Actuellement, les moteurs de recherche font partie intégrante de la vie de tout le monde. Ils facilitent les procédés de recherche quand on veut trouver un élément parmi les millions proposés en ligne. Le milieu professionnel n’y fait pas exception et est parmi ceux qui ont le plus besoin de ces moteurs de recherche. C’est dans cette optique que des entreprises ont créé la recherche en entreprise. Il s’agit d’un outil informatique adapté en entreprise afin d’aider les employés à accéder et trier facilement toutes les données archivées par leur société.
Dans un monde digital, les moteurs de recherche sont aujourd’hui un enjeu stratégique. À l’image de Google, ils facilitent l’accès à l’information parmi les millions de pages accessibles publiquement en ligne. Mais cette problématique de recherche s’applique également à la sphère privée des données des entreprises. Contrats, factures, documents, emails, images… autant de données numériques qui sont aujourd’hui archivées au format digital. Le serveur en cloud vient donc remplacer l’ancienne armoire de rangement. Cette organisation ouvre de nouvelles perspectives pour gagner en efficacité dans la recherche.
C’est dans ce contexte que le marché de l’Enterprise Search est en pleine explosion. Il s’agit d’une technologie de moteur de recherche dédié à l’entreprise afin d’aider les employés à accéder et trier facilement toutes les données créées et stockées par leur société. En effet, les progrès de l’intelligence artificielle permettent de développer des outils business de recherche prédictive qui devancent les besoins des utilisateurs.
C’est ce qu’on appelle la technologie Intelligent Search appliquée à l’entreprise. Comment cela fonctionne-t-il ? Quels sont ses avantages ? Explications !
Sommaire :
C’est quoi l’Enterprise Search ?
Il s’agit d’un logiciel qui a la fonction principale de rechercher des informations stockées au sein des données numériques d’une entreprise. Avec son intelligence artificielle, il peut accéder, trier et sélectionner une information parmi les masses de données et de documents archivés. C’est un outil indispensable pour tous les membres de l’entreprise et tout particulièrement pour les métiers du big data.
Simple d’utilisation, l’Intelligent Search Platform offre un accès unifié à l’information, quels que soit le type de données, structurées ou non structurées. L’avantage est que les employés peuvent facilement accéder aux données sans qu’ils passent des heures à les trier et à les parcourir.
Les difficultés rencontrées à l’accès des données
Dans la plupart des cas, une grande partie des données d’une entreprise sont stockées dans différents systèmes d’information (CRM, ERP, etc.) hors de portée de leurs utilisateurs. La plus grosse problématique reste toutefois l’existence des données non structurées qui peuvent être difficiles à rechercher. Sans un classement optimal et/ou une bonne structure, les systèmes de recherche traditionnels sont moins performants. Cela impacte considérablement la productivité des travailleurs.
Par ailleurs, la pandémie du Covid-19 a considérablement aggravé les problèmes d’accès aux données. En effet, les mesures sanitaires ont obligé les entreprises à modéliser des espaces numériques de travail à la va-vite. Cela a mené à une disparité des informations, difficiles à accéder pour les professionnels travaillant à distance.
Selon une étude, 61% des travailleurs issus des sociétés britanniques ont subi des difficultés à accéder aux informations professionnelles de leur entreprise en travaillant à distance. Le résultat est qu’ils passent en moyenne 44 minutes par jour et par travailleur à rechercher ces données en ligne. Cela représente un coût considérable pour les entreprises !
C’est là que l’intelligence artificielle appliquée à la recherche prend tout son sens. Par l’intermédiaire d’une interface ergonomique et intuitive, elle permet un accès facilité à l’information à distance, en regroupant l’accès à toutes les données à partir d’un outil de recherche centralisé.
Les fonctionnalités proposées par les logiciels d’Enterprise Search
Prenons l’exemple de la plateforme de Sinequa qui est l’un des outils les plus performants du marché dans le domaine de l’Enterprise Search. Cet éditeur de logiciels indépendant fournit un moteur d’Enterprise Search aux organisations du Global 2000 ainsi qu’aux agences gouvernementales. Cette technologie innovante permet d’indexer, identifier et afficher le contenu spécifique recherché par un utilisateur autorisé dans l’entreprise.
Un logiciel d’Enterprise Search est doté d’un système intuitif et optimisé. Toutes les fonctionnalités embarquées sont interdépendantes, afin de garantir une efficacité sans faille.
Analyse détaillée de tout type de données
La fonctionnalité principale d’une bonne plateforme de recherche en entreprise est la capacité à analyser des données même non structurées. Pour atteindre cet objectif, elle doit être dotée d’une capacité à explorer :
- les textes,
- les noms de fichier,
- les types de fichiers,
- et analyser le contenu des données contenues dans les fichiers.
Sélection intelligente des meilleurs résultats
Au final, elle fournira instinctivement une liste de résultats de recherche, compte tenu des mots-clés entrés par l’utilisateur. Le logiciel est rapide d’exécution et peut générer une liste d’informations en juste quelques secondes.
Des critères de pondération vont proposer un classement des meilleurs résultats lors de la configuration initiale. Le gros avantage de l’intelligence artificielle est que ces critères vont évoluer dans le temps pour prendre en compte les choix réels des utilisateurs.
Une conception adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise
Les logiciels d’Enterprise Search sont conçus pour s’adapter à toutes les structures de données d’une société. Comme chaque entreprise a des besoins et outils de classement spécifiques, ils sont conçus pour s’interfacer facilement avec la possibilité d’ajouter des fonctionnalités si besoin.
Pour être opérationnelle, la plateforme n’a besoin que d’un minimum d’investissement en infrastructure. Elle peut être déployée sous plusieurs formes pour en simplifier l’accès : sur un site, dans un cloud ou dans un environnement hybride.
Une accessibilité sécurisée
Avec un logiciel d‘Enterprise Search, les employés peuvent accéder à l’espace de travail numérique de leur entreprise en toute sécurité. L’outil permet de contrôler les autorisations d’accès à certaines informations avec une gestion avancée des droits utilisateurs. Chaque employé a donc un accès personnalisé qui lui permet de consulter uniquement les données sur lesquelles il a des droits d’accès. Ce contrôle d’accès peut être facilement modifié et mis à jour selon les besoins de l’entreprise.
Intelligent Search : les avantages de l’intelligence artificielle dans la recherche en entreprise
Grâce à sa plateforme d’analyse et de recherche intelligente baptisée Intelligent Search, Sinequa permet de simplifier l’accès aux données d’une entreprise. Ce type d’intelligence artificielle de recherche présente donc de nombreux atouts.
Augmentation de la productivité
Le plus grand avantage est l’augmentation de la productivité des employés. En effet, ces derniers peuvent travailler plus efficacement et rapidement, grâce aux moyens techniques mis à leur disposition. Ils peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin en quelques secondes. Par conséquent, ils passent moins de temps à effectuer leurs recherches, et peuvent se consacrer à des activités plus productives. Les outils de recherches intelligents sont parfaitement complémentaires à une plateforme collaborative d’entreprise.
Meilleur accès à l’information
Une recherche optimale en entreprise entraîne naturellement une main-d’œuvre bien informée. Par conséquent, elle peut formuler des réponses pertinentes et rapides aux éventuels problèmes évoqués par un client. De plus, les employés peuvent prendre les meilleures décisions plus rapidement.
Réactivité des collaborateurs
Qui dit facilité d’accès dit également meilleure réactivité. Adopter une meilleure recherche en entreprise permet aux employés d’offrir un meilleur service aux clients. Chaque collaborateur est indépendant dans sa recherche et ne dépend pas d’autres personnes ce qui réduit considérablement le temps de réponse.
Catégorisation intelligente des données
Avoir recours à l’Intelligent Search permet de rassembler les données de l’entreprise selon des catégories bien distinctes. De ce fait, cela pourra révéler des redondances cachées et empêcher la duplication des données enregistrées. Ces fonctionnalités permettent un affinage beaucoup plus efficace des modes de recherche.
Conclusion
L’IA couplée à un moteur d’Enterprise Search devient incontournable dans le monde professionnel actuel, caractérisé par une croissance exponentielle des données échangées et stockées… Elle permet de mieux rechercher, trier et traiter les données en moins de temps qu’avant. De plus, elle offre plusieurs fonctionnalités qui allient ergonomie et sécurité. C’est l’idéal pour une entreprise qui veut structurer efficacement ses données et accroître la productivité de ses employés.
