Pour des besoins de performances, certaines entreprises confient à des prestataires externes la gestion de leur système informatique. Ce procédé est appelé infogérance et se présente sous différentes formes.
L’infogérance pour externaliser certains process de votre entreprise
L’infogérance se définit comme l’externalisation de la gestion du Système Informatique (SI) d’une entreprise. Il s’agit de confier à un spécialiste, qui ne fait pas partie de votre structure, l’exploitation de vos outils et données informatiques. Ce dernier contribuera ainsi à distance à l’atteinte des objectifs de votre entreprise. L’infogérance répond à des principes et propose de nombreux avantages que nous vous invitons à découvrir.
L’infogérance se fait en fonction d’un contrat de sous-traitance établi par une entreprise et un prestataire externe. Ce contrat définit le type d’infogérance envisagé par l’organisation. La forme d’infogérance choisie renseigne sur les tâches à externaliser. Selon ses besoins, une société a le choix entre trois types d’infogérances.
Les différentes formes d’infogérance
Infogérance globale
Il y a l’infogérance globale qui permet à un prestataire comme ITAK IT, spécialiste de l’hébergement web, l’infogérance et la téléphonie IP, de s’occuper entièrement de la gestion du SI. L’entreprise peut également décider de ne déléguer qu’un service ou une partie de son SI à un prestataire extérieur. Elle garde ainsi le contrôle de certains services et données informatiques en interne. Il s’agit là de l’infogérance ou externalisation partielle.
Infogérance d’exploitation
Lorsque l’hébergement du système de gestion de contenu (SGC) ou Content Management System (CMS) est confié à un tiers, on parle d’infogérance d’exploitation. Elle concerne également l’entretien et le dépannage du système informatique. Les entreprises qui choisissent cette forme d’infogérance sont généralement à la recherche de services comme le cloud computing. Cela leur permet de réduire le temps d’intégration et d’améliorer les capacités de stockage de leurs données. Les services comme la téléphonie VOIP et le téléphone 3CX sont également pris en compte par les entreprises dans leur stratégie d’infogérance.
Infogérance applicative
Nous avons enfin l’infogérance applicative, ici il ne s’agit plus uniquement de gestion, mais aussi de développement. L’entreprise ou prestataire extérieur est chargé du développement, de l’exploitation et de la maintenance d’une ou plusieurs applications. L’infogérance est ainsi une stratégie qui couvre un large périmètre d’actions.
Quelles sont les différentes tâches à externaliser ?
Certaines tâches relatives à la gestion d’un SI sont impossibles à externaliser. Cependant, l’infogérance couvre une multitude de tâches très importantes, à savoir :
- l’hébergement de sites web, que vous ayez déjà un nom de domaine ou pas,
- la sécurisation de vos systèmes par la mise en place de protection contre les virus et autres menaces,
- la maintenance technique et bureautique,
- la gestion des télécommunications et l’administration du système d’information,
- l’assistance pour la gestion des emails,
- la supervision de la sauvegarde des données et leur restauration en cas de sinistre (comme lors de l’incendie chez OVH).
Ces différentes tâches sont les services que tout bon prestataire doit être en mesure de proposer dans le cadre d’une infogérance.
Les préalables à l’infogérance
La gestion de certaines tâches informatiques peut être une véritable préoccupation pour certaines entreprises, faute de compétences disponibles en interne. L’externalisation de la gestion du système informatique permet de profiter des compétences et des infrastructures d’une structure externe. L’essor du cloud computing encourage en grande partie le recours des entreprises à l’infogérance. Il s’agit d’un contrat ponctuel qu’une société signe avec un prestataire informatique pour une durée donnée. L’infogérance nécessite avant toute chose un audit de votre parc informatique. C’est un état des lieux qui permettra de répertorier votre matériel informatique et d’identifier les carences de vos systèmes.
Un audit de votre parc informatique est donc une étape nécessaire pour déterminer les réels besoins de votre organisation. Ce sont ces besoins relevés par l’audit informatique qui orienteront de façon fiable votre choix d’un type d’infogérance en particulier. C’est également une bonne occasion pour relever les failles de sécurité dans vos systèmes et adopter de bonnes pratiques pour les éviter.
Les avantages de l’externalisation de la gestion d’un SI
L’externalisation d’un système informatique présente assurément des avantages pour une PME ou TPE. Les avantages de cette stratégie couvrent plusieurs aspects. L’avantage le plus notable pour une entreprise, ce sont les économies qu’une infogérance lui permet de réaliser. Avec l’externalisation de la gestion de son SI, il n’est plus question d’engager un salarié pour s’occuper de cette tâche.
Les contrats d’infogérance sont basés sur un abonnement et des forfaits variant en fonction du prestataire ainsi que de vos besoins. Les tarifs sont donc personnalisables et évolutifs. Cette stratégie vous permet de réduire le coût des investissements pour le changement de votre matériel. On estime à 10 ou 15% l’économie réalisée sur le budget alloué à cette tâche. Grâce à elle, vous pourrez également consacrer plus de temps à des tâches fondamentales pour l’atteinte de vos objectifs. Ce qui contribue à améliorer votre productivité.
La performance est le maître-mot d’une infogérance. Cette dernière permet en effet de faire appel aux services de véritables experts en informatique. La qualité des services fournis s’en trouvera grandement améliorée. Les prestataires informatiques sont des spécialistes avertis qui sauront vous conseiller sur les meilleures solutions à adopter pour vos systèmes.
En tant qu’experts, ils mèneront quotidiennement toutes les actions de maintenance et de prévention nécessaires pour garantir la sécurité de votre SI. Vous avez également l’avantage de la sauvegarde et de la sécurité de vos données. Celles-ci sont stockées dans des Datacenters à l’abri de tout danger et accessible à tout moment. En termes d’infrastructures, le prestataire informatique vous fournit du matériel et une technologie de pointe. L’infogérance est une solution économique efficace et une stratégie d’amélioration de vos performances.
L’importance de choisir un service d’infogérance fiable
L’externalisation d’un SI présente des risques qui sont liés au prestataire externe choisi. Pour éviter les risques liés à l’infogérance, il est conseillé d’être rigoureux dans le choix du prestataire indépendant. Vous devez comparer plusieurs offres pour faire un choix judicieux. La sécurité de vos données peut être par exemple menacée par la localisation des serveurs qui les hébergent.
Le type d’hébergement choisi peut également constituer un facteur de risque pour la confidentialité et l’intégrité de vos données. Avec l’externalisation de votre SI, vous courez le risque que des personnes non autorisées accèdent à vos informations. Vous devez donc choisir un prestataire fiable. Des lenteurs sont souvent constatées dans la maintenance des systèmes. Une mauvaise assistance technique à distance peut prendre du temps pour corriger certains problèmes.
L’infogérance peut engendrer à la longue la perte du contrôle direct de leur SI par certaines entreprises. C’est un risque majeur surtout en cas de conflits entre l’entreprise et le prestataire externe. Ces conflits font généralement suite à des désagréments, des retards dans l’exécution des tâches ou des coûts supplémentaires. Vous devez donc établir des bases juridiques claires et un cahier de charges détaillé pour prévenir tout conflit éventuel. Vous devez vous montrer exigeant quant au niveau de service fourni par le prestataire. Une fois le projet concrétisé, il est recommandé de procéder à un audit régulier pour limiter tous les risques éventuels.
