Dans certains pays, comme aux États-Unis, les sceaux d’entreprises tiennent encore une grande place. En revanche, dans certains pays, les entreprises se contentent des tampons ou des cachets. Mais pouvez-vous différencier réellement cachet et sceau d’entreprise ? Nous allons vous donner quelques aperçus de leurs points communs et de leurs différences. Vous allez voir que même s’il n’y a pas beaucoup de différences entre les deux outils, chacun a un rôle propre.
Sommaire :
Un tampon d’entreprise, c’est quoi ?
À la différence d’un sceau que nous allons voir plus tard, le tampon est indissociable de l’encre. Le système est le même que dans l’imprimerie traditionnelle. Ce qui signifie qu’il suffit d’avoir un objet sculpté, de le plonger dans de l’encre et de le presser contre le papier afin d’y imprimer le motif sculpté.
Les cachets traditionnels fonctionnent de la même manière. Le cachet proprement dit possède une face en caoutchouc où est sculpté le motif choisi. L’utilisateur utilise l’encreur avant de le presser contre le papier. Les cachets plus modernes sont composés de leur propre encreur, ce qui facilite grandement la tâche de l’utilisateur.
D’une manière logique, un cachet d’entreprise comporte son nom, son logo, ses contacts et de quelques autres informations qu’elle souhaite afficher. Un cachet d’entreprise n’est ni obligatoire, ni cadré par la loi. Son propriétaire est libre de choisir le design, les dimensions et les informations qu’il faut afficher. Il peut même y ajouter un slogan ou un autre message destiné à ses clients et ses différents partenaires. Pour en savoir plus à propos du tampon si vous êtes aux États-Unis, consultez l’article « Le tampon encreur pour votre entreprise aux États-Unis » sur Tremplin Entreprises.
Un sceau d’entreprise, c’est quoi ?
Un sceau est aussi appelé tampon à froid ou, en réalité un tampon, sans encre. Comme ce nom l’indique, le sceau n’est pas associé à de l’encre. En revanche, il laisse une marque en relief sur le papier, allant parfois jusqu’à le perforer légèrement. Cette marque est transparente, certes, mais elle est plus résistante et ne partira pas facilement. Néanmoins, il existe de nos jours différents sceaux qui adoptent des motifs en couleur.
Un sceau d’entreprise a généralement une forme ronde. La dimension standard est de 38 millimètres de diamètre, pouvant contenir environ 50 caractères. Néanmoins, puisque cet outil n’est pas obligatoire, chaque entreprise est libre de concevoir son sceau selon les dimensions qu’elle a choisie. Pour une entreprise, le sceau comprend généralement le nom commercial, le type d’entreprise et des informations de contact.
Il existe généralement deux types de sceaux : les sceaux à pinces et les sceaux de bureaux. Les premiers comportent des pinces. Pour l’utiliser, il suffit de mettre le papier entre les deux mâchoires et de presser les pinces avec la main. Les sceaux de bureau, en revanche, s’apparentent à de simples tampons. Ils sont de ce fait plus difficiles à utiliser.
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En quoi le tampon et le sceau sont-ils différents dans l’utilisation ?
Aux USA, les sceaux sont surtout utilisés pour les « corporations », ou en d’autres termes l’actionnariat des entreprises. Il est utilisé par les administrateurs et le conseil d’administration. On retrouve donc le sceau sur des documents de type certificats de titres ou d’actions. On les retrouve aussi sur différents documents officiels comme les PV de décisions de l’Assemblée générale ou des convocations. Notez enfin que dans certains pays anglophones comme l’Irlande, le sceau d’entreprise est un outil obligatoire. On retrouve aussi fréquemment les sceaux dans certains métiers comme le notariat.
Les tampons, en revanche, sont utilisés pour les documents officiels émis par l’entreprise dans le cadre de ses différentes activités commerciales. C’est le cas pour les factures, les courriers, les fiches de paie ou les documents internes par exemple. Le cachet est aussi utilisé pour accuser des réceptions de courriers ou pour les contrats avec des tiers. L’utilisation du tampon est de ce fait plus répandue et libre.
En dehors de l’entreprise et d’une manière non officielle, on retrouve aussi d’autres utilisations des sceaux et des tampons. On préfère aussi le sceau parce qu’il est quasi-infalsifiable.
