Les réunions font partie intégrante de la vie de travail. Cependant, elles peuvent vite s’avérer être une énorme perte de temps si elles ne sont pas organisées correctement. C’est une question très importante car lorsque ces réunions sont bien menées, elles peuvent faire naître de grandes idées ou encore aboutir à une prise de décision particulièrement efficace. Par contre, lorsqu’on fait face à un manque d’organisation, les participants d’une réunion peuvent rapidement s’ennuyer, voire se demander pourquoi ils sont là.
Comété de pilotage (copil), comité de direction (codir), point hebdo, réunion d’équipe, workshop… On ne compte plus les types de réunions en entreprise, mais le problème est que certaines sont un perde de temps ! On reproche souvent à la méthode française d’être atteinte de “réunionite”, c’est-à-dire d’avoir tendance à accumuler des réunions interminables et peu productives. Mais ce n’est pas une fatalité !
De nombreuses solutions existent, qu’elles soient digitales ou organisationnelles. Voyons ensemble quelles sont les clés pour optimiser vos réunions.
Sommaire :
Ralentissez la cadence des réunions
Cela peut sembler simple, mais il est important d’éviter l’enchaînement de réunions et de réduire drastiquement leur nombre dans la semaine. Parfois, on pense que se rassembler est la meilleure des solutions pour résoudre un problème ou prendre une décision. Or, la plupart du temps, un autre moyen de communication aurait suffi, surtout s’il s’agit d’un partage d’information.
Pensez également à réduire le nombre de participants et de bien réfléchir aux collaborateurs que vous allez inviter à la réunion. En effet, si vous invitez les mauvaises personnes, qui ne seraient par exemple pas concernées par le sujet en question, vous leur ferez perdre un temps précieux. Plutôt que de les convier en tant qu’observateurs, il serait plus judicieux de leur communiquer un compte-rendu de réunion par e-mail en fin de réunion, pour les tenir au courant des sujets abordés et des décisions prises. De plus, les participants seront plus à même de prendre la parole et de participer lorsqu’ils sont en petit comité.
Définissez le but de la réunion à l’avance
C’est une étape essentielle pour faire de votre réunion une réussite ! Il faut absolument définir clairement quel est son objectif principal, car il permettra ensuite de déterminer quels seront les points abordés, qui y participera et quel sera son déroulé. Chaque réunion devrait avoir un but précis, qu’il s’agisse de partager des informations, de rassembler des idées ou d’élaborer les prochaines étapes d’un projet. Il est également important que cet objectif soit communiqué à tous les participants en amont, afin que chacun puisse avoir le temps d’y réfléchir et de se préparer.
Veillez également à préparer correctement vos documents, qu’il s’agisse de présentations ou encore de vidéos.
Misez sur la technologie
De nos jours, beaucoup d’interactions se font sur la toile : de la création de clubs privés pour jouer au poker avec ses amis, en passant par l’apprentissage d’une langue en ligne, rien d’étonnant à ce que les réunions se soient également adaptées au digital !
De nombreux outils existent désormais pour faciliter les réunions à distance : Zoom, Skype ou Hangouts proposent des fonctionnalités pour les vidéo-conférences particulièrement efficaces. Mais certaines solutions proposent également de vous aider à l’organiser ! Google Forms va par exemple faciliter l’utilisation de sondages auprès de votre équipe. Stormz quant à elle, est une application qui va venir animer vos réunions avec des outils de co-création, des quiz ou encore des possibilités de lancer des défis aux participants. Alors pourquoi s’en priver ?
Documentez vos réunions
Prendre des notes durant la réunion est une étape cruciale, car elle vous permettra de pouvoir garder une trace des décisions prises et les sujets abordés. Cette documentation vous permettra ensuite de pouvoir suivre les objectifs fixés et s’assurer qu’ils seront atteints. De même, à la fin de la réunion, il est extrêmement important de noter quels sont les responsables de chaque tâche pour effectuer un suivi efficace.
Ces notes vous permettront également de ne pas perdre de temps en abordant à nouveau un sujet qui avait déjà été traité dans une précédente réunion et d’ainsi, potentiellement tourner en rond et perdre un temps précieux. Il est essentiel également que ce compte-rendu soit envoyé à tous les participants, afin qu’ils soient bien informés des points principaux abordés et des différentes missions et tâches dont ils sont responsables.
