L’extrait Kbis est un document qui permet de prouver l’identité juridique d’une entreprise. Tous les professionnels ayant une activité commerciale sont tenus de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ils peuvent ainsi demander un extrait Kbis. Comme nous allons le voir dans la suite de cet article, il existe des documents de substitution pour le micro-entrepreneur non inscrit au registre du commerce.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ou extrait K ?
L’extrait Kbis est un document officiel qui atteste l’existence d’une entreprise. Il est considéré comme la carte d’identité à jour d’une société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Requis lors de la réalisation de nombreuses démarches, l’extrait Kbis résume l’intégralité des informations sur une entreprise inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés.
Notons qu’il existe différents types d’extraits Kbis : si l’extrait Kbis classique s’applique les structures qui s’apparentent à une personne morale, l’extrait K, lui, est dédié aux activités qui se rapportent à une personne physique. Cette dernière peut être une entreprise individuelle, un auto-entrepreneur, etc. En revanche, l’extrait L et l’extrait L-bis sont faits pour les établissements secondaires.
Que contient l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis permet de prouver l’identité juridique d’une entreprise. C’est un document officiel qui se définit comme l’état civil de toute société ou tout micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur) exerçant une activité commerciale et inscrit au RCS.
Votre Kbis contient toutes les informations concernant votre entreprise : capital social de la société, date de création, immatriculation, raison sociale, sigle, forme juridique, activités, numéro SIREN ou code NAF (qui permet d’identifier l’entreprise), adresse du site internet… L’adresse précise du siège social, celle de l’établissement principal et celle des éventuels établissements secondaires y sont également mentionnées.
Certaines données privées sont mentionnées dans l’extrait Kbis : le nom, la date et le lieu de naissance, l’adresse du dirigeant, etc. Si vous avez besoin de protéger votre vie privée, il est important d’avoir recours à une solution efficace comme la domiciliation en boîte postale afin de protéger les données. Nous y reviendrons par la suite.
À quoi ça sert ?
En plus de justifier l’inscription d’une entreprise au RCS, l’extrait Kbis est le seul document d’identité de celle-ci vis-à-vis des individus et des autorités qui souhaitent avoir des informations la concernant. Il est également requis dans la réalisation de certaines démarches dont le dépôt d’une candidature pour une OPA et l’achat de matériel et de marchandises. L’extrait Kbis est aussi demandé à l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société.
Par ailleurs, il permet d’avoir accès aux décisions prononcées par le Tribunal de Commerce : redressement judiciaire, liquidation judiciaire et autres. Vos partenaires et investisseurs peuvent récupérer par eux-mêmes ou vous demander ce document pour s’assurer de votre sérieux et de la véridicité de votre statut juridique.
Combien de temps est-il valable ?
Dans tous les cas, le document n’est valable que pendant une durée de 3 mois. Passé ce délai, il n’a plus aucune valeur juridique car les informations de l’entreprise ont très pu changer. Vous devrez alors effecteur une nouvelle demande pour avoir un document à jour.
Quelle est la différence entre extrait Kbis et l’extrait K et extrait L bis ?
L’extrait Kbis et l’extrait K et l’extrait L bis sont tous délivrés par le greffe du tribunal de commerce est habilité. Le document est similaire, mais son appellation diffère en fonction de la nature de l’établissement :
- extrait Kbis : document délivré pour les personnes morales;
- extrait L bis : il correspond l’établissement secondaire d’un personne morale.
- extrait k : document délivré pour les personnes physiques (entreprises individuelles, EIRL, microentreprises, etc.).
VOIR AUSSI : Net Entreprises : le site officiel des déclarations sociales en ligne
Comment obtenir un extrait K-bis ?
L’extrait Kbis est obtenu après l’immatriculation de l’entreprise au RCS. Pour des démarches simplifiées, il est possible de commander un extrait Kbis en ligne en sollicitant les services d’Extraitkbis.net, un site dédié agréé par le gouvernement. Il vous suffit d’entrer la dénomination sociale ou SIREN de votre société pour ce faire. Si vous souhaitez obtenir un Kbis par vos propres moyens, notez que les démarches diffèrent selon les cas de figure.
Dans le cas où vous êtes déjà immatriculé au RCS
Si vous êtes déjà immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés, vous devez vous adresser au Greffe du Tribunal de Commerce de votre région ou sur internet pour obtenir un extrait Kbis. Rendez-vous sur le formulaire officiel de demande Kbis Infogreffe et recherchez votre entreprise avec son numéro SIRET ou sa dénomination pour demander l’envoi de votre extrait Kbis. Vous pouvez demander le téléchargement par mail et ou l’envoi par courrier postal d’un extrait Kbis délivré et certifié par le greffier. Notez que c’est un service payant.
À noter que certaines entreprises disposent d’établissements secondaires. Il est possible de faire une demande concernant uniquement un établissement secondaire. On parle dans ce cas spécifique d’extrait L bis.
Le cas spécifique du Kbis Micro-Entrepreneur (Auto-Entrepreneur)
Vous avez besoin d’un kbis auto-entrepreneur ? Sachez que le Micro-Entrepreneur étant une personne physique selon une variante de l’Entreprise Individuelle, on parle d’extrait K et non d’extrait KBis comme précisé plus haut.
Si votre micro-entreprise est inscrite au RCS, il vous suffit alors de vous adresser au Greffe du Tribunal de Commerce dont elle dépend pour obtenir votre extrait K papier. Vous pouvez également le télécharger en version numérique sur le site Infogreffe. Après avoir recherché votre entreprise, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Kbis afin de faire la demande d’un envoi postal ou numérique.
En revanche, si vous êtes freelance et que vous n’exercez pas d’activité commerciale, vous ne pourrez pas obtenir d’extrait Kbis. En fonction de la nature de l’activité de l’auto-entreprise, le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) permettant à l’auto-entrepreneur demander son immatriculation diffère. Les démarches pour obtenir un document permettant de prouver l’identité juridique d’une auto-entreprise virent donc selon trois cas :
- Activité artisanale : il est enregistré au Répertoire des Métiers (RM). Dans ce cas, on parle d’extrait D1P qui est l’équivalent de Kbis pour les artisans ;
- Activité libérale : le micro-entrepreneur dépend alors de l’URSSAF. Il n’a pas la possibilité de demander un Kbis mais l’équivalent se nomme avis de situation Sirene que vous pouvez demander gratuitement sur le site l’INSEE. Cependant, contrairement à l’extrait K, aucune valeur juridique n’est attachée à l’avis de situation.
Sur le portail autoentrepreneur.urssaf.fr, vous pouvez également demander une attestation de vigilance qui prouve que vous vous acquittez de vos obligations de déclaration et de paiement des cotisations. Toutefois, si votre entreprise cumule une activité artisanale ou libérale avec une activité commerciale, vous devez réaliser une double immatriculation. Une fois la double immatriculation effectuée, il est possible d’accéder à un extrait K en ligne.
Ces multiples cas relatifs au statut auto-entrepreneur compliquent la compréhension des démarches relatives à l’obtention du Kbis micro-entrepreneur. Pour vous aider à bien comprendre, regardez la vidéo ci-dessous où tout est bien expliqué.
Dans le cas où la création de l’entreprise n’a pas encore été faite
Dans ce genre de situation, la première chose à faire est de déclarer l’entreprise et de demander l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces deux activités se font en même temps. Pour cela, vous devez d’abord choisir votre statut juridique (EURL, EUIRL, SARL, SA, SAS…) et établir les démarches relatives à son immatriculation.
Vous devrez fournir divers documents pour permettre cet enregistrement. Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation judiciaire, une copie de votre pièce d’identité, un justificatif du local commercial. Si vous êtes marié, vous devez joindre à votre dossier un acte de mariage ou de PACS et une déclaration spécifiant la connaissance du conjoint sur les éventuelles conséquences des dettes contractées et liées à l’activité. Si votre conjoint est votre collaborateur, vous devrez le préciser. Une fois ces documents réunis, vous devez transmettre votre dossier à la Chambre de Commerce et d’Industrie.
Est-ce que les données privées de l’extrait Kbis sont visibles publiquement ?
Il est important de noter que l’extrait Kbis contient des données relevant de la vie privée. En effet, ce document indique l’intégralité des informations concernant le dirigeant de l’entreprise, des administrateurs et des éventuels commissaires aux comptes : nom, prénom, date et commune de naissance, nationalité, adresse…
Toutes les informations mentionnées sur l’extrait Kbis sont considérées comme des données publiques. Elles sont donc accessibles à toute personne souhaitant avoir des informations sur votre société, et il suffit de se rendre sur un site dédié. Cela peut occasionner de nombreux désagréments notamment si l’adresse de votre société est aussi votre adresse personnelle. Les clients peuvent venir vous importuner à votre domicile à tout moment.
Face à cela, il peut être intéressant d’avoir recours à la domiciliation postale. Cela vous permettra de conserver votre adresse personnelle et données privées en toute confidentialité. Ce faisant, vous serez libres de choisir votre adresse parmi de nombreuses agences de domiciliation existantes. Vous pourrez également bénéficier d’une adresse de prestige pour encourager le développement de vos activités. De plus, vous aurez la possibilité de gérer sereinement et en toute simplicité votre courrier et la réception des colis grâce à la redirection. Même si ça a un coût, c’est un élément qui peut intéressant d’intégrer à votre business plan dès le démarrage de votre entreprise.
Quelles sont les sanctions en cas de non-inscription au RCS ?
Notons que la non-inscription au RCS est considérée comme un délit de travail dissimulé, passible de sanctions pénales dont une amende de 4500 euros et de 6 mois d’emprisonnement. La privation du droit de vote et d’éligibilité aux Chambres de commerce et d’industrie, aux conseils de Prud’hommes et aux Tribunaux de commerce pour une durée de cinq ans peut également être appliquée. Vous pourrez être soit radié définitivement, soit autorisé à vous immatriculer au RCS une fois les 5 ans passés. L’extrait Kbis est le seul document officiel qui permet de prouver l’inscription de votre entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés.
