La plupart des charges auxquelles fait face une entreprise sont engagées pour son propre compte à travers les différents responsables en charge de l’exécution des budgets. Seulement, les salariés sont souvent emmenés pour diverses raisons (déplacement, repas, etc.) à faire des dépenses dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre de leur travail. Communément appelées notes de frais, ces dépenses sont généralement remboursées par les entreprises. Ce remboursement doit être encadré par des règles et processus précis, afin d’éviter une augmentation incontrôlée des charges de l’entreprise et des effets négatifs sur la rentabilité. Voyons ensemble comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise.
Sommaire :
Enjeux de la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est une activité qui demande le plus grand soin, surtout pour les entreprises qui sont en phase de croissance, car leur volume et leur diversité peuvent générer une certaine complexité au niveau du traitement. Rendre la gestion des notes de frais plus performante demande de considérer 4 enjeux :
Le temps
Pour l’employeur, effectuer la collecte et le contrôle des justificatifs peut s’avérer être chronophage. Il est donc question de réduire le temps qui y est consacré pour être plus productif.
La performance des employés
Les notes de frais engagés par les professionnels au sein des entreprises leur servent pour atteindre leur objectif. Il faut donc en tenir compte pour décider du plafond à établir. De même, la prise en compte de cet aspect peut orienter le choix du mode de remboursement. Il en existe deux : le remboursement des frais réels qui se fait après que l’employé ait présenté les justificatifs nécessaires, et le remboursement forfaitaire qui correspond à une indemnité que l’employé gère pour effectuer les dépenses.
La maitrise des coûts
Il est difficile de planifier un volume de note de frais dans un budget prévisionnel. Il s’agit donc d’un risque qu’il faut gérer au quotidien pour maitriser ces dépenses.
La fiscalité
C’est l’entreprise in fine qui supporte les notes de frais remboursées. Ces charges apparaitront dans les états comptables de l’entreprise. Mais il faut encore s’assurer que les conditions de forme et de fonds sont remplies pour que ces charges soient retenues comme déductibles. L’URSSAF procède d’ailleurs au contrôle des notes de frais.
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Opter pour la dématérialisation
Les factures de restaurant ou de location de véhicule, les tickets de train et autres justificatifs peuvent facilement être perdus, surtout si le reporting ne se fait pas immédiatement après la dépense. De plus, il est possible de faire des erreurs dans la saisie des notes de frais. La loi autorise déjà que les justificatifs soient dématérialisés. En scannant les documents, la conservation de l’information est meilleure. Cette dématérialisation des factures facilite leur traitement, grâce à des technologies comme l’Optical Character Recognition qui permet de lire les documents scannés pour remplir automatiquement les notes.
Mettre en place une politique de remboursement claire et négociée
La nature des dépenses professionnelles est très variable, et leur pertinence est en premier évaluée par le salarié qui les effectue. Il est donc important que l’entreprise mette en place une politique claire pour le remboursement des notes de frais. Les principes généraux de la validité d’une dépense, les délais de transmission des justificatifs, les plafonds de dépenses ainsi que la forme des notes de frais (informations minimales à fournir) doivent être définis. Si possible, cette politique doit être négociée et adoptée de commun accord, entre le management et les employés. Cela permettra de limiter la gabegie ou d’éventuelles frustrations en cas de non-remboursement.
Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
L’automatisation est un chemin indispensable dans l’optimisation de la gestion des notes de frais. Une application peut permettre à un salarié de renseigner rapidement sa note de frais depuis son téléphone, de scanner les justificatifs grâce à son appareil photo. Pour l’employeur, l’utilisation d’un logiciel pour les notes de frais lui donne la possibilité de le paramétrer en fonction de sa propre politique de remboursement et de faciliter la gestion des aspects fiscaux comme la TVA.
Fournir des moyens de paiement adaptés
Pour arriver à un meilleur contrôle du niveau de dépenses et de la traçabilité des frais, l’entreprise peut fournir des moyens de paiement pour le règlement des frais. Par exemple, une carte bancaire peut être fournie à l’employé spécialement pour payer ses frais dans le cadre du travail. Le suivi sera plus aisé. Utiliser une carte bancaire comme moyen de paiement permet aussi de plafonner directement les dépenses, en paramétrant un montant maximal de dépenses.
Simplifier le processus de validation des notes de frais.
Avant qu’elles ne puissent être admises au remboursement, les notes de frais doivent être validées. Le circuit de validation doit être le plus court possible, afin d’éviter toute lourdeur bureaucratique. La validation doit idéalement impliquer moins de 3 personnes. Elle peut se faire avec le visa d’un supérieur hiérarchique et d’un employé des services comptables et financiers.
Centraliser la collecte des justificatifs
Il est plus efficient d’avoir un seul pôle ou moyen de collecte des justificatifs. Même si les professionnels pouvant émettre des notes de frais sont répartis dans diverses directions ou départements, il vaut mieux que leurs justificatifs soient acheminés tous au même point. La centralisation facilite aussi l’archivage des justificatifs. Cela peut être fait en créant une boite mail à laquelle tous les justificatifs sont envoyés.
Effectuer un contrôle des notes de frais
L’entreprise peut mettre en place une forme d’audit des notes de frais. De façon périodique, ou en fin d’année, on peut procéder à la vérification des notes de frais. Cette vérification peut s’organiser à partir de plusieurs critères comme les montants inhabituels ou à partir d’un échantillonnage représentatif.
Procéder à des analyses globales
L’optimisation de la gestion des notes de frais passe aussi par l’analyse et la production de rapports. Ces derniers peuvent être périodiques ou annuels pour le bilan comptable. Ces analyses doivent permettre de dégager une vue globale du volume des dépenses professionnelles, de voir les différents postes, d’effectuer des arbitrages et des comparaisons. Par exemple, pour une équipe commerciale, on pourra comparer les notes de frais de chaque employé en fonction de la performance, suivre l’évolution des notes de frais d’une année à une autre.
