Toute entreprise doit déclarer l’adresse physique de son siège social. Cette formalité est une obligation légale pour toute entreprise, quel que soit son statut juridique, sa taille ou la nature de son activité. Le défaut d’adresse de domiciliation pour une entreprise entraîne l’impossibilité d’obtenir son immatriculation au RCS ou au RM. C’est donc dire que la domiciliation est un aspect incontournable pour le fonctionnement d’une entreprise. Dans cet article nous faisons le point sur ce qu’est la domiciliation d’entreprise ; pourquoi, comment et où domicilier votre entreprise.
Domiciliation d’entreprise : définition et différence avec l’adresse
Commençons cet article par définir la domiciliation d’entreprise et expliquer sa différence avec l’adresse d’activité.
Définition de la domiciliation d’entreprise
Domicilier une entreprise revient à lui assigner un siège social. Le siège social d’une entreprise est son adresse administrative, juridique et fiscale, le principal lieu auquel elle peut être contactée. La domiciliation d’entreprise désigne alors le fait d’attribuer à une entreprise un siège social.
C’est une étape déterminante de la création d’entreprise, car elle permet d’avoir son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM). On parle également ici de domiciliation juridique.
La domiciliation d’entreprise est obligatoire aussi bien pour les sociétés (SARL, SASU, SAS, SA, SCI), que pour les microentreprises et les entreprises individuelles. Elle permet de :
- Déterminer la nationalité, la fiscalité et le droit applicables en cas de conflit ;
- Tenir des assemblées générales, recevoir des partenaires et une réunion ;
- Recevoir du courrier ; etc.
Différence entre domiciliation d’entreprise et adresse d’activité
Comme indiqué plus haut, la domiciliation d’entreprise désigne son adresse administrative, juridique et fiscale. C’est l’adresse à laquelle l’entreprise reçoit son courrier et elle figure sur tous ses documents formels (devis, facture, contrat, etc.).
C’est également ici que l’entreprise reçoit ses clients, ses partenaires sociaux et tient ses réunions.
Cependant, il n’est pas absolu que l’adresse à laquelle l’entreprise est juridiquement domiciliée soit identique à celle à laquelle elle exerce ses activités. Ce qu’il faut retenir ici c’est que le siège social de l’entreprise n’est pas toujours le lieu où elle réalise l’essentiel de ses activités professionnelles. Le siège social (direction générale, direction administrative, fiscale, comptable, etc.) peut être domicilié à un lieu, tandis que les opérations ou activités professionnelles de l’entreprise sont déployées ailleurs (usine de fabrication, entrepôts, etc.
Domiciliation d’entreprise et choix stratégique
Domicilier son entreprise ne se fait pas de manière anodine. Le choix de l’adresse doit est fait de manière minutieuse, car, au-delà d’être une simple adresse postale, l’adresse de domiciliation revêt une portée stratégique pour l’entreprise. Le choix doit tenir compte de la nature de l’activité, les projets de développement et les besoins de la direction.
L’adresse de domiciliation est l’adresse de référence de l’entreprise. Elle donne l’image de l’entreprise, sa dimension nationale ou internationale. Pour plus de visibilité, certaines entreprises choisissent de domicilier dans de grandes villes, afin de profiter de plus de visibilité.
Toutefois, choisir de domicilier son entreprise dans une ville attrayante plutôt qu’une autre plus modeste revient à supporter les frais de justice y afférents [honoraires d’avocat, dépens, etc.].
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Pourquoi domicilier votre entreprise ?
Voici dans les paragraphes ci-dessous 4 raisons pour lesquelles il est important ou avantageux de domicilier votre entreprises.
Améliorer l’image de votre entreprise
La domiciliation d’entreprise est une étape importante lors de la création d’entreprise. Elle permet d’installer juridiquement et administrativement l’entreprise à l’adresse de son choix, sans que cela soit toujours l’adresse exacte du lieu de travail. Vous pouvez donc opter pour une adresse prestigieuse pour domicilier votre entreprise. Une adresse de domiciliation prestigieuse va contribuer à renforcer l’image de marque de votre entreprise.
Lorsque votre entreprise est domiciliée à une adresse prestigieuse, vous obtenez de nombreux avantages, notamment commerciaux. Tout d’abord, cela installe de la confiance chez vos partenaires et clients. Ceci est vérifié, même lorsque vous ne disposez pas de bureaux physiques.
Par exemple, si votre entreprise est domiciliée à Paris, notamment si vous vous lancez, vous bénéficiez d’une image plus prestigieuse qu’une entreprise domiciliée en ville attrayante.
Faire des économies
Particulièrement si vous êtes un jeune entrepreneur, les frais de fonctionnement peuvent rapidement s’accumuler et devenir très importants. En faisant le choix de la domiciliation d’entreprise, vous bénéficiez d’économies. En effet, si vous n’avez pas assez de moyens, le choix de la domiciliation d’entreprise est plus bénéfique par rapport à la location d’un local pour y installer votre entreprise.
Louer un local pour une nouvelle entreprise, avec les différentes charges et dépenses qui peuvent s’en suivre, les charges peuvent très vite s’accumuler et représenter un véritable obstacle au développement de l’entreprise.
Il est alors recommandé de passer par une entreprise de domiciliation pour réaliser d’importantes économies. Vous pourrez ainsi consacrer ces économies au financement d’autres aspects de votre entreprise, tels que les ressources humaines, le markéting etc. Les économies que vous propose de réaliser la domiciliation se ressentent également sur certains services dont vous bénéficiez, notamment, la gestion de standard téléphonique, gestion du courrier, etc.
Protéger votre vie privée
Lorsque vous optez pour la domiciliation de votre entreprise, en un lieu différent de celui de l’exécution de votre activité, vous pouvez profiter d’une certaine discrétion sur votre vie privée. En effet, l’adresse à laquelle vous exécutez votre activité, qui est également votre lieu de travail, est parfois distincte de votre adresse de domiciliation. Cela dit, par ce mécanisme de séparation, vous vous mettez à l’abri des visites inopinées à votre lieu de travail. En effet, les personnes qui voudront vous rencontrer n’auront que votre adresse de domiciliation.
Ni votre adresse personnelle ni l’adresse de lieu de travail ne sont diffusées. Votre adresse de domiciliation est la seule que vos partenaires connaissent. Cela protège votre vie privée en vous mettant à l’abri des visites imprévues.
Vous pourrez vous concentrer sur votre travail, sans vous soucier d’être dérangé par un visiteur imprévu.
Simplifier les tâches
L’un des autres avantages que vous procure la domiciliation d’entreprise est la simplification de vos tâches. Certaines tâches administratives sont obligatoires et incontournables. Si vous ne les réalisez pas, cela pourrait nuire au bon fonctionnement de votre entreprise et entraîner une paralysie de votre activité.
Entre vos obligations administratives et vos objectifs de rentabilité, il est possible que vous soyez saturé et trop occupé à gérer les deux bouts. La domiciliation d’entreprise vous offre la possibilité de vous décharger de certaines tâches administratives en les confiant à l’entreprise de domiciliation.
Si vous ne disposez pas du temps nécessaire pour vous occuper à la fois des tâches administratives et des objectifs de rentabilité de votre entreprise, alors la domiciliation est la solution à adopter. Les tâches que réalise pour vous l’entreprise de domiciliation (telle que la gestion du standard téléphonique ou encore la gestion du courrier) vous soulagent de la pression. Cela vous permet de vous centrer sur la rentabilité de votre entreprise.
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Comment domicilier votre entreprise ?
Dans les paragraphes ci-dessous, nous examinons tous les aspects de la domiciliation d’entreprise qui permettent de savoir comment domicilier votre société : entreprise de domiciliation, tarifs, attestation, etc.
L’entreprise de domiciliation d’entreprise
Une entreprise de domiciliation est l’interlocuteur à qui vous vous adressez pour avoir la domiciliation de votre entreprise. C’est une entreprise qui propose de la domiciliation d’entreprise, autrement dit une adresse administrative, juridique et fiscale aux entreprises. Celles-ci doivent être enregistrées au RCS.
Pour pouvoir exercer normalement, l’entreprise de domiciliation doit être d’un agrément préfectoral. Pour obtenir ce dernier, l’entreprise doit déposer une demande d’agrément en Préfecture.
La domiciliation d’entreprise n’est pas la seule offre que peut proposer une entreprise de domiciliation. Certaines entreprises demandent des services annexes. Si vous voulez domicilier votre entreprise, alors faites le choix d’une entreprise de domiciliation.
Une fois le choix de l’offre effectué, vous devez encore choisir la formule. Ici aussi, il existe plusieurs formules possibles. Lorsque vous aurez terminé de faire votre choix, transmettez à l’entreprise de domiciliation la documentation nécessaire pour la signature du contrat. En retour, vous allez recevoir une Attestation de domiciliation.
Les tarifs de domiciliation d’entreprise
Combien devez dépenser pour domicilier votre entreprise ? Généralement, les entreprises de domiciliation proposent des packs. En plus du tarif de la domiciliation d’entreprise, les offres de prestations annexes auxquelles vous souscrivez vous sont facturées.
La tarification des offres varie selon que les prestations annexes sont étendues ou non. Les prestations annexes comportent entre autres : la réception des appels téléphoniques, réexpédition ou numérisation du courrier, l’utilisation ponctuelle de bureaux privatifs, etc. En fonction du niveau de services souscrit, vous pouvez dépenser de 15 € à 300 € par paiement mensuel.
Pour les microentreprises, les tarifs de domiciliation sont parfois moins coûteux.
Par ailleurs, selon que vous avez choisi un espace de coworking ou une pépinière d’entreprises, les tarifs peuvent varier généralement entre 200 € et 400 € par paiement mensuel, pour la location d’un bureau nomade. Si vous optez plutôt pour un bureau privatif, vous pourrez payer par mois, plus de 1000 €.
L’attestation de domiciliation d’entreprise
L’attestation de domiciliation est un document qui désigne l’adresse du siège social. Elle a une valeur probante et est un impératif pour la réalisation de certaines formalités juridiques. Que votre société soit commerciale ou civile, vous devez détenir une attestation de domiciliation y afférente. Celle-ci permet également de justifier de la jouissance des lieux occupés.
L’attestation de domiciliation est rédigée par le chef d’entreprise ou dirigeant. La rédaction est particulière selon que l’entreprise est domiciliée chez le dirigeant propriétaire du logement, locataire du logement ou alors logé chez un tiers.
L’attestation de domiciliation d’entreprise doit indiquer les informations suivantes :
- Identité du déclarant ;
- Dénomination de l’entreprise ;
- Adresse précise du siège social, telle qu’indiquée sur le Kbis de l’entreprise ;
- Date et signature.
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Où domicilier votre entreprise ?
Plusieurs options s’offrent à vous en matière de lieu de domiciliation de votre entreprise. Vous pouvez choisir de domicilier votre entreprises chez un représentant légal, dans un local dédié ou encore dans une société de domiciliation.
Domiciliation chez le représentant légal
Vous pouvez choisir de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle si vous en êtes le représentant légal. Dans ce cas, en fonction de la forme juridique de votre entreprise, vous devez être :
- Président d’une SAS ;
- Gérant d’une SARL ;
- Gérant d’une EURL ;
- Gérant d’une SNC
- Directeur général d’une SA.
Par ailleurs, vous devez être propriétaire ou locataire de logement personnel. Enfin, vous devez vous veiller à ne violer aucune clause de non domiciliation contenue dans :
- Les règles d’urbanisme ;
- Le bail d’habitation ;
- Le règlement de copropriété.
Domiciliation dans un local dédié
Si vous êtes titulaire d’un bail commercial ou bail pro, vous pouvez y domicilier votre entreprise. Si éventuellement, vous êtes titulaire d’un contrat de location gérance, vous pouvez domicilier votre entreprise où se trouve le fonds de commerce.
Domiciliation dans une société de domiciliation
Ce cas particulier prend l’appellation de domiciliation commerciale ou centre d’affaires. Le choix de la domiciliation de votre entreprise dans une société de domiciliation peut s’effectuer lors de la création même de l’entreprise. Cette option est particulièrement adaptée aux sociétés de vente de marchandise, sociétés de services.
La société de domiciliation prend également le nom de domiciliataire.
Domiciliation dans un espace de coworking
Vous pouvez faire le choix d’une agence de coworking pour domicilier votre entreprise. Cette solution vous permet de partager votre espace de travail avec d’autres personnes, qui y ont également domicilié leurs entreprises. La domiciliation dans un espace de coworking offre certains avantages, tels que le partage d’équipement du bureau avec d’autres coworkers.
Par ailleurs, vous avez un large choix d’options de prestations payantes : secrétariat, gestion du courrier, location de bureau, etc. Enfin, pour la domiciliation de votre entreprise dans un espace de coworking, vous n’avez pas à fournir un droit au bail ni un dépôt de garantie.
Domiciliation dans une pépinière de jeunes entreprises
Il faut entendre, par pépinière de jeunes entreprises, une structure d’accueil et d’accompagnement de porteurs de projets. Si vous êtes un jeune entrepreneur, alors vous pouvez vous diriger vers une pépinière de jeunes entreprises pour y domicilier votre entreprise, et ceci, quel que soit le stage d’évolution de votre projet. Votre projet d’entreprise peut être à la phase :
- Phase d’incubation ;
- Phase d’étude de marché ;
- Phase de création d’entreprise.
Enfin, il faut noter que lorsque votre entreprise est domiciliée dans une pépinière de jeunes entreprises, la durée maximum est de 48 heures.
