À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques et de passer ensuite à la facturation électronique. Bien que la dématérialisation des factures ou la facturation électronique puisse perçue comme une obligation, elle présente une multitude d’avantages pour les entreprises. Celles-ci peuvent faire de ce changement une opportunité précieuse. Voici 5 bonnes raisons de mettre en place un système performant de gestion numérique des factures dans votre entreprise.
Sommaire :
Gain de temps significatif
La gestion des factures électroniques implique un effort administratif minimal en raison des processus électroniques immédiats. Ceci vous fait gagner du temps, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur d’autres tâches.
En effet, la recherche d’une facture spécifique dans une salle d’archives d’une densité de 20 000 pages par m2 est sans doute une tâche épuisante.
La dématérialisation des factures vous épargne d’un tel effort physique et vous fait gagner en temps.
Le système de gestion numérique des documents comptables diminue la dépendance des factures physiques.
Génération, diffusion, réception, manipulation et stockage sont autant de facilités offertes par la digitalisation du système de facturation de votre entreprise. Le destinataire peut instantanément accéder à ses factures et les examiner, ce qui lui permet d’effectuer rapidement le paiement et peut même d’ailleurs les automatiser.
Réduction de coût considérable
L’un des principaux avantages de la facture électronique est la réduction des coûts de traitement des factures. Les factures papier nécessitent une quantité importante de ressources humaines et matérielles, notamment pour leur impression, leur envoi, leur réception et leur traitement manuel.
De plus, la gestion des factures papier engendre de nombreuses dépenses. Pourtant, toutes ces dépenses peuvent être éliminées ou réduites de manière significative par la mise sur pied d’une solution de facturation électronique.
Dans les faits, la facture électronique est traitée automatiquement par des logiciels spécialisés. Cela permet de réduire les coûts de traitement et d’accélérer le processus de facturation.
Selon certaines sources, la facturation électronique pourrait faire économiser au minimum 4,5 milliards d’euros aux entreprises françaises.
Les entreprises qui ont mis en place un système numérique de traitement des factures ont constaté une diminution de 12 % des retards de paiement. Vous pouvez faire appel à un professionnel pour digitaliser le service de facturation de votre entreprise.
La dématérialisation de facture avec Kolecto est une solution qui combine technologie numérique et intervention humaine pour rendre la gestion financière plus facile, plus sûre et plus efficace. Elle est idéale pour les petites et moyennes entreprises (PME), y compris les très petites entreprises (TPE).
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Sécurité accrue
Les factures électroniques semblent plus sécurisées que les factures papier. Elles sont généralement transmises via des systèmes électroniques sécurisés, ce qui réduit le risque de fraude, de perte, de vol, de détérioration des documents et de falsification. De plus, ces systèmes utilisent des protocoles de sécurité renforcée pour les protéger, notamment des protocoles de cryptage, des mots de passe, les niveaux d’accès restreints, etc.
Ces mesures de sécurité renforcées constituent à elles seules une garantie. Cela constitue d’ailleurs une preuve que les factures ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées. Il en est de même pour les informations confidentielles. Le rapport annuel sur la sécurité des données de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) souligne que la facturation électronique est une mesure cruciale pour améliorer la protection des données financières des sociétés.
Respect de l’environnement
Les entreprises qui adoptent la facture électronique contribuent à la préservation de l’environnement. Il s’agit pour elle de réduire leur empreinte carbone au quotidien.
En réalité, l’utilisation de factures électroniques réduit la consommation de papier, d’encre et d’autres matières premières.
Ceci impacte fortement sur l’environnement. En dématérialisant les factures, l’industrie de la papeterie et les entreprises en général réduisent leur empreinte écologique ou carbone.
Cette action concrète en faveur de l’environnement lutte également contre la déforestation. Selon l’ADEME, environ 40 % de la déforestation mondiale serait directement liée à la production du papier. Outre la production et le transport du papier, ainsi que l’impression et la livraison des factures, il faut également tenir compte des émissions de gaz à effet de serre qui sont, elles aussi, réduites.
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Conformité légale
En France, les factures électroniques émises par les entreprises sont conformes aux exigences fiscales et légales en vigueur. Les obligations légales liées au traitement électronique des factures ou à la dématérialisation fiscale concernent toutes les personnes physiques assujetties à la réception des factures.
Cette dématérialisation est adossée à la loi de finance n°2019-1479 du 28 décembre 2019 pour 2020, elle-même conforme aux directives européennes 2014/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans les marchés publics.
Il est donc logique que les entreprises privées et publiques adoptent la pratique de l’émission de factures sous forme numérique à partir de 2021. Depuis le 1er janvier 2020, l’article 153 de la loi de finances française a été modifié pour tenir compte de la transformation numérique des entreprises. Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront dématérialiser leurs factures entre 2023 et 2025.
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Amélioration de l’efficacité
La facture électronique permet également d’améliorer l’efficacité de l’entreprise. Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement que les factures papier. Cela permet à l’entreprise d’accélérer le processus de facturation et de paiement. Les factures électroniques peuvent également s’intégrer facilement dans les systèmes de gestion de l’entreprise. Cela réduit le temps et les coûts associés à la saisie manuelle des données.
Dématérialisation des factures : quelles sont les conditions de validité d’une facture électronique ?
Pour que la facture électronique soit valide et conforme aux règles fiscales, il est essentiel de remplir trois principales exigences. Ces dernières sont développées ci-dessous.
Accord préalable du client
Avant d’émettre une facture électronique, l’entreprise doit obtenir l’accord préalable de son client. Cet accord peut s’obtenir de manière expresse ou tacite. Mais il doit être clairement documenté, afin de prouver que le client a accepté de recevoir une facture électronique. L’accord préalable peut s’obtenir sous forme de signature électronique, de consentement écrit ou d’une simple confirmation par e-mail.
Garantie de l’intégrité et de l’authenticité des données
La facture électronique doit garantir l’intégrité et l’authenticité des données. Pour cela, elle doit être protégée contre toute modification ou altération non autorisée. De plus, pour garantir l’authenticité des données, la facture électronique doit avoir un certificat électronique qui garantit l’identité de l’émetteur et l’intégrité des données de la facture.
Conservation de la facture électronique
L’entreprise doit conserver la facture électronique pendant une période minimale de six ans. La facture électronique doit être conservée dans son format électronique d’origine. Elle doit être facilement accessible et consultable en cas de besoin. L’entreprise doit également garantir la protection et la sécurité des données contenues dans la facture électronique. Elle doit aussi s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
