Le Kbis est un document légal qui prouve l’existence juridique d’une société commerciale ou son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Sorte de carte d’identité de l’entreprise, il contient de nombreuses informations sur cette entreprise et s’obtient assez facilement et même gratuitement (en passant par MonIdenum). Mais qu’en est-il de sa durée de validité ? Faisons le point.
Sommaire :
Extrait Kbis : définition, contenu et utilité
L’extrait Kbis constitue l’unique document officiel qui rend compte du caractère légal d’une entreprise commerciale, précisément de l’immatriculation de celle-ci au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Il concerne uniquement les personnes morales (société à responsabilité limitée, société anonyme, société par actions simplifée, etc.) et l’extrait Kbis auto entrepreneur ou personne physique est appelé extrait k.
L’extrait K-bis ou Kbis est donc une sorte de carte d’identité de l’entreprise, une carte d’identité qui contient les informations suivantes sur l’entreprise :
- Nom
- Adresse
- Objet social
- Date d’immatriculation
- Montant du capital social
- Identité des dirigeants
- Identité du commissaire aux comptes
- Codes SIREN, SIRET, APE
- Date de la certification de l’extrait
- Et bien d’autres informations
S’agissant de son utilité, l’extrait permet à une entreprise commerciale d’exercer en toute légalité son activité. Voici les situations dans lesquelles il peut être utile :
- Ouverture d’un compte bancaire
- Signature de partenariat avec des fournisseurs
- Achat de matériels professionnels avec des distributeurs
- Candidature à un appel d’offres public
- Demande d’un crédit bancaire
- Signature d’un bail
- Obtention de subventions de l’État
- Émission de factures légales
- Déblocage de fonds
- Litige sur une information liée à l’entreprise
- Et bien d’autres cas.
Vous pouvez tout savoir sur l’extrait Kbis ici.
Extrait Kbis : quelle durée de validité ?
Sur le plan juridique, aucune loi ne fixe la date d’expiration ou de validité d’un extrait Kbis. En principe donc, l’extrait Kbis n’a pas de date d’expiration ou de durée de validité. Cela veut surtout dire que dans le cas où l’entreprise ne connaît pas de changement entrainant une modification de certaines informations de son identité (de son extrait Kbis), alors elle peut garder ou utiliser le même extrait Kbis aussi longtemps qu’elle le souhaite.
Par conséquent, toute entreprise qui connaît un changement tel qu’une modification du capital social, de l’adresse, de commissaire aux comptes, de dirigeant, etc. doit déclarer cette ou ces modifications au RCS. Ce dernier mettra à jour l’extrait Kbis de l’entreprise, après que les modifications aient été vérifiées par le greffe du Tribunal de commerce. Ainsi, les anciens extraits Kbis de l’entreprise ne seront plus valides. L’extrait valide sera désormais celui qui vient d’être mis à jour.
Comment donc expliquer la durée de validité de 3 mois souvent indiquée pour l’extrait Kbis ?
Si sur le plan légal l’extrait Kbis ne possède aucune durée de validité, sur le plan administratif, du moins dans le cadre des démarches commerciales et administratives, ce document possède généralement une durée de validité de 3 mois. Les institutions bancaires, immobilières et bien d’autres exigent généralement des extraits Kbis datant de moins de 3 mois pour la constitution de certains dossiers.
Cette exigence ne vient pas de la loi, mais de la prudence de ces institutions. Ces dernières souhaitent en réalité éviter de recevoir un extrait Kbis avec des informations erronées sur l’entreprise, ce qui peut survenir lorsque l’entreprise a connu des changements (changement d’adresse, de capital, de dirigeant, etc.) sans mettre à jour ses informations auprès du RCS et sans obtenir un nouvel extrait à jour.
Cas particuliers : quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis en Moselle et en Alsace ?
Même si aucune législation ne fixe encore la durée de validité d’un extrait Kbis dans l’Hexagone, cette durée de validité est de 3 mois en Moselle et en Alsace. Dans ce département et cette région d’ailleurs, l’extrait Kbis s’obtient uniquement sur place (pas en ligne) au niveau du tribunal d’instance dont relève l’entreprise.
Comment obtenir un extrait Kbis à jour ?
Il existe plusieurs procédures pour obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise :
- S’adresser au tribunal de commerce dont relève l’entreprise, afin d’obtenir l’extrait auprès de son greffe. Cette option coûte soit 2,69 € (retrait de l’extrait sur place) soit 4,03 € (réception de l’extrait via courriel).
- Se rendre sur le site infogreffe.fr, aller à la rubrique « Extrait Kbis » et sélectionner le mode de réception du document : réception via email = 3,37 €, réception via mail (courrier non électronique) = 4, 03 €. Avec ce site, vous pouvez même choisir de recevoir automatiquement l’extrait Kbis périodiquement.
- Créer un compte sur le site MonIdenum.fr, joindre son compte à son entreprise et commencer à télécharger l’extrait Kbis. La demande / l’obtention de l’extrait Kbis via MonIdenum.fr est gratuite.
N.B. : Pas besoin de faire une demande en passant par quelque procédure que ce soit si votre entreprise commerciale vient d’être créée et immatriculée au RCS. En effet, les entreprises nouvellement créées reçoivent à leur adresse leur extrait Kbis automatiquement en 4 exemplaires, cela entre 3 et 15 jours après l’immatriculation. Vous pouvez toutefois faire une demande pour recevoir un extrait provisoire si vous avez besoin du document urgemment.
