La communication est l’un des atouts essentiels dans une société. Avoir une bonne communication facilite les rapports entre membres d’une communauté ; l’entreprise n’en fait pas exception. En entreprise, il est important, voire indispensable, d’avoir une communication fluide, afin que chacun puisse facilement s’y reconnaitre. Alors quelles sont les méthodes à connaitre en entreprise pour bien communiquer ? Qu’elle soit écrite ou orale, la communication en entreprise doit se faire de façon efficiente. Voici les méthodes à connaitre en entreprise pour réussir votre communication orale et écrite.
Sommaire :
Communication écrite en entreprise : 3 méthodes pour bien communiquer
On désigne par méthode de communication ou technique de communication les astuces utilisées pour facilement et efficacement transmettre un message. Pour bien maitriser les techniques de communication, il est parfois recommandé de suivre une formation à la communication orale et écrite. Toutefois, voici quelques méthodes clés à maitriser pour effectuer une bonne communication écrite en entreprise.
Bien choisir le canal
Le canal désigne en communication la voie ou le chemin employé pour diffuser votre message. Pour réussir votre communication, il est important de bien choisir votre canal, c’est-à-dire le chemin que vous souhaitez utiliser pour vous adresser à votre interlocuteur.
Pour bien choisir votre canal, vous devez vous référer à deux éléments : votre objectif et le profil de votre destinataire.
Pour déterminer votre objectif, vous devez vous poser la question de ce que vous recherchez derrière votre message. Tandis que pour le profil de votre destinataire, vous devez savoir à qui vous vous adressez. Sur ce dernier point, il sera important de distinguer selon que votre cible est un senior ou juvénile. Les seniors sont généralement habitués aux courriers postaux et courriels personnalisés. Tandis que les juvéniles seront plus sensibles aux messages via les réseaux sociaux ou les sites Web.
Veiller à la cohérence entre le discours et le vocabulaire
Vous devez vous exprimer selon le contexte pour bien être compris en entreprise. Le discours et le vocabulaire utilisés doivent être adaptés à la situation, mais surtout ils doivent être cohérents l’un envers l’autre. C’est une astuce qui marche d’ailleurs très bien, autant en communication écrite que verbale et pour divers types de communication, qu’il s’agisse d’une communication de crise, d’information, etc.
Qu’il s’agisse d’une communication écrite ou orale / verbale, il est toujours important de concilier type de discours et vocabulaire.
Pour bien communiquer, il faut adapter votre vocabulaire à votre discours. Le type de discours va varier selon l’interlocuteur en face de qui vous êtes. Si vous êtes en réunions formelles avec vos collègues et homologues, vous devez employer un discours soutenu, ponctué de professionnalisme absolu.
Par contre si vous vous adressez aux membres de votre équipe dont vous êtes le responsable, vous devrez employer un discours ou langage moins formaliste et plus ouvert. Le but ici est de créer une synergie dans laquelle chacun se sentirait libre de s’exprimer. Aussi, votre vocabulaire relèvera davantage du langage courant.
Accorder du soin aux écrits
Pour bien communiquer, il faut bien écrire. En entreprise surtout, si vous voulez être lu et compris, vous devez bien écrire. Bien écrire revient à soigner son écriture, ou encore choisir soigneusement son écrit. Il est donc important d’utiliser une écriture lisible, aérée, agréable dans la forme des lettres. Il faut surtout employer des termes qui évoquent des idées précises, concises et sans équivoque ; ceci pour faciliter la lecture et la bonne compréhension de votre message.
Si votre message est manuscrit, vous devez soigner votre main d’écriture, afin de permettre à votre interlocuteur de vous lire facilement et de comprendre sans trop de tracasseries. Formulez bien les lettres et évitez les extravagances (les « f, j, l, p, q » trop longs, des ronds à la place du point sur le « i », etc.).
Si par contre vous saisissez votre message sur une machine, il est important de choisir la bonne police. En effet, le choix des caractères est déterminant pour la lecture facile de votre message. À cet effet, privilégiez les polices par défaut ou des polices un peu aérées (Arial, Bookman Old Style, Century, etc.). En somme, l’idéal serait de vous lire sans avoir à foncer des yeux.
Enfin, pensez également à la taille de la police, ni trop grande, ni trop petite ; pensez à différencier la taille des titres de celle des paragraphes. Évitez les messages trop longs, ou trop courts. Soyez objectifs et dites l’essentiel pour rapidement saisir l’attention du lecteur, sans avoir à lui faire perdre du temps.
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Communication orale en entreprise : 4 méthodes à adopter pour réussir
La communication orale ou verbale doit être directe, interactive et rapide. À la différence de la communication écrite, la communication verbale exige une certaine proximité physique entre le locuteur et son interlocuteur. C’est là une condition de sa réalisation. La communication orale est beaucoup plus riche. En effet, au-delà de la locution, il y a la voix, la posture, les attitudes et gestes des interlocuteurs qui participent à la transmission du message.
En entreprise, la communication orale représente plus de 80 % du type communication employé. Il est donc important de savoir s’y prendre afin d’en faire un atout et non un obstacle au travail d’équipe. Pour que votre communication orale soit un succès, vous devez adopter les méthodes de communication suivantes :
Pratiquer l’écoute active
L’écoute active est une qualité essentielle de toute personne qui a une bonne allocution. Si vous voulez bien vous exprimer en public, vous devez avant cela apprendre à écouter.
Écouter activement revient à accorder du temps de parole à votre interlocuteur. Ça veut dire écouter attentivement sans interrompre celui qui a la parole. En accordant du temps de parole à votre interlocuteur, vous réalisez deux objectifs.
Le premier est que vous parvenez à bien cerner votre interlocuteur. Il ne s’agit pas de seulement comprendre ce qu’il dit, mais aussi de cerner sa personnalité, ses motivations et convictions. Vous parvenez à discerner sous-entendus et non-dits. Vous prenez le temps de bien observer ses prises de parole, et sa communication non verbale.
Le second objectif est que vous préparez votre argumentaire, votre réponse tenant compte de tout ce que vous observez et apprenez chez votre interlocuteur. De cette façon, vous pouvez décider d’esquiver un conflit à naitre, ou alors de répondre plus objectivement au problème central qui est posé.
Questionner
Le questionnement est également une technique très efficace en communication. Elle consiste à interroger votre interlocuteur sur ce qu’il a dit. Dans la pratique, vous pouvez poser des questions pour bien comprendre des aspects qui vous auraient peut-être échappé durant sa prise de parole.
Mais le questionnement peut aussi vous permettre de contourner une question qui vous a été posée et à laquelle vous ne pouvez pas répondre objectivement. Vous gagnez ainsi du temps tout en démontrant à votre interlocuteur votre intérêt pour ce qu’il a dit.
Il existe plusieurs types de questions que vous pouvez poser, à savoir les questions :
- Interrogatives
- Orientées
- Motivantes
- Ouvertes
- De diversion
- Suggestives
- Fermées
- Provocantes
- De contrôle
- Alternatives
Reformuler
La reformulation est une technique de communication qui vous permet de vous rassurer d’avoir parfaitement compris le message de votre interlocuteur. La reformulation signifie, comme son nom l’indique, le fait de reprendre le message de votre interlocuteur par vos propres mots. Elle permet de mettre en vue les éventuelles incompréhensions, et d’obtenir à terme une synergie parfaite entre ce qui a été dit et ce qui a été compris.
Il existe trois techniques de reformulation, à savoir :
- Reprendre la phrase de votre interlocuteur, en utilisant des termes synonymes à ceux qu’il a employés dans sa phrase ;
- Reprendre tout simplement les derniers mots de la phrase de votre interlocuteur ;
- Reprendre en résumant le message de votre interlocuteur. Vous pourrez utiliser les formules telles que « vous voulez dire que … ; si j’ai bien compris …, etc.).
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Pratiquer la communication non violente (CNV)
La communication non violente est une technique de communication développée par Marshall Rosenberg. Elle consiste à mettre de l’empathie dans la conversation. C’est une méthode de communication orale qui est parfaite pour la communication interne en entreprise, car elle permet d’éviter les conflits entre les membres d’une même équipe de travail.
Si vous faites le choix de la communication non violente (CNV), vous faites le choix d’une communication altruiste, excluant toute position ou tout propos belliqueux. La communication non violente a des principes fondamentaux, à savoir :
- L’observation de la situation sans apporter de jugements sur les autres
- L’expression de son ressenti personnel
- La formulation de ses attentes à l’égard de l’autre
- L’expression de ses propres besoins
Cette méthode de communication consiste donc à considérer l’opinion de l’autre dans la conversation, sans avoir à faire prévaloir son opinion personnelle sur celui de l’autre. Une attitude qui serait sans doute une source de conflit.
