Une entreprise utilise un logiciel de facturation en ligne pour la gestion de ses données et la délivrance des factures. Cependant, nombreux sont les outils qui peuvent être utilisés à cet effet comme Word, Excel, par exemple. Ce sont tous des logiciels qui s’exécutent sous Windows. Si vous voulez créer votre propre logiciel de facturation, il est possible de le faire en utilisant Access qui est un outil qui compose Microsoft Office. Pour ce faire, il faut suivre scrupuleusement quelques étapes et consignes. Alors, comment procéder pour la création d’un logiciel de facturation avec Access ?
Sommaire :
Gérer sa facturation avec Access : le tutoriel vidéo complet !
Étape à suivre pour la création du logiciel de facturation avec Access
La création d’un logiciel de facturation avec Access se fait avec les étapes suivantes :
- Création des tables ;
- Création de relation entre tables ;
- Création des formulaires ;
- Création d’état pour la visualisation ;
- Création de la page d’accueil du logiciel.
Création des tables avec Access
Pour commencer le travail, il faut créer un fichier où vont être implémentées toutes les configurations :
- Cliquer sur « base de données vide » ;
- Renommer le fichier en donnant le nom du logiciel que vous allez créer ;
- Sauvegarder le fichier de base de votre logiciel là où vous voulez.
Par la suite, la création de plusieurs tables doit être faite pour le stockage des données de votre entreprise :
- Une table Clients pour le stockage des informations sur les clients ;
- Une table Factures pour stocker les en-têtes de factures de votre entreprise ;
- Une table Détails de la Facture pour stocker les données concernant les éléments qui composent les factures ;
- Une table Tarif pour le stockage de données sur les tarifs.
On va prendre comme exemple la création d’une table Clients :
- Sous Access, faire un clic droit sur l’onglet Table1 que l’outil a créé par défaut ;
- Access va vous demander le nom de la table, vous pouvez mettre « table Clients » ;
- Dans la table qui vient d’être créée, vous pouvez mettre les champs qui comprennent les coordonnées de vos futurs clients.
VOIR AUSSI : Logiciel de facturation gratuit pour auto entrepreneur : 13 outils de factures simples
Modification ou création de relation entre les tables créées sur Access
Après avoir créé les tables qui vont servir pour la création de votre logiciel de facture, il faut mettre des relations entre elles. Pour la visualisation et la modification des relations entre tables, voici comment il faut procéder :
- Cliquez sur l’onglet Outils de base de données d’Access ;
- Cliquez sur Relations puis sur Afficher les relations ;
- Les 4 tables récemment créées vont apparaître ;
- Cliquez sur les relations entre les tables pour que la case Mettre à jour puisse être cochée.
Dans le contexte d’une création de logiciels de facturation, les relations entre les tables indiquent qu’un client peut avoir plusieurs factures ou encore qu’une facture peut contenir un grand nombre d’éléments (nombres d’articles, type de prestation). Ainsi, la table Factures va être en relation avec la table Tarifs vu qu’elle va utiliser les champs tarifs et prix.
Création d’une facture à l’aide des formulaires sur Access
Pour la création de formulaire, pour la saisie des informations des clients ou un formulaire pour entrer les tarifs ou prix des produit, il faut utiliser des formulaires et sous-formulaires avec Access.
On va prendre comme exemple la création de formulaire pour la saisie des données sur les tarifs :
- Dans le volet de navigation d’Access, cliquez sur la table Tarifs ;
- Arriver sur Assistant Formulaire, cliquez sur Désignation et Prix unitaire puis sur suivant ;
- Access va vous demander de donner un nom à votre formulaire.
Pour la création du formulaire Clients ou du formulaire Factures, il faut procéder comme avec la création du formulaire Tarifs.
VOIR AUSSI : 6 conseils pour choisir un logiciel de facturation
Visualisation des factures avec la création d’un état
Pour pouvoir visualiser les factures, il faut :
- Créer l’état de Factures, de Clients, de Tarifs,…
- Mettre les formules adéquates pour le calcul des totaux ;
- Créer un bouton pour l’affichage de la facture sur le formulaire correspondant.
Modélisation de la page d’accueil du logiciel de facturation
Avec Access, la conception de la page d’accueil du logiciel de facturation passe par :
- Création d’un formulaire pour l’accueil ;
- Bouton d’accueil pour la navigation entre différentes factures.
Access est un outil efficace pour la création d’un logiciel de facturation. La gestion des données est facile avec cet outil de Microsoft. Toute entreprise souhaitant optimiser son système de facturation peut de ce fait l’utiliser sans difficulté.
Notez cependant que l’utilisation d’Accès demande certaines compétences et n’est pas facilement utilisable par tout le monde sans avoir une bonne formation. L’idéal pour simplifier vos process reste d’utiliser un logiciel de gestion commerciale complet comme kwixeo qui intègre des outils CRM, et ERP pour gérer votre clients, les devis, les factures et le marketing de votre entreprise dans un outil unique.
