Si vous avez une entreprise de services, il est possible que cela implique l’organisation d’interventions sur site. Au cours de ces dernières, vos collaborateurs se rendent directement auprès de la clientèle pour une prestation de services donnés. Dans ce cas, le succès de votre société est inéluctablement lié à votre bonne gestion de ce paramètre. Afin de la garantir, vous devez donc tout mettre en œuvre pour optimiser les mouvements de vos équipes sur les différents sites. Il existe plusieurs façons d’y arriver. Nous vous en exposons quelques-unes.
Assurez un meilleur suivi avec un logiciel de gestion d’interventions
Améliorer la gestion de vos interventions sur site passe par deux conditions préalables. Vous devez pouvoir fluidifier la communication d’informations importantes et faciliter la gestion et planification des interventions. Ce sont deux objectifs qu’il est possible d’atteindre facilement en intégrant l’usage d’un logiciel de gestion d’interventions dans votre processus. Il s’agit d’un outil numérique conçu à cet effet et qui vous offre de nombreuses facilités.
La planification des interventions
Afin d’éviter toute confusion, surtout au sein des équipes, il est souvent utile d’avoir un programme détaillé et structuré de tous les déplacements prévus des techniciens, et à cet effet, planifier ses interventions grâce à un logiciel est l’une des meilleures options. En plus d’être intuitif, cela se fait en combinant les différentes variables qui entrent en ligne de compte.
Il s’agit notamment de la disponibilité de vos équipes, du temps de travail et des ressources à votre disposition. De cette manière, vous avez l’assurance que votre plan est véritablement utilisable et représentatif de votre entreprise. Pour aller plus loin et accroître votre réactivité, n’oubliez pas que le logiciel centralise toutes les demandes d’interventions.
En d’autres termes, il remonte toutes les demandes clients, quel que soit le canal utilisé pour les formuler. Vous ne risquez pas de les rater et pouvez modeler votre planning au fur et à mesure. Cela vous confère une très bonne réactivité qui ne manquera pas de se refléter sur les prestations en général. Afin qu’elle se reporte sur vos agents itinérants, ces derniers sont accompagnés d’une application mobile ou tablette.
Elle s’adapte à leur mobilité et sert de pont entre ces derniers et leur chef de services. Ils sont alertés des modifications de programme et de tous les changements importants (intervention déplacée, client absent, etc.). En outre, le logiciel ne se contente pas de générer un emploi du temps optimal. Il vous donne une vision d’ensemble des missions de vos techniciens en affichant un maximum de détails concernant chaque demande.
La mesure de l’activité
Le logiciel de gestion d’interventions vous permet d’estimer l’efficacité de vos équipes sur le terrain. Pour cela, il vous donne accès à des indicateurs clés de performances qui sont d’une grande utilité. Ils facilitent l’évaluation de votre activité et de vos techniciens itinérants. Ces indicateurs, encore appelés KPIs en anglais, sont variés. Vous pouvez par exemple avoir une idée chiffrée de la gestion du temps de vos équipes.
Avec cette donnée, vous connaissez le temps passé en déplacement, en intervention ou encore le temps de repos. La mesure de l’activité est une fonctionnalité que nous vous recommandons vivement d’utiliser. Vous pouvez vous en servir pour optimiser le travail de vos agents et la satisfaction de vos clients.
Gérez au mieux vos interventions en mettant le matériel adéquat à la disposition de vos techniciens
Le bon déroulement de vos interventions sur le terrain ne dépend pas uniquement de la planification. Pour bien remplir leurs fonctions, vos collaborateurs ont besoin de l’outillage adéquat à chaque étape. Il est de votre responsabilité de leur fournir cet équipement. En plus d’affecter la qualité du travail, cela agit directement sur l’image de votre entreprise.
Les véhicules appropriés
Fournir votre service directement auprès de la clientèle implique de vous déplacer vers cette dernière. Il faut donc que vos équipes soient en mesure d’atteindre rapidement et en toute sécurité les sites en question. Le choix des véhicules ne doit pas se faire au hasard. Il doit prendre en compte le nombre d’intervenants pour une opération. Un bon moyen de déplacement doit être confortable et capable de contenir le stock embarqué dont vos agents auront besoin.
Dans l’idéal, il doit s’agir de véhicules utilitaires. Outre le fait qu’ils soient assez spacieux, ils sont aussi robustes. Il en existe différents types et certains seront plus indiqués que d’autres pour votre entreprise. Vous devrez en avoir suffisamment pour que toutes les équipes qui ne sont pas en repos restent constamment mobiles.
Par ailleurs, cette mobilité ne doit pas constituer une charge trop lourde pour votre entreprise. Dans ce sens, n’hésitez pas à opter pour une solution de tracking de vos véhicules. En plus de dissuader des utilisations en dehors du cadre professionnel, vous pourrez optimiser certaines dépenses qui y sont liées. La consommation de carburant par exemple sera réduite au strict nécessaire. Vos véhicules vont parcourir uniquement les itinéraires nécessaires pour fournir vos services.
Dans le but d’assurer la longévité de vos véhicules, pensez également à réaliser une maintenance régulière. Cela vous met à l’abri de pannes incessantes et favorise un usage durable. Cette manière de procéder est aussi plus économique à long terme.
Les outils indispensables des techniciens
Il est évident que, sans ces derniers, vos équipes ne pourront pas donner le meilleur d’elles-mêmes sur le terrain. Vous devez donc faire en sorte qu’elles aient tout le nécessaire pour des interventions et un travail impeccables. Optez autant que possible pour des instruments à la pointe de la technologie.
Les outils de travail englobent aussi les tenues de vos agents. Il peut arriver que ces derniers aient besoin de se protéger pour leur sécurité. Si tel est le cas, leurs tenues doivent être confectionnées en conséquence. Il est impératif aussi qu’ils possèdent les équipements de protection qui conviennent à la tâche à réaliser. Il peut être question de casques, de gants ou encore de chaussures renforcées. Vous pouvez en savoir plus sur le sujet en consultant des articles dédiés.
Un détail que vous ne devrez pas négliger est de faire en sorte que vos techniciens soient reconnaissables partout. Ainsi, quels que soient leurs tenues ou leurs moyens de déplacement, ils doivent être à l’image de votre entreprise.
Mettez en place un système de reporting
Même avec des outils très avancés, il y a certaines informations qui vous échapperont totalement. La raison est simple : en tant que responsable technique, vous n’êtes pas avec vos techniciens en intervention. Vous pouvez toutefois optimiser leur travail en établissant un système de reporting efficace. Son but sera de permettre à vos agents de vous communiquer des informations détaillées en fin de journée.
Elles doivent être relatives aux difficultés rencontrées par ces derniers ainsi qu’aux observations qu’ils ont pu faire. Vous pouvez aller plus loin en demandant des suggestions de solutions. L’intérêt de la démarche est de vous fournir des données qu’il n’est pas forcément possible de chiffrer.
Cette méthode mettra les plaintes de votre clientèle plus en évidence, par exemple. Vos techniciens étant les premiers relais de l’entreprise, vos clients auront plus tendance à leur confier leur mécontentement. Avec des rapports détaillés de vos collaborateurs, vous pourrez prendre les mesures qui s’imposent pour améliorer la qualité de vos services.
Pour le reporting, vous pouvez simplement opter pour un fichier numérique sous forme de tableur à remplir au quotidien. Le nom de chaque membre de l’équipe et les détails des missions effectuées doivent absolument y figurer. En tant que chef de service, il est important que vous preniez la peine de le consulter et d’en relever les points cruciaux. En vous tournant vers cette démarche, vous changerez considérablement votre gestion des interventions sur site.
