La digitalisation s’est invitée dans tous les domaines de nos vies personnelles et professionnelles. À ce titre, en quoi peut-elle être bénéfique pour la gestion et la comptabilité en entreprise ?
La digitalisation des entreprises a apporté une véritable révolution dans l’univers professionnel. Les méthodes ainsi que les outils modernes permettent en effet de réduire le temps de travail et aussi de réaliser des économies considérables sur le long terme. C’est ainsi que la comptabilité digitale est devenue une solution pratique pour simplifier le travail et automatiser la réalisation de tâches comptables. Dès lors, il convient de se poser des questions sur les avantages de la digitalisation des solutions de comptabilité et de gestion.
Sommaire :
La digitalisation pour une efficacité et une précision accrues
La digitalisation permet une automatisation des procédures comptables. Cela constitue un excellent moyen de briser les barrières géographiques et de gagner en souplesse. La comptabilité digitalisée offre une grande portée aux entreprises étant donné qu’elle permet d’éliminer les difficultés liées à la transmission des données.
Il devient désormais possible de relier les routines comptables et financières avec les collaborateurs à différentes phases des processus de gestion. Par conséquent, vous gagnez en temps, mais aussi en productivité. L’entreprise aura ainsi plus de temps à consacrer à ses activités.
Par ailleurs, la gestion comptable devient plus efficace à travers des fonctions d’aide à la décision : tableaux de bord, analyses chiffrées… Celles-ci fluidifient la gestion et offrent une meilleure visibilité sur les projets. Notez que les démarches de digitalisation sont devenues très simples de nos jours, car il existe en réalité de nombreux fournisseurs qui proposent un large panel de solutions en ce sens.
Une collaboration plus aisée entre les membres de l’équipe
L’autre avantage de la digitalisation des solutions de comptabilité et de gestion est la collaboration qui devient plus aisée entre les collaborateurs. En effet, les échanges deviennent plus simples, notamment entre l’entreprise et l’expert-comptable. La relation entre les différentes parties est automatisée et l’intervention humaine est considérablement réduite.
Dans le cas des solutions comptables en ligne, elles ne nécessitent aucune intervention humaine. L’expert-comptable pourra accéder aux données sans se déplacer et il en est de même pour les membres du personnel concernés.
De même, la présence d’une messagerie instantanée participe à la fluidification des échanges entre les membres d’une équipe.
Réduisez le risque d’erreur humaine
La digitalisation des solutions de comptabilité et de gestion est au cœur du système d’information des entreprises, ce qui assure ainsi l’unicité des différentes données. À travers l’obtention d’informations mises à jour et l’intégration de fonctions avancées, les risques d’erreur humaine sont limités.
Les logiciels de comptabilité permettent d’éviter l’erreur d’inversion hors taxe-TVA qui implique une déduction excessive de TVA. Ils limitent aussi l’inversion du sens des écritures comptables ainsi que les erreurs d’imputation comptable.
À travers un paramétrage en amont, vous diminuez les risques d’erreurs avec les solutions digitales de comptabilité et de gestion. En conséquence, la santé comptable et fiscale de votre entreprise sera garantie sur le long terme.
Accédez rapidement et facilement aux données
Grâce à la comptabilité digitale, vous aurez la possibilité de consulter vos données très facilement et à tout moment. D’ailleurs, sa mise en place est très simple et les solutions liées se distinguent par leur interface intuitive et leur prise en main rapide. Il ne sera donc pas nécessaire de suivre une formation pour maîtriser ces nouvelles solutions de comptabilité et de gestion.
Les plateformes ou encore les logiciels de comptabilité sont accessibles en permanence à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Cela vous permettra de veiller sur la santé comptable et la gestion de votre entreprise.
Il vous sera alors facile de faire le suivi en temps réel des encaissements, des règlements, etc., et de récupérer les données bancaires. Ce sera aussi l’occasion de garder un œil sur les tâches que vous pouvez accomplir en interne. Le partage des opérations à réaliser est clair et visible par tous les concernés.
Une intégration transparente avec d’autres applications logicielles
Les solutions actuelles de comptabilité et de gestion permettent une intégration transparente avec d’autres applications logicielles. En effet, il vous est possible d’intégrer à votre solution divers outils bureautiques et y accéder sur les supports mobiles. Certains logiciels par exemple sont compatibles avec Office 365 tandis que d’autres versions facilitent l’importation de factures fournisseurs générées par des outils tels que ZeenDoc, Azopio, Yooz, ReceiptBank… De même, il existe des solutions de comptabilité qu’on peut associer avec des outils à l’image de Sage, Ciel EBP, Cegid, etc.
Tous ces atouts permettent aux entreprises d’avoir une plus grande transparence dans leur gestion comptable. L’ensemble des données financières sera à portée de main : les débits, les crédits, les frais des salariés… Il est aussi possible de réaliser un reporting des informations comptables grâce à la combinaison des solutions comptables avec d’autres applications tierces. Cette transparence se fait d’ailleurs ressentir au moment des déclarations et des démarches comptables.
Des fonctions de sécurité renforcées
La comptabilité digitale est un excellent moyen de valoriser la sécurité des informations financières. D’ailleurs, les meilleurs fournisseurs de solutions comptables proposent le stockage des données au niveau du cloud. C’est une alternative sécurisée, notamment lorsqu’elle intègre la technologie SSL pour le cryptage des informations. Pour précision, il s’agit de la même stratégie de sécurité qu’on retrouve dans les banques.
Par ailleurs, le stockage dans le cloud est beaucoup plus pratique pour les entreprises. En plus d’offrir un excellent niveau de sécurité, il ne requiert pas d’installation de logiciel ou de matériel. Cela facilite amplement le suivi tout en réduisant les frais d’achat et de maintenance. Ainsi, au cas où le serveur tomberait en panne, il n’y a aucun risque de perte de données vu que celles-ci sont stockées dans le Cloud. Cela signifie qu’elles sont récupérables à tout moment.
Les écritures comptables sont enregistrées dans des journaux paramétrés au préalable et les totaux s’effectuent de manière automatique. Le logiciel se charge de la vérification de l’équilibre algébrique de chaque écriture.
Les solutions digitales de comptabilité et de gestion offrent de nombreux avantages non négligeables aux entreprises. Cela justifie certainement tout cet engouement autour d’elles. Cependant, il faudra faire preuve de prudence afin de choisir l’outil comptable adapté à vos besoins.
