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GED : la problématique de la Gestion Électronique des Documents en entreprise
La gestion électronique des documents (GED) est une problématique centrale pour les entreprises de l’ère numérique. On parle aussi de On parle aussi de SAE pour Système d’Archivage Électronique ou de Document Management System (DMS) en anglais. Impossible d’entasser des documents papiers, il est désormais nécessaire de numériser l’archivages des documents. Au delà de la proleptique de l’espace de stockage, les systèmes d’archivage électronique de documents ont de nombreux avantages.
La mise en œuvre d’une procédure d’archivage répond à de nombreux enjeux dans l’entreprise. D’abord juridique, dans la mesure où la conservation de certains documents pour une durée déterminée relève d’une obligation légale à laquelle vous ne pouvez déroger sous peine de sanctions. Elle constitue aussi un moyen de protéger votre droit en cas de litiges d’audit, de contrôles administratifs… en vous assurant de disposer des documents à valeur probatoire.
L’archivage permet dans le même temps de prévenir les risques de perte et de destruction des documents importants en cas de sinistre ou d’incidents. Enfin, ce procédé est indispensable à l’heure actuelle pour se mettre en conformité avec le RGPD en ce qui concerne la protection des données personnelles. Pour profiter de tous ces avantages, il est nécessaire de mettre en œuvre une politique d’archivage adaptée avant tout au type de documents manipulé dans l’entreprise et qui répond à ses besoins en ce qui concerne la consultation, la confidentialité, l’accès des collaborateurs, etc.
Dans ce cadre, les structures prennent le parti de procéder à l’archivage électronique via un logiciel dédié. Pourquoi cet engouement pour l’archivage électronique ? Focus sur les bénéfices de l’utilisation du logiciel d’archivage par les entreprises.
Un logiciel d’archivage garantit la mise en conformité avec la réglementation
S’il n’est pas nécessaire de conserver la totalité des documents manipulés dans l’entreprise, sachez que l’archivage de certains documents spécifiques constitue une obligation légale (statuts, documents bancaires, compte-rendu de réunions du conseil d’administration…). La loi définit non seulement le type de documents à archiver en fonction de l’activité de l’entreprise, mais aussi la durée d’archivage légale. C’est une problématique lourde à gérer pour le service administratif, comptabilité et juridique d’une entreprise (contrats, factures, fiches de paie…).
En utilisant un logiciel d’archivage numérique, la mise en conformité par rapport à la réglementation devient plus facile grâce à l’automatisation de conservation des documents et des délais de conservation. Le classement des documents selon leur type et le contrôle de l’accès ainsi que les modifications apportées à ces documents sont également assurés par l’outil.
En utilisant les fonctionnalités d’un logiciel d’archivage dédiées à l’automatisation des délais de conservation, l’historique des modifications apportées au document, la structuration des fichiers selon la norme ISO et la protection des accès, vous serez en mesure de garantir au maximum la mise en conformité par rapport à la loi, tout en minimisant le risque d’erreurs.
Un logiciel d’archivage offre un meilleur niveau de sécurité
Archiver des documents d’entreprise ne signifie pas ranger tout simplement ces documents afin de pouvoir en disposer à l’avenir. Le système d’archivage électronique implique également que vous devez garantir la sécurité de ces documents. Grâce à la dématérialisation, le logiciel d’archivage vous permet de surveiller de manière plus proactive les documents. Les sauvegardes, la mise en place des accès et au traçage permettent de s’informer à tout moment sur les utilisateurs qui veulent les consulter. Vous pouvez dans le même temps utiliser des fonctionnalités pour limiter l’accès aux documents sensibles à certains collaborateurs ou partenaires uniquement.
La sécurisation vaut aussi pour les données personnelles manipulées dans l’entreprise, qui peuvent être gérées conformément aux exigences du règlement général européen sur la protection des données. Avec le logiciel, la centralisation, la gestion, l’extraction et la suppression de ces données sensibles deviennent plus aisées.
L’utilisation d’un logiciel de numérisation documentaire est aussi un moyen de limiter les risques de détérioration ou de destruction de vos archives en cas d’incendie, de dégâts des eaux, etc. Pour une sécurité maximales, il nécessaires de faire des backups quotidiens et sauvegarder les données dans deux data center différents.
Enfin, il faut faire remarquer qu’en comparaison avec une solution d’archivage en mode SaaS, le logiciel est plus sécuritaire pour les données dans la mesure où elles sont stockées directement sur votre serveur informatique.
Le gain de place
Les archives papier doivent être stockées dans un local dédié et à l’intérieur de rangements spécifiques comme des armoires, des racks, des boîtes, etc. Si au lancement de l’activité, quelques classeurs suffiront à archiver vos documents, vous vous retrouverez face à la problématique du manque d’espace dans le futur. Vous devrez probablement faire appel à une société d’archivage ce qui représente des coûts importants tout en complexifiant l’accès aux documents s’il ne sont pas stockés dans le locaux de l’entreprise.
Avec le logiciel d’archivage, la question du stockage est vite réglée : plus besoin d’acheter de rangement, ni d’aménager un local dédié (la remise, la cave ou un cagibi ne peuvent être utilisés comme local d’archives). La gestion d’archives par l’intermédiaire de logiciels dédiés réduit l’espace de stockage physique tout en simplifiant l’accès aux données.
Pour vous donner une idée de l’avantage qu’il représente, sachez qu’un disque SSD doté d’une mémoire de 1 Tera octet peut contenir l’équivalent d’une salle d’archives de 43 000 m2.
L’unicité de l’information
La duplication des documents est incontournable dès lors que l’entreprise comporte de nombreux services ou lorsqu’elle dispose de nombreux sites. Il ne faut pas croire que la numérisation du document suffit à unifier l’information entre ces différents services. En effet, elle n’empêche pas les collaborateurs d’avoir plusieurs versions différentes du document par la suite, ce qui peut être contre-productif.
Le logiciel d’archivage vous évite aussi ce genre de déconvenue grâce à la possibilité de création d’une base informationnelle où le partage des documents ainsi que la collaboration sur ces derniers sont accessibles facilement et rapidement pour les salariés.
Pour éviter l’existence de versions numériques multiples pour un seul document, il est même possible de le faire circuler en version sécurisée non-modifiable.
Un logiciel d’archivage permet de s’inscrire dans une démarche zéro déchet
Dématérialiser l’archivage de vos documents constitue un moyen particulièrement efficient pour réduire l’utilisation et la circulation des documents papier dans l’entreprise. D’un point de vue environnemental, l’archivage électronique est, de ce fait, plus écologique, surtout lorsqu’on sait que les documents sont détruits en temps et en heure, selon les règles en vigueur au terme du délai de conservation légale.
La productivité des équipes est optimisée
En utilisant un logiciel pour archiver les documents de l’entreprise, vous assurez l’accessibilité des salariés à tout moment et en tout lieu, aux données dont ils ont besoin dans le cadre de leur travail. La base informationnelle facilite aussi le partage et la collaboration sur ces documents et fait économiser un temps considérable.
Plus besoin de chercher dans d’immenses armoires en espérant que le document papier a été bien classé, sans quoi il était presque impossible de le retrouver. La GED simplifie énormément la recherche des documents d’archive. Il suffit de rechercher une date, un mot clés, une référence ou d’activer un filtre spécifique pour trouver le bon document. On peut alors télécharger sa version numérique sur son ordinateur Windows / mac ou l’envoyer directement par email. Un gain de temps énorme pour les services administratifs en entreprise !
Le gain de temps garantit une meilleure productivité pour les salariés qui peuvent ainsi accélérer leur processus de travail. Cela vaut par exemple pour les services commerciaux qui peuvent accéder plus facilement aux données client, conserver et restituer des pièces dont ces derniers peuvent avoir besoin par la suite.
Entre outils en cloud, système de gestion documentaire numérique, logiciel open source ou société d’archivage électronique, il existe de nombreuses solutions adaptées pour répondre à vos besoins d’archivage numérique de documents !
