L’email est un outil de communication incontournable de nos jours. Que ce soit en entreprise ou pour transférer une pièce jointe, le courrier électronique reste la solution la plus fiable pour communiquer avec les collaborateurs et les clients. Toutefois, il renferme des fonctionnalités encore mal exploitées des professionnels et des particuliers. L’une d’entre elles est de mettre les destinataires en copie cachée ou non. Si vous voulez mettre à disposition un mail à un collaborateur en plus du destinataire principal, ou en masquer d’autres, cet article est pour vous. Découvrez quelle est la différence entre les champs Cc et Cci, et comment bien les utiliser dans votre email.
Sommaire :
Les champs Cc et Cci dans un email : la différence
Dans votre boîte de courrier électronique, au moment de rédiger un email, vous verrez 3 champs à remplir. Il y a :
- Le champ « A » : c’est le destinataire principal pour votre mail
- La section « Cc » : le ou les destinataires à mettre en copie
- Le champ « Cci » : le ou les destinataires à mettre en copie cachée.
Voyons maintenant la différence entre les champs Cc et Cci. Cc est l’abréviation de Copie Carbone. Ce champ permet au contact y figurant de recevoir l’email et de le tenir au courant de son contenu. Et ce, même si l’email ne lui est pas destiné directement. En guise d’exemple, si vous voulez envoyer un email ayant pour objet les ressources humaines à votre directeur, vous mettez l’adresse mail de ce dernier dans le champ « A ». Vous mettez ensuite l’adresse mail du responsable des ressources humaines dans le champ « Cc », pour qu’il puisse lire le contenu de votre message. Il peut ainsi se tenir au courant des prochaines actions entre l’expéditeur et le destinataire principal.
Les champs Cci, ou Bcc pour les services de messagerie en anglais, signifie Copie Carbone Invisible (Blind Carbon Copy pour Bcc). Il est quasi similaire à celui de Cc. La différence réside dans la confidentialité : les contacts dans ce champ sont invisibles des destinataires principaux et ceux dans le champ Cc. Comme ils sont « en copie cachée », ils peuvent voir le destinataire principal sans être détecté par ce dernier. Ils peuvent donc se tenir au courant de la prochaine action du destinataire principal et consulter le contenu des prochains messages. Et ce, sans que le destinataire principal soit au courant.
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Conseils pour bien utiliser des champs Cc et Cci dans un email
Pour rédiger et envoyer votre email aux bonnes personnes, nous vous donnons quelques astuces et conseils à suivre. Ils sont valables pour tous les services de messagerie. Que vous soyez sur Yahoo, Gmail de Google ou Outlook de Microsoft Office, vous pouvez envoyer vos emails en toute transparence à vos collègues et clients. Vous pouvez également inclure secrètement des contacts, afin de transmettre discrètement les informations qui leur seront nécessaires.
Pour ce faire, nous vous recommandons de rédiger le contenu de votre email en premier lieu. Cela vous évitera de l’envoyer par accident, en oubliant d’inclure les contacts en Cc et Cci. Cliquez sur le bouton « Nouveau message » à gauche de votre écran, et commencez à écrire le corps du mail. Ne rajoutez pas encore les adresses de vos destinataires et clients dans les champs A, Cc et Cci !
Une fois le contenu de votre message rédigé, ajoutez les fichiers joints s’il y en a. Puis, rendez-vous dans le champ « A », et commencez à entrer l’adresse mail de votre premier destinataire principal. Vérifiez bien l’adresse avant de passer au deuxième destinataire s’il y en a. Rappelez-vous : les destinataires principaux sont les personnes à qui l’email est destiné.
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Quand utiliser les champs Cc et Cci ?
Dans le champ « Cc », entrez les potentiels contacts qui, selon vous, doivent être au courant des échanges. Les destinataires principaux peuvent les voir, et les considèreront comme vos collaborateurs ou comme « témoins ». Par exemple, vous pouvez envoyer un email avec une facture à vos clients en tant que responsable commercial. En ajoutant le service comptabilité dans le champ Cc, vous tenez ce dernier au courant des prochains échanges entre vous et ledit client.
Dans le champ « Cci », tapez l’adresse mail des contacts devant être au courant secrètement du contenu du message. En général, ce sont les gérants, les directeurs commerciaux ou les chefs de département. Ces derniers peuvent se mettre à jour des prochains échanges, sans être repérés par les destinataires principaux. Le champ « Cci » sert également à l’envoi des mails commerciaux et newsletters. Comme ça, les destinataires ne pourront pas voir et enregistrer les adresses mail de leurs potentiels concurrents.
Si vous ne voulez pas envoyer des dizaines de fois un même email à vos collaborateurs et clients, utilisez le champ Cci. Grâce à cette astuce, vous gagnerez du temps et en productivité. Dans un seul email, mettez tous vos contacts en Cci et cliquez sur Envoyer. Ces derniers ne verront pas les autres contacts et croiront que le mail leur est destiné personnellement.
Les erreurs à ne pas faire
Maintenant que vous savez la différence entre Cc et Cci, utilisez-les à bon escient. Vérifiez bien les adresses mail dans chaque champ : ceux qui doivent être en copie cachée Cci et ceux qui sont là juste pour information en Cc.
Si vous êtes le destinataire principal, adoptez des réflexes professionnels. Évitez à tout prix d’utiliser l’option « Répondre à Tous » sans avoir lu le contenu et mesuré le niveau de confidentialité de l’email. Rappelez-vous : il se pourrait qu’il y ait des contacts « cachés » dans le courrier électronique en question. Si vous voulez rendre votre réponse privée, pensez à cliquer sur « Répondre ». Comme ça, les contacts dans le champ Cci ne verront plus les prochains échanges entre vous et votre interlocuteur.
Dans le cas où vous souhaitez une continuité de transmission, optez pour le bouton « Répondre à tous ». Cette option est idéale pour les éventuels mails de compte-rendu, de rapport de vente ou de messages à caractère public.
Voilà, maintenant, les Cc et Cci n’ont plus aucun secret pour vous ! Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur ces deux champs, regardez la vidéo suivante.
