Vous avez décidé de mettre en place un intranet pour votre entreprise ? Il s’agit d’un excellent projet qui peut vous conférer de nombreux avantages s’il est bien déroulé. Toutefois, il y a pas mal de questions à se poser au moment de la création. Celles-ci sont d’ailleurs le plus souvent liées aux fonctionnalités de l’intranet. Il faut dire que certaines sont indispensables tandis que d’autres sont facultatives. Alors, quelles sont les fonctions à privilégier ?
Création d’un intranet : annuaires et profils utilisateurs
L’une des fonctionnalités indispensables lors de la création d’un intranet concerne l’annuaire référent des utilisateurs. En fonction de leurs services ou leurs rôles, ces derniers peuvent accéder à des fonctions ou des contenus adaptés à leurs besoins. De même, ils peuvent être limités à l’accès à certaines données. L’annuaire référent peut aussi contenir les informations utiles à la présentation des profils ainsi que des données plus personnelles. Nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste du domaine comme Intranet Inside afin de bénéficier d’un accompagnement de qualité.
Assurer l’authentification et la sécurité
Étant donné que l’intranet comprend des informations et des contenus internes confidentiels, il ne faut aucunement négliger la sécurité des accès. À cet effet, un dispositif avec chiffrement des mots de passe est indispensable. Celui-ci doit s’accompagner d’une politique de gestion et tests de mots de passe à haute sécurité. On peut aussi envisager l’ajout d’une solution d’authentification double facteur.
D’autre part, il est important que les fonctions « se souvenir de moi » ou « mot de passe oublié » soient soignées. Et pour cause, elles constituent la porte d’entrée de la solution intranet.
Le module « annuaire-trombinoscope »
Il s’agit, avec les actualités, de l’une des meilleures fonctionnalités de l’intranet. Il se base évidemment sur l’annuaire référent, mais se complète grâce aux informations liées à la présentation du profil des utilisateurs.
Des options de recherche sur la base des données de l’annuaire peuvent être proposées : fonctions, services, directions…
Les outils de travail collaboratif
Un intranet moderne se doit également d’intégrer des briques de plateforme collaborative. L’objectif est que les salariées de l’entreprise puissent échanger et collaborer à plusieurs sur des documents partagés. De même que les fonctions d’envoi de notifications ou de messages via l’intranet ainsi que la mise en place de messageries internes. Un véritable réseau social à l’échelle d’une entreprise !
⚙️ Notez qu’un Intranet n’a pas pour objectif de remplacer un CRM, un système ERP ou un logiciel de paie, mais certaines intégrations sont possibles pour obtenir un outil centralisé de gestion d’entreprise.
La gestion des contenus sur l’intranet
Elle représente la base d’une solution intranet. Sa mise en place est plus axée vers le paramétrage plutôt que les développements spécifiques. Par conséquent, elle ne risque pas d’alourdir votre budget.
En fonction des besoins, les fonctionnalités embarquent souvent par défaut un flux de validation. Ce workflow permet d’administrer les contenus à plusieurs niveaux, et ce, quelle que soit leur nature : articles, images, vidéos, brèves…
Actualités par thématiques ou par catégories
Ce module s’appuie globalement sur la gestion des contenus. Il peut se présenter sous plusieurs mises en forme en fonction des besoins éditoriaux prévus. Les tags de type « mots clefs » sont souvent utilisés en appui afin d’optimiser la navigation transversale sur des thématiques précises. Ce qui nous rappelle d’ailleurs les billets de blogs.
Le module consacré aux actualités se sert en général des fonctions classiques de gestion éditoriale, tout comme un site web type CMS.
La gestion des documents dans l’intranet entreprise
Également appelée « documenthéque », elle constitue le portail de gestion électronique des documents. On y trouve ainsi différents types d’extensions de fichiers : pdf, pptx, docx, xlsx… avec une indexation conforme à l’organisation de l’entreprise. Les documents peuvent donc être classés par thème, par nature, par collection, etc. Ils sont plus faciles à retrouver avec les attributs/métadonnées. En ce sens, ElasticSeach est un moteur de recherche puissant très utilisé par les entreprises pour ce type de recherche.
La gestion des fichiers médias
On compte également parmi les fonctions à privilégier lors de la création d’un intranet la médiathèque. Celle-ci comprend un panel d’options très similaires à celles de la gestion des documents. Toutefois, ici, ce sont les fichiers de type photos, images, vidéos (jgp, mpeg, png, etc.) qui sont pris en compte.
Chaque fichier dispose d’un attribut et de caractéristiques d’affichage qui lui sont propres. De même, vous aurez droit à plusieurs options d’affichage pour les images. Pour les vidéos, un affichage et une lecture au niveau des plateformes de streaming comme Daily Motion, YouTube ou Vimeo sont possibles. Enfin, ce module médiathèque peut servir de complément au « centre documentaire » de la solution intranet.
Le moteur de recherche
La recherche plein texte n’est pas toujours une nécessité sur un site web. Mais, sur une application intranet, elle est incontournable. Le moteur se chargera de fouiller toutes les informations regroupées dans la base de données ainsi que le cœur des documents. Avec des versions puissantes comme ElasticSearch, il vous sera possible de paramétrer les champs qui figurent dans l’index qui sert de calcul des résultats.
Pour une ergonomie d’utilisation ainsi qu’une grande flexibilité, nous vous recommandons les moteurs qui proposent le « facetting search ». Ceux-ci disposent de filtres à facettes grâce auxquels vous pourrez filtrer un premier niveau de résultats. Enfin, il convient de noter que le déploiement de certains outils puissants comme ElasticSeach peuvent nécessiter un hébergement spécifique.
Intranet : l’espace RH
Par nature, les outils de type intranet s’adressent aux salariés d’une même entreprise. Par conséquent, ils sont orientés vers la communication en interne, mais aussi vers les ressources humaines. D’ailleurs, il n’est pas rare de voir des directions RH très impliquées dans les projets de ce genre.
En plus des formations RH, des accès aux comités d’entreprise, de la gestion des congés payés, cet espace peut aussi comporter des offres d’emploi. Le but est de faciliter la mobilité interne tout en privilégiant les personnels en poste. Et donc, le module « offres d’emploi » va permettre de poster en priorité sur l’intranet les offres sur une certaine durée. Par la suite, elles pourront être diffusées sur le site web de l’entreprise ou les sites tiers.
Les champs qui composent les modules d’emplois sont notamment le descriptif poste, le type de contrat, les exigences, etc. Il peut parfois être utile de mettre en place un flux de validation de la publication de l’offre.
Vous connaissez à présent les fonctions à privilégier dans la création de votre solution intranet. Il existe d’autres fonctionnalités spécifiques pouvant également être utiles : catalogue des informations, le mode multi-langues, l’intégration d’applications… Faites appel à un concepteur de solutions intranet fiable pour mieux définir les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise.
