordinaire. Il est donc préférable dans certaines limites, de donner la préférence à un lieu qui laissera aux participants, les meilleurs souvenirs.
4. Définir son budget
Qu’il s’agisse d’un séminaire qui se déroule sur une ou plusieurs journées, la qualité des prestations est un élément incontournable. Les contraintes budgétaires sont donc déterminantes pour démarrer l’organisation.
Un événement dans un endroit original comme un château ou un manoir va engendrer un budget plus important. Dans la même optique, la durée va impacter celui-ci. Il est essentiel néanmoins, de mettre l’accent sur la qualité des prestations sans être trop strict vis-à-vis du budget.
La cible en termes de participants est déterminante sur ce dernier. Un évènement qui s’adresse à des clients importants n’aura probablement pas le même coût que celui qui s’adresse à des collaborateurs en raison aussi du lieu d’organisation.
5. Prévoir une date
Avant de fixer la date, l’organisateur gardera à l’esprit d’éliminer certaines périodes « problématiques » où les participants auront des difficultés à se libérer. C’est le cas des week-end ponts, des vacances scolaires ou encore des évènements nationaux ou sportifs particuliers.
S’il s’agit d’un séminaire destiné aux salariés de l’entreprise, leur planning permettra aisément une prévision de la date de l’évènement puisqu’on connaît exactement le programme de chaque collaborateur.
L’organisateur peut également suggérer plusieurs dates à l’avance via un sondage offrant ainsi une plus grande flexibilité aux participants.
Dès que la date est fixée, avertir au plus vite les intéressés permet de connaître le nombre exact des participants mais aussi d’éviter une série d’aléas (annulations, interlocuteur pas disponible, salle de séminaire déjà réservée…) et demander une confirmation de la participation.
6. Sélectionner les activités
Vous avez désormais réservé un lieu à une date précise et vous savez combien de personnes vont participer au séminaire. Il faut désormais choisir des activités qui vont se dérouler tout au long de la journée.
Parmi les grands classiques d‘idées d’activités d’un séminaire team building, on peut lister :
- Information interne : présentation des chiffres et objectifs par la direction ou partage d’un département sur un sujet donné ;
- Conférence et formation : intervenant externe expert sur un sujet lié à l’entreprise ;
- Formation : perfectionnement métier par département ou plus généraliste pour travailler des soft skills ;
- Atelier collaboratif : former des groupes éclectiques qui vont faire un workshop pour réfléchir sur un sujet lié à l’entreprise et trouver de nouvelles idées ;
- Jeux et sport : défis sportifs par équipe type Koh-Lanta, jeu de piste ou énigmes type escape game…
- Soirée : cocktail dînatoire, karaoké, soirée dansante…
Il existe de nombreux prestataires spécialisés dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise qui pourront vous proposer des activités et vous aider dans l’organisation.
7. Préparer un planning
La matinée, la journée voire le week-end d’un séminaire doit être minutieusement organisé. À quelle heure commence la conférence, quelles activités sont prévues, les différentes pauses programmées en ayant soin de toujours laisser une marge de manœuvre au niveau du temps pour la gestion des imprévus (les débordements sur l’horaire peuvent survenir).
Dans le planning, au-delà de l’horaire des activités, il est indispensable pour l’organisateur de garder à l’esprit les échéances diverses : réservation de l’espace où se tiendra la conférence, invitations à envoyer et confirmations des participations, acomptes à régler…
Pour vous aider à établir votre planning, le numérique est devenu incontournable avec ses applications interactives, ses tableaux, des solutions digitales proposées par des entreprises spécialisées. De nombreux outils de type mind mapping vous seront utile pour organiser vos idées.
8. Prendre en charge les imprévus
Après avoir fait un planning comme on organise un ballet, avec une extrême précision, vous avez subitement à faire face à un imprévu : la salle de conférence ultra équipée a rencontré un problème qui empêche le déroulement de votre séminaire, le principal interlocuteur, victime d’un accident, ne peut pas participer…
Il faut continuer à assurer le bon déroulement du séminaire. Prévoyez un plan B pour rester positif et réactif en utilisant cet aléa pour le transformer en avantage. Vous avez réservé un espace extérieur et le temps s’est gâté, utilisez donc les aménagements intérieurs à votre profit, le présentant comme tel aux participants (plus de confort, plus d’accessibilité à certains équipements etc).
9. Faire les dernières répétitions avant le jour J
S’assurer la veille de l’évènement organisé que tout est en place et si c’est possible, aller sur place à l’avance pour le constater de visu. Y faire une répétition du séminaire permet d’une part d’être certain que tout devrait se dérouler dans les meilleures conditions mais également de détecter des problèmes éventuels.
Recontacter les différentes personnes qui seront présentes par mails internes pour les collaborateurs au sein de l’entreprise est toujours utile. S’il s’agit d’un séminaire à thème qui nécessite un équipement ou une tenue particulière des participants, il est mieux de le leur rappeler.
10. Dresser le bilan de l’évènement
Le séminaire, c’est aussi le moment d’après et le feedback de cet évènement. Ce qui a été dit et fait doit figurer dans un rapport, le bilan du séminaire. Il peut se présenter sous de nombreuses formes même atypiques. On peut efficacement soumettre aux participants un questionnaire d’évaluation pour évaluer leur ressenti.
Le but de ce bilan, comparer les objectifs souhaités aux résultats obtenus. Si l’objectif était par exemple d’assurer une plus grande cohésion d’un groupe peu homogène, dans quelle mesure, cela est atteint.
C’est aussi une communication vers l’extérieur (participants compris) d’un évènement qui sort de la routine. Le recours aux différents réseaux sociaux professionnels (LinkedIn) ou non (Twitter…) et hashtags s’est généralisé pour ce type de manifestations.
Et enfin, le bilan est le moment de vérité et permet à son organisateur d’évaluer objectivement ce qui était positif et ce qui peut être amélioré.
