Lorsqu’un nouvel employé arrive dans une entreprise, il lui faut un peu de temps pour comprendre le fonctionnement de la structure dans son ensemble et de chaque service. Pour cela, un organigramme d’entreprise est souvent remis à ces nouveaux salariés dans leur kit de bienvenue pour qu’ils se retrouvent rapidement.
L’organigramme d’entreprise est donc une représentation schématique et visuelle des liens hiérarchiques, organisationnels qui existent au sein de l’entreprise. Son élaboration est une tâche qui incombe généralement au directeur des ressources humaines. Ce dernier peut toutefois déléguer cette mission à un autre employé ayant une bonne connaissance de l’entreprise.
Quelle est l’utilité de cet outil ? Quels en sont ses types ? Comment le créer ? Nous vous donnons toutes les réponses dans cet article.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?
Un organigramme d’entreprise est une représentation schématique ou une figuration qui décrit les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels qui existent entre les différents métiers et membres de l’entreprise. C’est un outil qui possède une finalité à la fois informative et organisationnelle pour l’entreprise.
Il s’agit d’une photographie des différents postes occupés par les membres d’une entreprise et les liens qui existent entre eux à un moment donné.
C’est un outil qui montre implicitement la répartition des tâches au sein de la structure. Il décrit de façon détaillée comment les décisions sont prises, et répond aux questions suivantes :
- Qui dépend de qui ?
- Qui fait quoi ?
- Vers qui se rapprocher en cas de soucis ?
Quelle est l’utilité d’un organigramme d’entreprise ?
L’organigramme permet aux collaborateurs ainsi qu’aux personnes extérieures à la société d’avoir une vision d’ensemble des différents liens et relations qui existent au sein de celle-ci. L’organigramme peut donc être utile ou utilisé dans les situations suivantes :
- Améliorer la réactivité des équipes et la circulation des informations : il est très indispensable pour la compréhension des tâches. Il permet de bien connaître la capacité décisionnelle et le niveau de responsabilité de tous les acteurs de l’entreprise.
- Définir de façon claire la structure de l’entreprise, les responsabilités, les rôles et la hiérarchie : l’organigramme est une manière efficace et pratique de représenter la répartition des rôles et responsabilités.
- Rendre la gestion des projets plus facile : l’organigramme intervient bien dans la réalisation des projets les plus complexes. Certains gestionnaires utilisent souvent l’outil organigramme dans l’optique d’analyser le budget, générer des rapports et concevoir des équipes de travail ;
- Faciliter l’intégration des nouveaux employés : il permet aux nouveaux recrus de s’adapter à leur nouvel environnement de travail, de connaître le nom et le rôle de leurs collègues plus facilement. Cela améliore la productivité ;
- Optimiser la communication interne et la collaboration entre les membres de l’entreprise : il favorise une bonne communication des objectifs à atteindre au sein de l’entreprise, tout en rendant la coordination entre les supérieurs et les subordonnés plus facile ;
- Planifier des effectifs : il peut permettre de déterminer avec exactitude si une nouvelle campagne de recrutement est nécessaire ;
- Restructurer les ressources : il permet d’apporter des changements qui sont importants pour permuter les tâches et faire valoir les talents de chaque personnel.
Quels sont les types d’organigrammes
Il existe plusieurs formes et modèles d’organigrammes. Chacun représente le mode de fonctionnement de la structure.
L’organigramme hiérarchique
Encore appelé organigramme fonctionnel, il constitue le type le plus courant d’organigramme d’entreprise. Il prend en compte la hiérarchie et le poste de chaque membre.
L’organigramme hiérarchique est disposé sous la forme d’une pyramide. Dans celle-ci, le directeur de l’entreprise se trouve toujours au sommet et ses proches collaborateurs sont juste en dessous.
Les rapports de subordination sont indiqués par des lignes verticales, tandis que les rapports ou niveaux hiérarchiques égaux sont indiqués par des lignes horizontales.
L’organigramme matriciel
Il est plus complexe que l’organigramme hiérarchique. Il est généralement utilisé dans les entreprises où les personnes relèvent de plusieurs responsables. Un employé quelconque peut par exemple être sous la responsabilité de son responsable principal, et être également sous la responsabilité d’un chef de projet. Ce chef de projet secondaire a aussi un chef de service auquel il rend compte, etc.
L’organigramme plat
Encore appelé organigramme horizontal, il intéresse généralement les structures avec peu de hiérarchie ou encore les entreprises qui possèdent un niveau très faible de management (la direction et les employés). Ici, les salariés sont impliqués directement dans la prise de décisions.
L’organigramme circulaire
Encore appelé organigramme planétaire, il s’applique aux structures qui évitent d’afficher les niveaux hiérarchiques. Dans ce type, les niveaux d’organisation sont matérialisés par des cercles concentriques dans lesquels le management est situé au centre et les services gravitent autour.
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Comment créer un organigramme d’entreprise ?
Les différentes étapes à suivre pour créer l’organigramme d’entreprise sont les suivantes :
Définir les objectifs
L’organigramme que vous souhaitez créer sera utile pour toute l’entreprise ? Pour un ou plusieurs départements / fonctions / projets ? Est-il nécessaire d’en créer un seul ou plusieurs ? Voulez-vous inclure les photos, les coordonnées des salariés telles que l’adresse e-mail ?
Rassembler toutes les données et les informations nécessaires
Vous pouvez vous servir de l’ancien organigramme ou de la liste des employés. Rencontrez chaque salarié, échangez avec lui pour avoir une idée précise de toutes ses responsabilités et rôles au sein de l’entreprise. Cet échange permet aussi de connaître leur processus de validation. N’oubliez surtout pas de les prendre en photo et de collecter leurs coordonnées. Mettre en place un SIRH peut s’avérer très utile pour cette tâche ainsi que pour les autres traitements qu’il est possible de réaliser sur les données du personnel.
Faire le choix du modèle à adopter
Nous avons parlé des modèles d’organigramme plus haut ; à vous de faire le choix qui vous convient en fonction de votre entreprise et de vos attentes. À vous de décider s’il sera diffusé en interne uniquement ou transmis aussi en externe à vos clients, financeurs, partenaires et fournisseurs. Si vous travaillez par exemple dans une grande entreprise, optez pour un organigramme global et créez ensuite des organigrammes plus détaillés des autres services.
Déterminer les outils à utiliser
Il existe plusieurs outils (basiques comme avancés) qui permettent de créer un organigramme facilement et rapidement. Même un logiciel de gestion de projet peut disposer de cette option. En bref, vous avez le choix entre des outils comme PowerPoint, Canva, Word, Excel, etc. et des outils spécialisés comme Cacoo, Lucidchart, Orgasoftware, Clicface, ou encore Edrawsoft.
Faire des mises à jour régulières
Après la création de votre organigramme, n’oubliez pas que la dynamique et la structure de votre équipe changent constamment. Une mise à jour de l’organigramme est donc nécessaire, cela en fonction des changements dans l’entreprise. Vous pouvez utiliser pour cela un calendrier partagé avec les membres de votre équipe pour la planification des mises à jour. Un organigramme numérique est très pratique pour cet exercice.
Quelques conseils utiles à suivre lors de la création d’un organigramme d’entreprise
Voici quelques précieux conseils à suivre pour créer un organigramme d’entreprise efficace et facile à lire / comprendre :
- Ne chargez pas trop votre organigramme en informations, puisqu’il doit être facile à lire et à comprendre ;
- Détaillez moins votre organigramme lorsque la structure est grande, pour éviter la difficulté de lecture ;
- Concevez un organigramme par département lorsque la structure est grande, pour faciliter la compréhension ;
- Utilisez des formes, des couleurs et de bonnes dimensions. Suivre ce conseil vous permet d’assurer une visibilité et une compréhension optimales à votre organigramme ;
- Détaillez toujours les coordonnées de chaque personne membre du personnel ;
- N’oubliez pas d’utiliser des photos, le logos de la structure et des formes en 3D si possible pour plus de visibilité de l’outil.
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Avantages et inconvénients des organigrammes d’entreprise
Une structure n’a aucune obligation légale de posséder / créer un organigramme. Cependant, son élaboration possède de nombreux avantages, mais aussi quelques limites (et pas vraiment des inconvénients).
Avantages
- Excellent outil d’information et de communication au sein de l’entreprise
- Parfait pour la gestion et l’analyse de l’entreprise
- Simple d’utilisation
- Renseigne sur les caractéristiques et l’organisation de chaque service
- Offre une transparence totale sur le fonctionnement de l’entreprise
- Utile pour l’analyse d’éventuels dysfonctionnements
- Facilite l’identification du rôle de chaque personne membre de l’entreprise
Inconvénients
- Parfois complexe à mettre sur pied
- Très peu flexible
- Pas suffisant pour la compréhension totale de l’entreprise
- Devient rapidement obsolète
- Montre uniquement les relations formelles
- N’indique généralement pas le style de management
En somme, un organigramme est un outil très efficace pour l’entreprise lorsqu’il est réalisé de façon claire. Il permet de mieux cerner le fonctionnement d’une société tout en donnant une vision globale qui facilite la compréhension des responsabilités et des tâches des membres du personnel. Il n’est pas obligatoire dans une structure, mais sa mise en place est très recommandée même pour les petites entreprises, car il favorise une bonne gestion de l’entreprise. Si vous optez pour cet outil, assurez-vous toujours de le mettre à jour régulièrement. Pour cela, un organigramme en ligne est une excellente option pour qu’il soit toujours à jour et à disposition des autres membres à tout moment.
