La fiche de paie est un document que tout employeur doit délivrer à ses employés chaque mois, ou suivant une périodicité prédéfinie. Elle a un caractère obligatoire, car elle permet au salarié de faire valoir ses droits à la retraite en son temps. Elle peut également lui être demandée lors de certaines occasions. En principe, la fiche de paie se présente sous une forme papier, mais depuis quelques années, elle est beaucoup plus délivrée en version électronique. Les modalités de délivrance de cette nouvelle forme de bulletin de paie sont bien particulières.
Sommaire :
La réglementation de la fiche de paie dématérialisée
Le bulletin de paie électronique a fait son apparition en France le 12 mai 2009, notamment avec l’entrée en vigueur de la loi de simplification du droit. À l’époque, les employeurs étaient contraints d’obtenir l’accord de leurs employés avant de leur délivrer une version numérique de leurs fiches de paie. Mais depuis quelques années, les conditions de délivrabilité de cet instrument ont beaucoup évolué.
En effet, depuis le 1er janvier 2017, il n’est plus une obligation pour l’employeur d’obtenir l’approbation de son employé avant de passer à la fiche de paie dématérialisée. L’accord de ce dernier est donc présumé. Toutefois, il est en mesure de s’opposer à la délivrance d’une version électronique de son bulletin de paie. Dans ce cas, il devra informer son employeur par voie formelle, notamment par écrit. En principe, cette opposition peut se faire à n’importe quel moment, et ce même lorsque la dématérialisation est déjà appliquée au sein de l’entreprise. Dans un délai de 3 mois, l’employeur devra alors délivrer à nouveau des fiches de paie en papier au salarié concerné.
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels qui permettent de créer des bulletins de paie en ligne. Cependant, nous vous recommandons d’être précautionneux dans le choix de cet outil, notamment en raison du caractère délicat des informations à traiter. En principe, une fiche de paie réalisée en ligne avec un logiciel adapté doit répondre à un certain nombre d’exigences. Assurez-vous donc de choisir un fournisseur fiable. Évitez surtout les logiciels gratuits.
Il convient de préciser que la dématérialisation de la fiche de paie n’est pas une obligation, mais plutôt une option. Les entreprises sont donc libres de continuer à fournir des versions papier, comme elles peuvent décider de suivre la tendance. Cependant, lorsque vous choisissez l’option de la dématérialisation, la loi vous oblige à informer vos employés au moins un mois avant la délivrance de la première fiche de paie numérique.
Pourquoi opter pour la fiche de paie dématérialisée ?
Le bulletin de paie électronique présente de nombreux avantages, non seulement pour l’employeur, mais également pour l’employé.
Une solution économique
La fiche de paie dématérialisée permet à l’entreprise de réaliser d’importantes économies financières, mais aussi de faire gagner du temps à son équipe chargée des ressources humaines. En réalité, la fiche de paie en papier implique de nombreuses dépenses. Avant de la remettre aux salariés, il faut d’abord imprimer l’ensemble des fiches, ensuite les photocopier afin d’en garder un double, procéder à l’achat d’enveloppes et de timbres, puis les mettre sous pli. Enfin, les fiches doivent être envoyées par la poste, ou remises en main propre aux salariés concernés.
Avec la fiche de paie électronique, l’achat de tous ces consommables (papiers, encres, timbres, enveloppes) n’est plus nécessaire. Pour chaque fiche, vous économisez à peu près 32 centimes d’euros. Pour une entreprise comptant plus de 100 employés, il s’agit d’une véritable économie. De plus, la version numérique de la fiche de paie permet également de réduire les coûts d’archivage. Les doubles étant électroniquement conservés, vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre société.
En résumé, avec la fiche de paie dématérialisée, vous économisez non seulement de l’argent, du temps, mais également de l’espace.
Une alternative pratique
Avant d’obtenir sa fiche de paie en papier, le salarié doit en faire la demande. Ce n’est qu’après plusieurs jours qu’il parvient à l’obtenir. Dans certains cas, cette lenteur dans la délivrance du bulletin peut lui faire perdre des opportunités ou le retarder. À l’opposé, la fiche dématérialisée est immédiatement disponible. L’employé est en mesure de l’obtenir sans en effectuer expressément la demande. Il peut également conserver électroniquement ses différentes fiches, et ainsi y accéder quand il le souhaite. Les risques de perte sont donc considérablement réduits, voire éliminés.
Il est important de souligner que la digitalisation des fiches de paie a un impact positif sur l’environnement. Chaque année, des milliers d’arbres sont abattus rien que pour la production de papier devant servir aux fiches de paie. En optant pour la version dématérialisée, les entreprises font donc le choix de participer à la protection de l’environnement.
Quelle est la valeur juridique du bulletin de paie électronique ?
En dehors du support, il n’y a aucune différence entre la fiche de paie en papier et la version dématérialisée. Cette dernière donne donc accès aux mêmes droits que son prédécesseur. Elle contient également les mêmes mentions obligatoires, en l’occurrence les informations relatives à l’employeur et au salarié, ainsi que les charges sociales, les composantes de la rémunération, et la synthèse de la situation.
D’une façon globale, vous trouverez sur une fiche de paie électronique : le nom de l’entreprise, sa convention collective, son adresse, le numéro SIRET, son code postal et son code NAF. La période de paie, ainsi que la date de paie doivent également y figurer. Quant au salarié, la fiche doit faire mention de son nom, prénom, numéro de sécurité sociale, poste, adresse, numéro matricule dans l’entreprise…
Quelle est la durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés ?
La numérisation des fiches de paie entraîne de nombreuses obligations pour l’entreprise, notamment en ce qui concerne la remise et la conservation des fichiers numériques. En effet, lorsque vous optez pour la dématérialisation, vous devez vous assurer que chacun de vos employés est en mesure d’accéder à ses fiches, soit durant une période de 50 ans, soit jusqu’à ses 75 ans.
De plus, vous avez l’obligation de garantir la sécurité et la confidentialité des données contenues sur les bulletins de paie de chacun de vos salariés. À cet effet, pour chaque employé, vous devez héberger les fiches le concernant dans un espace électronique sécurisé auquel il est le seul à pouvoir accéder. L’espace en question doit être relié à son CPA (Compte Personnel d’Activité) à partir duquel il peut consulter ses fiches de paie.
Dans le cas où l’employeur ou l’entreprise s’occupant de l’hébergement des fiches numérisées cesserait ses activités, les employés devront être prévenus au moins 3 mois avant la fermeture de l’espace de stockage. Ils auront ainsi tout le temps qu’il faut pour télécharger leurs bulletins de salaire.
