La paie est l’un des aspects les plus fastidieux et les plus coûteux de la gestion d’une entreprise. Heureusement, de nombreux fournisseurs de services de paye peuvent vous décharger de cette tâche avec des logiciels de paie. Ils vous aident ainsi à gagner du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion et la croissance de votre entreprise.
Toutefois, lorsque vous commencez à rechercher vos options de paie à service complet, la liste des fournisseurs est grande. Il est alors difficile de savoir sur quoi se baser pour prendre une décision. Pour vous aider, nous avons effectué un comparatif des meilleurs logiciels de paie pour TPE/PME suivi d’un guide pour bien choisir le vôtre.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la paie ?
Le logiciel de paie est une application utilisée pour gérer, organiser et automatiser le paiement des employés. Il suit tous les paiements et conserve tous les enregistrements de paiement. Cet outil peut facilement suivre le nombre d’heures de travail des employés, comptabiliser le taux de rémunération et calculer le salaire d’un employé pour la période de travail et éditer son bulletin de paie.
Par ailleurs, Un logiciel de paie comptable permettra également de calculer les déductions fiscales avant et après impôt, d’établir la gestion des dépenses et la structure salariale. Le prélèvement à la source qui a été mis en place récemment a donc fortement impacté ces outils qui ont du s’adapter aux nouvelle règles. Une fois que toutes les informations de l’entreprises sont saisies, il permet de générer le fichier le fichier nécessaire à la DSN (Déclaration Sociale Nominative) voir même l’envoyer directement à l’administration. Il s’intègre facilement dans les procédures existantes d’une entreprise et permet donc d’effectuer plus simplement les opérations financières.
Les logiciels de paie varient en fonction du budget prévu et des fonctionnalités qu’ils présentent. Les éditeurs de logiciels proposent des solutions adaptées aux petites et moyennes entreprises qui n’ont pas les même moyens que les grands groupes.
Comparatif des meilleurs logiciels de paie et de gestion pour une TPE/PME
Les logiciels de paie ci-dessous font partie des meilleurs disponibles sur le marché en 2021.
PayFit : pour gérer sa paie et les déclarations sociales en toute simplicité
PayFit est une solution intégrée de gestion de la paie et des ressources humaines conçue pour aider les petites et moyennes entreprises. Elle met à jour les fiches de paie en temps réels et les génère automatiquement le jour de la paie.
Cette application permet également de traiter les demandes de pension et les déclarations sociales. Les employés ont accès à leur propre portail pour consulter et/ou télécharger les fiches de paie. Toutes les variables de paie sont automatiquement reflétées sur leur fiche de paye.
Payfit donne la possibilité aux entreprises de stocker les documents administratifs, les contrats, les fiches de paie et même les permis de conduire. Il fournit également le soutien d’une équipe dédiée d’experts de la paie.
Cette application ne dispose pas d’une version gratuite. La tarification est disponible sur un abonnement mensuel de 17 euros pour l’offre standard et 23 euros pour la version avancée. Vous pouvez également profiter de l’offre sur mesure pour les entreprises de plus de 80 employés.
| ✅ Les + PayFit | ❌ Les – PayFit |
|---|---|
| Accès aux bulletins de salaire. Gestion de frais. | Pas d’application dédiée. |
EBP : logiciel de paie et de gestion du personnel
EBP est un éditeur pilote de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) depuis 2013. Ce logiciel de gestion de paie est disponible non seulement en monoposte, mais également en ligne. L’utilisateur de ce logiciel de gestion du personnel a le choix entre la solution accompagnée et l’autonome.
Outre le calcul des salaires et la mise à jour des fiches de paie, cette application permet d’effectuer les déclarations sociales (DSN, DPAE, etc.). Par ailleurs, EBP met à disposition des entreprises utilisatrices une ligne verte pour assistance.
Le tarif dépend de la taille de l’entreprise et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Même si le tarif de base est de 6 euros par bulletin de paye, vous pouvez demander un devis avec analyse des besoins.
| ✅ Les + EBP | ❌Les – EBP |
|---|---|
| Gestion multi-établissement. 2 solutions : internalisée ou externalisée. | Formation nécessaire pour la prise en main. |
Sage Business Cloud Paie : gestion de la paie en ligne pour TPE & PME
Sage Business Cloud Payroll est une solution de paie en ligne simple et efficace idéale pour les PME comptant jusqu’à 25 employés. Il veille au respect des règles HMRC ainsi qu’à la législation telle que les informations en temps réel et l’inscription automatique.
Il contient également des fonctionnalités comptables utiles telles que l’ajustement automatique lorsqu’une erreur dans la fiche de paie est commise. Ses fonctionnalités peuvent être étendues grâce à l’utilisation de plusieurs modules complémentaires et à l’intégration avec un logiciel de comptabilité. La solution permet également d’effectuer les déclarations sociales.
Pour les sociétés de 0 à 20 employés, le tarif est 15 euros par salarié le mois. Pour les entreprises de plus de 20 employés, vous pouvez demander un devis personnalisé.
| ✅ Les + Sage | ❌Les – Sage |
|---|---|
| Essai gratuit. Basé sur le Cloud. Des fonctionnalités impressionnantes. | Pas de suivi du temps. |
ADP PEGASE : le logiciel de référence pour petite entreprise (moins de 50 salariés)
Il s’agit d’une application de paie idéale pour les PME qui désirent externaliser la production de la paie et les DSN. L’entreprise utilisatrice envoie via internet les données de paie. ADP se chargera par la suite de produire la paie et les déclarations sociales s’y afférant.
ADP PEGASE offre à votre entreprise une sécurité des données, une gestion des tâches de saisie collective, mais aussi la possibilité de faire un suivi des données. Vous pouvez aussi paramétrer les journaux de paie, mettre en place des processus analytiques multi-axe et multi-niveau.
Cette solution comptable offre plusieurs services complémentaires en option comme la prise en charge des cotisations sociales et le paiement des salaires. Les prix se donnent exclusivement sur devis en fonction de la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et des fonctionnalités choisies.
| ✅ Les + ADP | ❌Les – ADP |
|---|---|
| Saisie collective. Des outils de reporting paramétrables pour le contrôle de paie. | Absence de conseils juridiques. |
Cegid HR Sprint : solution simple pour la paie et l’administration du personnel
C’est l’une des solutions de paie et de ressources humaines complètes compatibles avec les PME et TPE. Elle permet une élaboration de la paie ainsi que l’administration du personnel et le traitement des DSN envoyées directement sur Net Entreprises. Grâce au préparamétrage des conventions collectives, elle permet d’importants gains de productivité.
Vous pouvez retrouver Cegid HR Sprint soit en mode Cloud ou en mode On premise. Il permet la gestion des compétences (entretiens, plans de formation prévisionnels, etc.), le pilotage du personnel, la dématérialisation de l’administration ou encore le contrôle de gestion sociale.
Le coût du logiciel dépend de l’effectif des employés, des spécificités de l’entreprise et des fonctionnalités choisies. Vous pouvez donc demander un devis.
| ✅ Les + Cegid | ❌Les – Cegid |
|---|---|
| Plan de paie préparamétré. Disponible en SAAS et On Premise. | Absence de conseils d’experts. |
Nibelis : logiciel de paie et bulletin de salaire en ligne
Nibelis est un logiciel gestion de paie en ligne complet conçu pour servir les agences et les startups. Nibelis fournit des solutions de bout en bout conçues pour Web App. Ce système de paie en ligne offre le suivi des vacances/congés, le dépôt direct, multi-état, saisie-arrêt de salaire, etc.
Disponible en tant que logiciel SaaS, il offre une assistance en ligne et un support aux heures d’ouverture. Ce logiciel n’offre pas d’essai gratuit et est disponible à partir de 0,01 $.
| ✅ Les + Nibelis | ❌Les – Nibelis |
|---|---|
| Dépôt direct. Multi-état. | Pas de conseils juridiques. |
Fiche-Paie.net : créez vos fiches de paie de 2 minutes chrono
Ce logiciel en ligne Paie est très intuitif. Il permet de créer rapidement vos feuilles de paie et est idéal pour les PME souhaitant gérer au quotidien l’ensemble de la paie d’une entreprise.
Il dispose de plus de 50 fonctionnalités très pratiques. Il aide à gérer les congés, les arrêts, les tickets-restaurants, la réduction Fillon, les heures supplémentaires, etc. Une fois que l’utilisateur enregistre les données dans les champs et valide, la feuille de paie est immédiatement disponible.
| ✅ Les + Fiche-Paie.net | ❌Les – Fiche-Paie.net |
|---|---|
| Simple à utiliser. Création immédiate de fiche de paie. | Pas très fiables selon les avis. |
Mapaye : solution d’externalisation de paie par internet
Mapaye est une solution de gestion de paie en ligne pour les entreprises de toute taille. L’entreprise utilisatrice peut faire l’externalisation Paie complète. Ce logiciel SIRH vous permet d’établir rapidement les déclarations d’embauche, les attestations de salaire, les certificats de travail et de faire les déclarations sociales.
| ✅ Les + Mapaye | ❌Les – Mapaye |
|---|---|
| Interface rapide et sécurisée SSL. Mode SaaS. | Absence de conseils juridiques. |
Bestpaye : logiciel de fiche de paie en ligne
Ce logiciel de paye en ligne à 100 % est une solution facile à utiliser même si vous n’avez pas de connaissance particulière de la paye. Il est très efficace pour la gestion de la paye de vos salariés, en plus d’être accessible via un navigateur web sur ordinateur connecté à internet.
Bestpaye fonctionne par système de crédits. Il vous suffit donc d’acheter le nombre de crédits dont vous avez besoin pour établir le bulletin de paie. Le prix des crédits est dégressif en fonction du nombre acheté.
| ✅ Les + Bestpaye | ❌Les – Bestpaye |
|---|---|
| Frais d’inscription gratuits. Aucun achat de logiciel ou de licence. Une tarification claire et sans surprise. | Utilisable uniquement en ligne. |
Paye MTAE : pour les paies & DSN maîtrisées
C’est l’un des plus anciens logiciels de paye complet disponible sur le marché pour les entreprises. Il s’agit d’une solution multi-employeurs et multi-conventions. Dotée d’une interface intuitive, elle permet de saisir rapidement les bulletins de paie.
Ce logiciel de gestion de la paie et des RH permet l’accès à de nombreux modèles pré-paramétrés comme la restauration, le transport, les contrats particuliers, le BTP, etc. Facile à utiliser, l’entreprise peut réaliser toutes les déclarations sociales en ligne via un portail déclaratif intégré.
L’abonnement mensuel à Paye MTAE est à partir de 39 euros HT. L’abonnement annuel portail déclaratif au tarif de 50 euros HT. Enfin, vous pouvez également acheter en une fois la licence annuelle à 590 euros HT.
| ✅ Les + MTAE | ❌Les – MTAE |
|---|---|
| Plus de 400 modèles pré-paramétrés. DSN générée et transmise à net entreprises automatiquement en ligne. | Un peu cher. Interface pas très moderne. |
Est-ce qu’il existe des logiciels de paye 100 % gratuits pour TPE ?
La réponse à cette question est affirmative. Cependant, les éditions sont assez limitées. En général, il n’est pas recommandé que les employeurs de plus de deux employés utilisent un logiciel de paie gratuit. Les logiciels payants sont plus sûrs et efficaces que les options gratuites.
Toutefois, il existe quelques-uns qui peuvent faire le travail. En voici trois.
Memsoft Oxygène
C’est une solution gratuite pour les TPE qui permet de gérer la paie et les salariés. Elle peut être utilisée dans plusieurs secteurs d’activité, paramétrable et facile à prendre en main. Cependant, les entreprises de plus de 9 employés ne peuvent pas l’utiliser gratuitement.
ABZ paie
Idéal pour les PME, ce logiciel propose des modes de calcul différents selon le secteur d’activité. Il vous permet d’effectuer le décompte des jours de congé et automatiquement le calcul des DSN.
Mega Paye
Cette solution gratuite met à votre disposition le nécessaire pour savoir comment faire une fiche de paie. Dotée de plusieurs profils paramétrables, vous pouvez adapter la paye au secteur d’activité.
Le logiciel BDESE : une base de données simple, rapide et sécurisée
Le logiciel bdese est une base de données économiques et sociales. Il est important de le connaître car au-delà de 50 salariés, il existe une obligation légale de mettre en place une base de données à disposition des divers représentants du personnel. Cette base de données peut se présenter sous plusieurs formes :
- Elle peut être au format papier
- Elle peut également être au format XLS (via Microsoft Excel)
- Elle peut être en solution SaaS (« Software as a Service », ce qui signifie « logiciel en tant que service »)
La base de données économies et sociales BDESE est donc là pour subvenir aux besoins des entreprises. Simple, rapide et sécurisée, elle permet de mettre à disposition de vos représentants du personnel toutes les données prévues par la loi. Il est même possible de gérer plusieurs entreprises à la fois.
Qui est concerné par le logiciel BDESE ?
Ce logiciel s’adresse à la fois à la direction, mais également au service des ressources humaines, ou encore aux membres du CSE (le cas échéant, au CSE central). Il est également adressé aux délégués syndicaux. La BDESE peut également être consultée par l’inspection du travail à tout moment.
À noter que, bien qu’il soit obligatoire de créer une base de données économiques et sociales au-delà de 50 salariés, cela n’est pas obligatoire lorsque le quota de 11 salariés est atteint. En revanche, dès qu’il y a 11 salariés dans une entreprise, elle est dans l’obligation de mettre en place un CSE.
Quelles sont les sanctions encourues lors du non-respect de la BDESE ?
Il faut être très vigilant à son quota de salariés car l’absence de création d’une BDESE par l’employeur constitue un délit d’entrave puni de 7500 euros d’amende. Si la BDESE est incomplète ou mal mise à jour, cela peut également amener à des poursuites judiciaires.
VOIR AUSSI : Fiches de paie dématérialisées : les conditions de délivrabilité
Comment bien choisir son logiciel de paye pour petite et moyenne entreprise ?
Maintenant que vous comprenez les avantages des systèmes de gestion de la paie automatisés et intégrés, vous vous demandez sûrement comment choisir la bonne solution.
Nous avons dressé une liste d’attributs logiciels que de nombreuses entreprises trouvent indispensables.
Les fonctionnalités absolument nécessaires
Un logiciel de paie efficace doit pouvoir vous donner la possibilité d’effectuer les tâches basiques telles que :
- l’édition de bulletin de salaire ;
- la déclaration sociale nominative ;
- et l’archivage numérisé de fiches de paie.
Les calculs sont la caractéristique évidente, mais toujours la plus précieuse des logiciels de paie. Laisser un système de paie gérer les bulletins de salaire vous permet de consacrer du temps à autre chose. Ensuite, un bon logiciel de paye doit pouvoir gérer les DNS des employés de manière automatique. Enfin, optez pour un système qui vous permet d’archiver numériquement les fiches de paie.
Les options complémentaires de comptabilité et gestion du personnel
Vous trouverez sur le marché des solutions de paie des modèles qui proposent uniquement la paye. D’autres sont plus complets offrant des outils de gestion des ressources humaines et de la comptabilité de l’entreprise.
Toutefois, choisissez en fonction des besoins de votre entreprise pour ne pas vous surcharger d’outils. Parmi les options complémentaires importantes, il y a la gestion du registre du personnel, l’édition des documents administratifs liés à la paie et l’administration du personnel.
Logiciel traditionnel ou outil en ligne en mode SaaS ?
Traditionnellement, les fournisseurs concédaient sous licence les logiciels d’entreprise à administrer sur site. Ils confient l’essentiel de la mise en œuvre, du développement de l’infrastructure et du support au service informatique du client.
Le SaaS est livré, géré et accessible à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion internet. Il ne nécessite pas de dépenses d’investissement en matériel, réseau ou autre infrastructure.
Les solutions traditionnelles nécessitent généralement des coûts initiaux élevés pour la mise en œuvre. Le modèle SaaS en ligne offre plus de flexibilité en fonction de vos besoins. Vous payez pour ce dont vous avez besoin, les besoins étant souvent différenciés selon différents niveaux d’offres de capacités.
Par ailleurs les systèmes SaaS sont généralement payés dans le cadre d’un modèle d’abonnement tandis que les logiciels traditionnels sont achetés via une licence payée à l’avance.
Quel coût par salarié/fiche de paye ?
Le coût d’un logiciel de paie varie du simple au triple selon le service que vous choisissez et les besoins de votre entreprise. C’est un critère de choix non négligeable surtout pour les petites entreprises.
La plupart des services de paie ne facturent pas seulement des frais fixes chaque mois. Au lieu de cela, ils facturent à la fois l’utilisation du logiciel et les fonctionnalités dont vous profitez. Il est donc important de bien analyser les offres tarifaires.
Il existe des logiciels dont l’installation est gratuite avec une version d’évaluation. Cependant, il faut ensuite payer pour établir une fiche de paye. Pour choisir le meilleur SIRH, vous devez alors faire une projection de coût global par salarié à l’année en cumulant coûts fixes et variables.
VOIR AUSSI : Comment mettre en place un SIRH dans votre entreprise ?
Pourquoi externaliser la gestion de la paie de ses salariés est-elle une option à considérer ?
Gérer la paie est une tâche essentielle, mais elle peut s’avérer complexe et consommatrice de temps, surtout pour les TPE et PME. Ces entreprises n’ont souvent ni les ressources ni l’expertise nécessaire pour naviguer dans les méandres de la réglementation et des spécificités de la paie. Alors, la question se pose : faut-il internaliser cette fonction ou externaliser la gestion de la paie de ses salariés ?
L’externalisation présente plusieurs avantages. Premièrement, elle garantit que les bulletins de paie sont réalisés par des experts qui sont constamment à jour avec les dernières réglementations. Ensuite, cela libère du temps et des ressources précieuses qui peuvent être réallouées à d’autres fonctions vitales de l’entreprise. Enfin, cela peut aussi s’avérer être une option plus économique à long terme, en évitant des erreurs coûteuses et en réduisant le besoin de formation continue en interne.
La plateforme KPMG Pulse offre précisément ce type de services. Elle permet aux entreprises d’avoir l’assurance d’une gestion de paie irréprochable tout en se concentrant sur leur cœur de métier.
Bien sûr, le choix entre l’externalisation et la gestion en interne dépendra de nombreux facteurs, dont la taille de l’entreprise, ses besoins spécifiques et ses ressources. Mais il est essentiel d’envisager toutes les options disponibles et de se renseigner correctement.
Si vous êtes en quête de solutions technologiques, notre guide sur les top 10 meilleurs logiciels de paie peut également vous orienter dans votre décision.
