La facturation dématérialisée automatise et facilite la gestion comptable et financière des entreprises. Impulsée par ses nombreux avantages et l’évolution des obligations légales, elle pourrait notamment permettre aux entreprises de l’Hexagone d’économiser annuellement jusqu’à 20 milliards d’euros. Mais que désigne-t-elle exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? À qui s’adresse ou s’impose-t-elle ? Comment la mettre en place ? Toutes les réponses et plus dans cet article.
Sommaire :
Qu’est-ce que la facturation dématérialisée ?
La facturation dématérialisée désigne l’organisation et la gestion du processus et des données de facturation en recourant uniquement au format numérique, et donc sans recourir au format / support / format « matériel » ou physique (papier). Ainsi, avec la facturation dématérialisée, les factures sont éditées, envoyées / reçues et stockées dans un format numérique.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée désigne simplement toute facture transmise par un canal numérique (Internet en général : email, médias sociaux, applications dédiées, etc.).
Il s’agit précisément d’une facture éditée, envoyée / reçue et stockée sous un support ou un format numérique.
Néanmoins, sachez qu’il n’existe pas qu’une seule façon de dématérialiser la facturation ou les factures d’une entreprise. En fonction du type de dématérialisation implémenté, l’on distinguera divers types de factures.
Dématérialisation des factures : quelle différence entre facture électronique et facture numérique ?
La dématérialisation de la facturation peut permettre d’aboutir à deux types de factures, en fonction du type de dématérialisation employé : la facture électronique (ou e-facture / e-invoice) et la facture numérique ou numérisée.
Facture électronique ou e-facture : définition et spécificités
Une facture électronique est celle dont la création, l’envoi / la réception et l’archivage sont entièrement effectués sous un format numérique ou électronique. Ainsi, tout son processus d’édition, de transmission et de stockage est pensé, géré et implémenté par des moyens et canaux numériques ou électroniques.
En outre, une le format (numérique) de transmission d’une facture électronique doit être reconnu par l’administration fiscale. Toute facture présentée sous format numérique n’est donc pas une facture électronique.
En résumé, une facture électronique est entièrement conçue, transmise / reçue et stockée via des moyens et canaux numériques / électroniques ; et le format numérique sous lequel elle se présente est reconnu par l’administration fiscale.
Par conséquent et en d’autres termes, une facture électronique est celle créée, transmise et stockée par dématérialisation native. La conception native ou initiale de la facture électronique doit donc être faite sous forme électronique ou dématérialisée. Ainsi, une facture créée initialement sous un format physique ou papier puis numérisée (par scan, photographie ou toute autre forme reproduction) ne constitue pas une facture électronique.
Facture numérique : définition et spécificités
Une facture numérique est celle transmise par un canal numérique, mais dont la conception initiale n’est pas forcément effectuée sous forme numérique et dont le format n’est pas forcément reconnu par l’administration fiscale.
Il s’agit simplement d’une facture numérisée ou dématérialisée ; une facture dont le format initial est physique (ou papier) et qui a été numérisée ou mise sous format numérique (par scan, photographie ou toute autre forme reproduction).
C’est d’ailleurs pour cela que le processus de dématérialisation d’une facture numérique est dit duplicatif, contrairement à la dématérialisation native d’une facture électronique.
Également appelée « numérisation », la dématérialisation duplicative vise (entre autres buts) à substituer les factures physiques par des factures numériques, afin de protéger ces factures physiques contre les risques de dégradation, de destruction et de perte.
Ainsi, une facture créée sous forme / format physique ou papier, puis dématérialisée, numérisée ou reproduite sous forme numérique (en image ou en PDF par exemple) est une facture numérique ou dématérialisée, mais pas une facture électronique. D’ailleurs, les conditions à remplir par chaque type de facture (numérique et électronique) pour être légal sont différentes.
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Comment garantir la légalité ou la validité fiscale d’une facture dématérialisée ?
Pour que les factures dématérialisées soient légales (reconnues par l’État) et valides sur le plan fiscal, elles doivent remplir les trois (3) conditions suivantes :
- Origine authentique : l’identité de l’entité émettrice de la facture doit être clairement et facilement identifiable sur la facture.
- Contenu intègre : le contenu de la facture, précisément ses informations (libellé des produits / services, montants, date, etc.), doit être non modifiable ou immuable.
- Contenu lisible et facilement compréhensible : les informations contenues dans la facture doivent être facilement lisibles et compréhensibles à la fois par le destinataire de la facture et l’administration fiscale (et pas seulement par l’émetteur).
Et pour garantir que ces factures dématérialisées remplissent ces trois conditions, les entreprises peuvent opter pour l’un(e) des trois solutions ou moyens ci-dessous.
La Piste d’Audit Fiable
Concrètement, la Piste d’Audit Fiable (PAF) constitue un enregistrement numérique ininterrompu de tous les événements qui interviennent dans le processus de facturation : de l’émission de la facture à sa réception par son destinataire, sans oublier son affectation ou encore la livraison des biens / services qu’elle répertorie.
Constituer une PAF exige de mettre en place une chaîne de contrôles internes et documentés. Ces contrôles assurent la traçabilité du processus de facturation (voire des événements qui interviennent après la facturation, notamment la livraison des produits/services). Ils permettent aussi de vérifier ou d’assurer l’absence d’erreurs (volontaires ou non) et de fraudes de tous types.
En bref, comme sa dénomination l’indique, la Piste d’Audit Fiable met à la disposition du fisc et de l’entreprise (et de tout autre vérificateur) une « piste d’audit » (une piste à suivre pour auditer) des événements ou des actions qui ont été accomplies tout au long du processus de facturation, voire au-delà.
En plus du système de traçage des événements, la PAF peut intégrer des dispositifs de sécurité comme les pare-feux, le cryptage des données, etc., notamment pour empêcher l’accès à / ou la modification non autorisée des données qu’elle contient. La PAF convient bien aux petites entreprises.
L’Échange de Données Informatisées
L’Échange de Données Informatisées (EDI) constitue un système qui permet à diverses entreprises de partager des informations entre elles, cela de façon simple et sûre et via une plateforme et un format communs.
Les entreprises utilisant un EDI sont des partenaires commerciaux. Et l’échange d’informations concerne les factures et bien d’autres documents commerciaux (bons de commande, fiches de stocks, devis, contrats, etc.).
Les types ou formats d’EDI sont nombreux, les plus populaires étant les suivants : UN/EDIFACT, ANSI ASC X12 et VDA. En plus d’offrir des fonctionnalités intéressantes en termes de structure des fichiers et de facilitation du partage d’informations, l’EDI, quel que soit le format, constitue l’un des meilleurs moyens de certification des factures dématérialisées. Il convient aux entreprises qui possèdent un grand nombre de partenaires commerciaux et/ou qui produisent une grande quantité de factures.
La signature électronique
La signature électronique constitue simplement une signature apposée (de façon numérique) à un document numérique ou dématérialisé (aucun contact physique avec le document signé). Il s’agit de l’équivalent d’une signature manuscrite apposée à un document papier ou physique.
Néanmoins, elle est différente de la signature numérisée, laquelle constitue une simple dématérialisation ou reproduction sous forme numérique (par scan, photo, etc.) d’une signature manuscrite.
En outre, contrairement à la signature manuscrite sur document physique, la signature électronique implique un processus relativement complexe de certification de ladite signature.
En bref, un outil ou une solution de signature électronique est utilisé pour signer. Et cet outil fournit un certificat de signature identifiant le signataire et assurant l’intégrité du document signé.
Autres obligations légales liées aux factures dématérialisées
En autres obligations, notez que dans le cas des factures dématérialisées en format PDF, il faut toujours s’assurer que la facture possède un horodatage et une signature électronique avec certificat.
Par ailleurs, d’après le Code du commerce (article L123-22), les factures clients et fournisseurs dématérialisées doivent être conservées pendant 10 années au moins (cela à partir de la période de clôture de l’exercice au cours duquel la facture a été générée).
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Facturation dématérialisée : quelles entreprises et opérations sont concernées ?
En bref, les entreprises concernées obligatoirement par la réforme de la facturation dématérialisée sont celles françaises assujetties à la TVA. Elles le sont précisément pour les opérations d’achat et de vente de produits/services en territoire français, ces opérations étant effectuées avec d’autres entreprises. Ainsi, seules sont concernées les transactions en B2B dans l’Hexagone entre entreprises assujetties à la TVA.
Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ? Avantages
Les bénéfices de la facturation dématérialisée pour les entreprises françaises sont pluriels. Ce processus permet à ces entreprises de :
- Faciliter ou accélérer leur transition digitale ;
- Transmettre automatiquement à l’administration fiscale les données de transactions, ce qui facilite l’établissement des déclarations de TVA ;
- Rationaliser et simplifier la procédure de facturation, notamment en limitant le traitement manuel et en minimisant les risques d’erreurs ;
- Rationaliser la saisie automatisée des détails de la facture et simplifier la tenue comptable ;
- Faciliter le suivi des paiements, accéder plus rapidement et plus efficacement à l’état des factures et aux garanties juridiques associées ;
- Optimiser l’allocation des ressources en réaffectant le personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
- Diminuer les coûts opérationnels.
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Comment procéder à la dématérialisation des factures ? Étapes et conseils
De façon résumée et globale, voici les étapes à suivre pour procéder à la dématérialisation des factures dans une entreprise et la réussir :
1. Bien penser le projet et impliquer tous les partenaires externes et les acteurs internes.
Il faut prendre en considération les avis et les attentes du personnel en interne (notamment celui concerné par ce processus de facturation dématérialisée). Aussi, il importe de s’assurer que les partenaires commerciaux sont réceptifs et qu’ils utilisent des solutions compatibles.
2. Réaliser ou faire réaliser un audit du processus de facturation actuel à dématérialiser
L’audit du processus de facturation est capital pour la réussite du projet de dématérialisation des factures, puisqu’il permet de :
- Clarifier le processus actuel (cartographier l’existant) ;
- Appréhender les forces / atouts et faiblesses du processus actuel et les contraintes et défis à relever pour réussir la dématérialisation, ou encore identifier les leviers de performance sur lesquels agir pour améliorer le processus actuel en le dématérialisant ;
- Anticiper / prévoir les changements qu’induira le passage à la facturation dématérialisée et trouver comment s’y adapter.
Dans le cadre de cet audit, il est nécessaire de passer au crible tous les aspects du processus de facturation : formats des factures, délais de paiement, outils SRM et/ou CRM utilisés, volume mensuel de factures traité, acteurs impliqués dans le processus (directement ou indirectement), coordonnées des partenaires, logiciel comptable ou tout autre logiciel utilisé, etc.
3. Élaborer un cahier des charges du projet de dématérialisation
Le cahier de charges du projet s’inspire des résultats de l’audit réalisé à l’étape précédente. Il doit définir / identifier :
- Les besoins humains et matériels du projet ;
- Le volume des factures concernées, cela par types de partenaires commerciaux (fournisseurs, clients) et par types de factures (reçues, émises) ;
- Les changements imposés par la réforme sur la dématérialisation des factures et leurs implications (mentions obligatoires, etc.) ;
- Le mode d’archivage ;
- Les détails liés à la résolution des litiges, aux relances, etc.
Par ailleurs, au cours de cette étape, il importe de définir concrètement les objectifs du projet de facturation dématérialisée.
De même, ce sera l’occasion de spécifier les indicateurs de mesure de l’atteinte de ces objectifs.
4. Bien choisir l’outil de dématérialisation des factures à utiliser
Les outils de dématérialisation des factures sont nombreux et il faut choisir le bon pour son entreprise. Pour cela, il est nécessaire de s’assurer que le logiciel sélectionné est :
- Adapté à vos besoins, contraintes et préférences (solution SaaS, Cloud ou intégrée au serveur) ;
- Conforme sur le plan réglementaire et permet de respecter les obligations légales en matière de dématérialisation des factures (horodatage, compatibilité avec Chorus Pro, signature électronique, piste d’audit comptable, etc.) ;
- Facile d’utilisation par le personnel directement concerné ;
- Sécurisé, cela pour tout le processus de facturation ;
- Compatible avec les solutions des partenaires commerciaux ;
- Facturé / vendu à un coût qui vous convient ;
- Bénéfique dans l’ensemble pour votre projet de dématérialisation des factures.
En outre, il vaut mieux impliquer ses utilisateurs (le personnel qui l’utilisera) dans la sélection. Ce serait également intéressant et utile que l’entreprise commercialisant cet outil offre un accompagnement dans son installation, sa prise en main, sa maintenance, etc.
5. Tester l’outil de dématérialisation et s’assurer de sa maîtrise par le personnel
Il est important d’effectuer un test complet de l’outil de facturation dématérialisée, avant, le cas échéant, de l’adopter définitivement. Pour que ce test soit vraiment complet et utile, il doit concerner toutes les fonctionnalités. Particulièrement, ce test doit concerner tous les cas d’utilisation possibles de l’outil en entreprise (création et transmission de factures, reporting électronique, déclaration, intégration d’outils additionnels, etc.).
Le cas échéant, il faut demander ou effectuer des ajustements du logiciel. Aussi, il peut être nécessaire de faire suivre une formation au personnel sur des aspects particuliers de l’outil de dématérialisation.
6. Implémenter définitivement le projet de dématérialisation et communiquer dessus
Enfin, il faut lancer véritablement le processus de dématérialisation des factures projeté et testé. Pour une meilleure adoption de celui-ci en interne, il est nécessaire de faire du personnel un acteur de ce processus.
Les équipes concernées en interne doivent adhérer à la démarche, de même que les partenaires commerciaux. Pour cela, il importe de bien communiquer sur ce passage à la dématérialisation, notamment en mettant en avant ses avantages et atouts pour toutes les parties concernées.
Par ailleurs, il faudra suivre le projet et réagir adéquatement face aux retours sur son utilisation ou encore face aux évolutions de la réglementation en la matière.
