Encore appelé bureau flexible ou bureau opéré, le flex office est une façon révolutionnaire d’aménager les bureaux qui abritent les travailleurs en entreprise. Il a été constaté que les employés sont très attirés par cette solution puisqu’elle apporte un air nouveau et dynamique au travail. Elle offre à ceux-ci la possibilité de travailler non pas dans un seul bureau comme à l’accoutumée, mais d’avoir plutôt plusieurs espaces de travail.
De plus en plus d’employeurs s’intéressent également au bureau flexible, principalement parce que le flex office revient moins cher au final. Dans cet article, nous vous disons tout sur le flex office : définition, aménagement, avantages et inconvénients.
Qu’est-ce que le Flex office ou bureau flexible ?
Le bureau flexible fait référence à une organisation de l’espace de travail en entreprise qui vise à révolutionner la façon traditionnelle de faire les choses. L’un des aspects essentiels du bureau flexible est la suppression du bureau attitré destiné à un employé unique. En contrepartie, plusieurs working spaces à différents buts sont créés : des bureaux individuels pour ceux qui recherchent la confidentialité, et les espaces collectifs pour le travail en groupe ou entre collaborateurs d’un même projet, des espaces pour la détente ou open spaces, des endroits réservés aux appels téléphoniques (phone box)…
Opter pour un bureau opéré revient également à choisir le télétravail comme un environnement de travail. Cela implique que le manager devra être prêt à gérer ses équipes et à tenir des réunions à distance. Ce qu’il faut retenir est que le flex office est un modèle qui prône la confiance plutôt que la surveillance continue des salariés.
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Comment aménager un flex office ?
L’implémentation du modèle Flex office demande du temps et de l’argent. En effet, la réorganisation d’un lieu de travail est un projet qui nécessite de prendre le temps de songer à la nouvelle architecture que l’on désire implémenter. Après cela, il faut de l’argent pour rassembler les outils nécessaires pour effectuer les travaux.
La construction d’un bureau flexible apporte quantité de changements. Il faudra du temps tant aux employés qu’à l’employeur pour s’y adapter.
Même si les choses semblent être aisées au niveau administratif, il existe cependant certaines lois qui régissent la mise sur pied des bureaux flexibles. Par exemple, il est interdit d’installer des dispositifs de géolocalisation pour savoir la position des employés à un moment donné. Toutefois, des capteurs de présence peuvent être installés sous les bureaux. Ces derniers, loin d’être mis pour espionner les travailleurs, permettent de marquer dans le logiciel de la société qu’un poste de travail a été utilisé tel jour. Même si ce n’est pas obligatoire, il est courant que les entreprises en informent le CSE et leurs salariés à propos de tels travaux. Ici, il est possible d’autoriser des logiciels pour indiquer la présence sur site et le travail à distance.
Le succès de ce mode de répartition du lieu de travail est majoritairement dû au fait qu’il répond à un besoin pertinent, celui de l’espace.
Il existe en fait beaucoup trop de raisons qui mènent à une inoccupation parfois prolongée des postes de travail. Citons, par exemple, les départs en congé, les arrêts maladie, le télétravail… l’inoccupation des salles utilisées par ces salariés obligés de rester en dehors de l’entreprise momentanément coûte énormément à l’entreprise sur le plan financier. Mais le flex office, garanti un usage optimisé des locaux de la société.
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Avantages du flex office ou bureau flexible
Si le bureau flexible suscite un grand intérêt auprès des utilisateurs, c’est parce qu’il regorge de bénéfices. Nous vous présentons quelques-uns d’entre eux ci-après.
Un mixage des ambiances de travail et une productivité élevée
C’est l’essence même du flex office : créer une variété de milieux de travail qui permettront aux utilisateurs de pouvoir travailler dans des conditions qui répondent à leurs envies. En effet, certains jours, un travailleur appréciera de prester dans un cadre beaucoup plus privé (chez lui par exemple), et d’autres fois, il désirera se retrouver en compagnie d’autres personnes. De ce fait, en tenant ainsi compte des envies des employés, leur productivité et leur amour pour le travail ne peuvent qu’aller grandissant.
En effet, le flex office, grâce au changement des ambiances de travail, permet de casser la routine quotidienne qui pousse plusieurs individus à perdre l’engouement pour leur emploi.
Le fonctionnement du flex office a aussi un effet positif sur la santé des employés. En effet, la présence des espaces de détente et l’opportunité de choisir le cadre de travail contribuent grandement à réduire le stress.
Un management facilité
Un employé à l’aise et heureux dans le cadre de travail où il se trouve ne peut qu’être bénéfique pour la compagnie, plus particulièrement pour son manager. En fait, puisqu’il est moins contraint en termes de temps, d’espace et d’organisation, il sera beaucoup plus disposé à suivre les recommandations qui lui sont adressées. Il éprouvera davantage de plaisir à collaborer avec son équipe.
Aussi, grâce au flex office, un employé à la possibilité d’améliorer ses rapports avec ses collègues. Un espace de coworking va favoriser la collaboration entre des personnes de différents départements, elles feront connaissance et profiteront des expériences des uns et des autres.
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Inconvénients du Flex office ou bureau flexible
Le bureau flexible a certes des avantages de poids. Toutefois, il possède également des manquements qui pourraient vous faire réfléchir doublement avant de finalement opter pour ce mode d’organisation. Ci-après, quelques-uns d’entre eux.
Un défaut de communication
En effet, vous savez à quelle porte frapper pour adresser une demande. Cependant, avec la notion des bureaux individuels et du télétravail, ça devient difficile de savoir où se trouve tel ou tel employé à un moment donné. En cas d’urgence, le temps que vous perdez à essayer de trouver où se trouve celui à qui vous souhaitez parler peut être fatal.
De plus, cela reduit considérablement la fréquence des interactions.
Un souci de concentration
Une autre limite du flex office est le fait qu’il va parfois exiger de travailler seul. Pourtant, tout le monde n’apprécie pas cela. En fait, certaines personnes préfèrent se rendre au bureau chaque jour et travailler sous le regard d’autres personnes parce que cela les booste et les aide à rester focus sur leurs tâches.
D’un autre côté, certaines personnes opteront pour le télétravail, sauf qu’à la maison, les sources de distraction sont diverses : divertissements, enfants, appareils ménagers… Ainsi donc, il est nécessaire d’être quelqu’un doté d’un grand sens de rigueur et d’organisation pour réussir à travailler à distance.
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Intégration des cabines acoustiques : un plus pour le Flex Office
Dans l’aménagement d’un espace de travail flexible, l’ajout de cabines acoustiques sur Matelpro.com représente une solution innovante pour améliorer l’expérience des employés. Ces structures permettent de créer des espaces privés au sein d’un environnement ouvert, offrant ainsi une réponse aux besoins de concentration et de confidentialité.
Les cabines acoustiques sont particulièrement avantageuses dans le cadre du flex office car elles permettent aux employés de se retirer pour passer des appels, participer à des visioconférences ou simplement travailler en toute tranquillité sans être dérangés par le bruit ambiant. Leur design modulable et esthétique s’intègre parfaitement dans les espaces de travail modernes, tout en contribuant à l’optimisation de l’espace disponible.
L’installation de ces cabines renforce l’attractivité du flex office en offrant un meilleur équilibre entre espaces collaboratifs et besoins individuels de concentration. Cela contribue non seulement à augmenter la satisfaction et la productivité des employés, mais également à répondre aux diverses exigences de travail hybride, combinant présence au bureau et télétravail. En somme, les cabines acoustiques s’inscrivent comme un complément essentiel à l’aménagement d’un bureau flexible, en alliant fonctionnalité, bien-être et esthétique.
Au final, il faut retenir que le flex office est un modèle d’organisation qui vise l’usage optimal du local de l’entreprise et un meilleur rendement des travailleurs. Bien que les entreprises en France adoptent de plus en plus le flex office, il ne convient cependant pas à tous les employés.
