Un logiciel de comptabilité est un programme informatique qui permet une gestion automatique des tâches comptables (ainsi que certaines tâches financières et fiscales). C’est donc un outil d’aide à la gestion d’entreprise. Les solutions de comptabilité automatisée sont très nombreuses aujourd’hui, chacune proposant des options et fonctionnalités différentes. Choisir un logiciel de comptabilité peut donc s’avérer difficile, surtout si vous souhaitez trouver un logiciel comptable qui convient à vos besoins, mais aussi à vos contraintes (financières par exemple). Heureusement, nous avons la solution pour vous. Voici 4 conseils et astuces précieux pour bien choisir son logiciel de comptabilité.
Sommaire :
1. Faire préalablement un inventaire de votre situation
La comptabilité est une tâche incontournable de la gestion d’entreprise. Avant de songer à se doter d’un logiciel de comptabilité, il est conseillé de se poser les bonnes questions. Les réponses devraient permettre d’effectuer un choix optimal et éclairé du logiciel de comptabilité recherché. Voici quelques questions à vous poser :
- Quel est votre secteur d’activité ? Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Quel budget avez-vous prévu pour vous doter d’un logiciel comptable ?
- Quelle est votre préférence (que recherchez-vous particulièrement sur un logiciel de comptabilité ?) ?
- Voulez-vous une solution standardisée ou une solution spécialisée ?
- Quels autres besoins sont à prendre en compte pour le choix du logiciel ?
- Combien de personnes pourront utiliser le logiciel ?
2. Tenir compte de la taille de l’entreprise et du type d’activité qu’elle mène
S’agissant de la taille de l’entreprise, les logiciels de comptabilité sont adaptés aux trois catégories d’entreprises suivantes :
- Les grandes entreprises : les logiciels de comptabilité adaptés aux grandes entreprises requièrent certains développements. Ils couvrent les besoins particuliers et sont rattachés à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise elle-même.
- Les PME (Petites et Moyennes Entreprises) : pour elles, le logiciel comptable doit prendre en compte les déclarations fiscales (TVA) entre autres fonctionnalités. Ils sont généralement assez standardisés et permettent la gestion de l’ensemble du processus comptable.
- Les TPE (Très Petites Entreprises) : les logiciels ou applications de comptabilité adaptés aux TPE permettent d’effectuer des devis et factures. À noter déjà que les TPE n’ont pas vraiment une comptabilité très dense et font souvent recours à un expert-comptable.
S’agissant du type d’activité menée par l’entreprise, les logiciels de comptabilité sont également adaptés aux :
- Entreprises de négoce : il s’agit ici d’un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale. Il permet à l’entreprise de gérer l’intégralité du processus commercial, notamment les devis, facturation, recouvrement et gestion des impayés, etc.
- Entreprises de production : dans ce cas, il s’agit d’un logiciel de comptabilité et gestion de la production regroupée. En plus de la comptabilité, le logiciel gère l’ensemble du processus de production.
- Entreprises artisanales : il s’agit ici d’un logiciel de comptabilité et de gestion spécialisé. Il propose des fonctionnalités adaptées et spécifiques pour les métiers de l’entreprise. Il s’agit par exemple des métiers / entreprises de maçonnerie, de plomberie, de terrassement, etc.
3. Recenser vos besoins supplémentaires
Les besoins supplémentaires sont ceux rattachés à la gestion des ressources humaines. Il s’agit notamment du calcul de la paie, de la gestion des immobilisations, établir le bilan comptable ou de tout autre besoin lié à l’activité de l’entreprise. Il est possible de choisir un logiciel de comptabilité qui tient compte de ces besoins-là. Ceux-ci sont généralement pris en charge par des fonctionnalités supplémentaires des logiciels de compta, encore appelées modules additionnels. On distingue trois types de modules.
- Module d’édition de tableaux de bord : suivi de l’activité de l’entreprise à travers des données comptables enregistrées dans le logiciel. Les données en question peuvent être des dépenses et recettes, des dettes et créances, etc.
- Module de gestion des immobilisations : gestion de parc d’immobilisations avec calcul des amortissements, enregistrement des dotations, détermination des plus ou moins-values.
- Module de gestion de la paie : établissement des bulletins de paie, calcul des charges sociales et éventuellement rédaction des contrats de travail.
En plus du choix de ces modules, il faut s’assurer de choisir un logiciel pour sa comptabilité qui soit simple à utiliser et qui permet de gagner du temps tout en étant efficace.
4. Comparer les offres des éditeurs de logiciel de comptabilité
De nombreux éditeurs proposent des logiciels comptables, mais tous ces logiciels ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et ne coûtent pas le même prix. Il est donc capital de comparer les offres des éditeurs et de choisir l’offre ou le logiciel qui vous permet de profiter des fonctionnalités dont vous avez besoin à un coût que vous pouvez supporter.
Il faudra effectuer un choix entre :
- Une solution standard (avec peu de fonctionnalités, mais pratique pour toute activité) et une solution spécialisée (spécifique à un type d’activité en particulier).
- Un logiciel en mode Acquision (téléchargeable sur le serveur de l’entreprise) ou un logiciel en mode SaaS (accessible en ligne via internet uniquement).
Enfin, notez que vous pouvez également vous faire aider par un comparateur de logiciels de comptabilité. Il comparera donc pour vous les offres / fonctionnalités et prix de plusieurs solutions de comptabilité automatisée et vous laissera le choix.
