La déclaration sociale nominative est une obligation pour les entreprises du secteur privé. Elle sera aussi obligatoire pour le secteur public d’ici quelques années. À ce jour, la DSN remplace plus d’une quarantaine de procédures et est donc la démarche de référence en ce qui concerne la chaîne de gestion des paiements des prélèvements sociaux. Qu’on soit gestionnaire d’entreprise ou de toute autre organisation publique ou privée qui embauche des salariés, il est donc essentiel de comprendre cette déclaration et ses exigences. Qu’est-ce que la dsn ? Quand et comment faire sa déclaration ? Des éléments de réponse dans ce guide DSN info complet !
⚠️IMPORTANT : La règlementation encadrant la Déclaration Sociale Nominative est susceptible d’évoluer et c’est le devoir des responsables administratifs de se tenir informés. Cet article pédagogique a pour vocation de vous aider à comprendre ce qu’est la DSN. Les informations à jour et les dernières actualités de la DSN sont disponibles sur le site officiel DSN Info : https://www.net-entreprises.fr/declaration/dsn-info/.
Sommaire :
Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?
En abrégé « DSN« , la déclaration sociale nominative rassemble la majorité des déclarations sociales d’une entreprise ou d’une organisation (association, fonction publique…) qui embauche des salariés. Elle permet aux employeurs de déclarer les données relatives aux paiements aux administrations et organismes concernés. Il s’agit de dsn Urssaf, Pôle emploi, assurance maladie, etc.
La déclaration sociale nominative a pour but de simplifier, de fiabiliser et d’assurer la sécurité des obligations sociales. Depuis janvier 2016, elle est obligatoire pour toutes toutes les entreprises qui emploient du personnel relevant du régime général (SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC…). Elle se présente sous la forme d’une déclaration unique, mensuelle et totalement dématérialisée. La déclaration et le paiement des cotisations s’effectue sur le site officiel Net Entreprises, le portail unique des déclarations sociales.
La transmission se fait par le biais d’un fichier dsn qui regroupe l’ensemble des données issues de la paie : déclarations périodiques et signalements d’événements. Ces éléments permettent de valoriser le montant du paiement que l’entreprise soit faire.
Parler de la dsn définition, c’est aussi évoquer un logiciel de gestion de paye (à ne pas confondre à un logiciel crm). En effet, il faut savoir que le fichier en question est créé par une application développée de sorte à être compatible avec la dsn. C’est généralement le gestionnaire de paie qui se charge de cette tâche admirative et comptable. Elle peut être également être effectuée par l’intermédiaire d’un tiers déclarant : expert-comptable ou centre de gestion agréé.
En dehors des obligations sociales, la dsn permet aussi de notifier différents évènements pour l’assurance maladie et pour le Pôle emploi. Ces événements sont entre autres : la reprise professionnelle anticipée, l’arrêt de travail et l’échéance contrat de travail.
La suite de ce guide DSN vous donne toutes les informations dont vous avez besoin de manière détaillée. Avant d’aller plus loin, vous pouvez regardez cette vidéo de 2 minutes pour comprendre simplement ce que la DSN !
À qui est-elle destinée ?
L’ensemble des entreprises évoluant dans le secteur privé sont concernées par la dsn déclaration sociale nominative, qu’elles soient du régime général ou du régime agricole de sécurité sociale. Les sociétés qui disposent de plusieurs établissements doivent créer une déclaration dsn pour chacun d’eux.
Par ailleurs, il faut aussi préciser que certains employeurs sont exclus de la dsn. Il s’agit notamment des particuliers employeurs, des employeurs évoluant dans la fonction publique, des employeurs dont les salariés sont hors du territoire de la dsn, etc. De même, en fonction du siège social de l’entreprise, elle peut être exemptée de cette déclaration sociale.
Est-ce que la déclaration sociale nominative est obligatoire pour les salariés du régime général ?
On parle de dsn obligatoire pour le régime général depuis le 1er avril 2015 sous certaines conditions. Mais c’est réellement depuis le 1er janvier 2017 que le Déclaration Sociale Nominative est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé. Tous les bulletins de paie des salariés du régime général du secteur privé sont donc concernés pas la DSN.
La procédure de déploiement est encore en cours pour le secteur public devinera progressivement obligatoire pour toues les administrations d’ici 2022. Dans un but de simplification, elle remplace déjà plus de 40 procédures et supprimera encore certaines formalités des données de paie.
Qu’en est-il des travailleurs indépendants et des autoentrepreneurs ?
Notez que dans la norme dsn, les travailleurs indépendants ne sont pas inclus. Ces derniers doivent se rapports à la DSI (voir paragraphe suivant).
En ce qui concerne la dsn auto entrepreneur, cette catégorie de travailleur n’est également pas concernée. En effet, le régime simplifié du micro-entrepreneur le dispense de tenir une comptabilité et il n’a pas de fiche de paye. Ses déclarations sociales sont donc calculées sur la base du chiffre d’affaires qui déclare à l’URSAFF. On ne peut donc pas parler de déclaration sociale nominative autoentrepreneur.
Quelle différence avec la Déclaration Sociale des Indépendants (DSI) ?
Ne confondez pas Déclaration Sociale Nominative (DSN) et Déclaration Sociale des Indépendants (DSI) ! Si la DSN concerne les salariés, la DSI elle se rapporte aux chefs d’entreprise indépendants (gérants majoritaires de SARL, dirigeants d’EURL, artisans, industriels, commerçants, professionnels libéraux…) sans condition de seuil de revenu.
La DSI permet donc de déclarer le revenu servant de base au calcul pour les cotisations sociales des travailleurs indépendants (assurance maladie, maternité, vieillesse, invalidité-décès et allocations familiales). Elle comptabilise également la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).
Quels sont les avantages de la DSN ?
La déclaration sociale nominative dsn comporte de nombreux avantages pour les déclarants mais également pour les salariés.
Pour les déclarants
Ceux-ci ont moins de déclarations à effectuer et bénéficient d’un grand allègement tout au long de la procédure. De plus, leurs obligations sociales deviennent plus fiables et sécurisées car les risques d’erreurs et de contentieux sont réduits. D’autre part, les données sont mieux maîtrisées grâce à un système de contrôle clair et pratique.
Pour les salariés
Leurs droits deviennent plus sécurisés à travers une identification unique et valable au niveau de toutes les administrations et organismes. De plus, ils pourront profiter d’une assurance de portabilité des droits et s’assurer de la confidentialité de leurs données. En effet, le renforcement de la confidentialité des informations devient plus facile vu que ces dernières sont désormais moins nombreuses.
Pour les organismes de protection sociale
La dsn favorise l’optimisation des procédures et leur permet de combattre la fraude aux cotisations sociales.
Quand faire la DSN ? Quelle est la date limite ?
Connaître le calendrier dsn est important pour toutes les entreprises qui sont éligibles à cette déclaration. Elle doit être effectuée chaque mois de même que le paiement des cotisations. Cependant, la date limite de la DSN varie pour les TPE et PME par rapport au grandes entreprises.
La dsn s’effectue avant le 05 du mois pour les entreprises dont l’effectif est de plus de 50 salariés. Celles-ci doivent aussi avoir versé le paiement dans le même mois que la période de travail.
Pour tous les autres cas, la dsn doit être effectuée avant le 15 de chaque mois. Sont concernés les employeurs de 50 salariés et ceux qui ont moins de 50 employés.
⚠️ Une autre dsn info essentielle, des pénalités de retard peuvent être appliquées lorsque l’entreprise réalise tardivement sa déclaration (voir sanctions plus loin).
Quel est le fonctionnement de la DSN mensuelle et des signalements d’événements ?
Le fonctionnement de la DSN mensuelle et des signalements d’événements (cinématique, le dépôt, les comptes rendus…) est résumé de manière très simplifiée dans cette vidéo pédagogique Net Entreprises.
Comment procéder à la DSN ?
Il y a trois principale options pour la réalisation de la déclaration sociale nominative :
- Vous pouvez vous charger de l’opération vous-même en vous rendant sur le site dédié.
- Vous avez aussi la possibilité d’utiliser un logiciel de paie compatible. Pour cette dernière option, il faudra restreindre l’accès à l’application et n’y autoriser que certains employés (ceux qui sont dans le département des ressources humaines par exemple).
- D’autre part, il est possible de confier l’envoi de la déclaration à un tiers comme un cabinet d’expertise comptable.
Enfin, combiner plusieurs méthodes à la fois est envisageable. Dans ce cas, vous vous chargerez de certaines déclarations et un tiers se chargera de l’autre partie.
Quelles sont les étapes à suivre pour effectuer la dsn sur Net Entreprises ?
Vous devez commencer par vous inscrire à la dsn en tant que déclarant. Pour ce faire, rendez-vous sur net-entreprise.fr. Ensuite, il faut faire la vérification des numéros d’inscription au répertoire de vos salariés à travers le bilan d’identification.
Par la suite, utilisez le service de fiabilisation pour effectuer un contrôle de vos SIRET. Une autre chose importante, c’est de vérifier que votre logiciel de paie est compatible avec la déclaration sociale nominative. Une étude de marché est donc nécessaire pour choisir le bon logiciel. Vous devez aussi réaliser un précontrôle lié à la conformité du cahier technique de la dsn.
Une fois que vous êtes inscrit sur le site net-entreprise.fr, vous pourrez transmettre votre première dsn. Vous avez le choix entre deux options en fonction de la taille de votre société. En ce sens, le dépôt de fichier convient aux petites et moyennes entreprises tandis que le mode de transmission automatisée est adapté aux grandes entreprises.
Toutes les informations sont accessibles dans un tableau bord DSN unique accessible sur Net-Entreprises.fr dont voici une présentation détaillée en vidéo.
Comment faire la déclaration de ses effectifs en DSN ?
Chaque mois, après le paiement, l’employeur fait sa déclaration dsn au niveau du site web net entreprise dsn. Par la suite, les données seront transmises à chacun des organismes concernés.
En ce qui concerne la déclaration des effectifs, la dsn a remplacé définitivement la déclaration annuelle des données sociales unifiées. Celle-ci était le moyen de transmission des données concernant la masse salariale et les effectifs.
Désormais, il n’est plus nécessaire de produire la DADS sur les paiements de l’année N-1. La transmission des données se fait à travers la déclaration sociale nominative périodique mensuelle. Par ailleurs, depuis 2020, il est obligatoire pour tous les employeurs de déclarer mensuellement en dsn, l’effectif total des salariés handicapées.
La déclaration des effectifs en dsn se fait à travers deux rubriques : « effectif moyen de l’entreprise au 31 décembre » et « effectif de fin de période déclarée de l’établissement ».
DSN info : quelles sont les sanctions en cas de manquement ?
Les pénalités que peut encourir l’entreprise sont également à noter parmi les dsn infos. Celle-ci peut être sanctionnée à deux niveaux :
La non-production de la dsn dans les délais
Les entreprises qui manquent d’effectuer la déclaration sociale nominative dans les délais impartis encourent une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par mois de retard et par employé.
Dans le cas où la non-production est de 5 jours ou plus, le montant de la pénalité est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par année et par entreprise.
Il faut dire que le montant de la pénalité est déterminé selon l’effectif connu ou transmis par l’employeur dans sa plus récente déclaration.
Le non-respect de la norme dsn
Le non-respect du vecteur dsn engendre une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par employé. Le plafond est de 10 000 euros pour les entreprises comptant au minimum 2 000 salariés. Il est de 750 euros pour les entreprises de moins de 2000 salariés.
Quelles sont les déclarations intégrées à la dsn ?
La DSN s’inscrit dans le processus de digitalisation des démarches administratives françaises. De manière progressive, la dsn a remplacé bon nombre de déclarations. Il s’agit au total de 17 formalités DUCS, 8 formalités relatives au suivi des effectifs DARES ou à la maladie ou au chômage, 7 formalités spécifiques ainsi que 9 formalités ponctuelles ou annuelles.
Phase 1
Dans la première phase, la déclaration sociale nominative a remplacé l’attestation employeur destinée à Pôle emploi, les déclarations des mouvements de main-d’œuvre pour les sociétés d’un effectif supérieur à 50 employés. Elle remplace également les formulaires de radiation au niveau des compagnies d’assurances, des mutuelles et des institutions de prévoyance.
Enfin, elle a remplacé les observations sur les mouvements de main-d’œuvre pour les sociétés de moins de 50 salariés ainsi que l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités de l’assurance maladie.
Pour précision, la phase 1 s’est achevée en septembre 2015.
Phase 2
Elle a commencé en février 2015 et a pris fin en décembre 2016. À ce stade, la déclaration sociale nominative a remplacé les formalités suivantes :
- le tableau récapitulatif annuel destiné à l’Urssaf dsn,
- la cotisation unifiée des cotisations sociales (DUCS),
- le bordereau récapitulatif des cotisations transmises à l’Urssaf.
On compte aussi parmi les formalités remplacées, le relevé mensuel des contrats de mission (RMM) émanant des sociétés de travail temporaire.
Phase 3
À cette étape, la déclaration sociale nominative remplace les formalités suivantes :
- les déclarations au niveau de la caisse nationale de compensation de sécurité sociale,
- les déclarations des cotisations MSA pour les exploitants agricoles,
- le reste des DUCS,
- les DADS-U.
Pour info dsn, cette phase a commencé en septembre 2016.
