La gestion de projet est une phase essentielle, car elle vous donne la possibilité de planifier et d’exécuter les différents projets que vous avez établis. Elle est aussi importante pour les petites que pour les grandes entreprises. De leur côté, les gestionnaires de projet ont la responsabilité d’assurer que chaque phase du projet soit réalisée et achevée dans les délais définis. En ce sens, la plupart créent ce qu’on appelle une fiche de projet qui comprendra toutes les informations relatives au projet lui-même. Toutefois, celle-ci doit être adaptée aux spécificités des différents projets ainsi qu’aux besoins des managers.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet
La gestion d’un projet sous-entend la réalisation d’un bon nombre de jalons, avec un contrôle et un suivi du respect des délais. Pour mieux adapter votre fiche projet, nous vous recommandons de recourir à l’utilisation d’un outil dédié qui facilitera amplement le travail de gestion de projet.
En général, l’outil de gestion de projet permet une automatisation des jalons de sauvegarde et de gestion de temps. On peut citer par exemple les systèmes de gestion de versions ou encore les systèmes de gestion de configuration dont le rôle est d’enregistrer différents états d’un projet.
La planification des jalons constitue une partie importante également gérée par les outils dédiés. De même, ceux-ci vous permettront de savoir comment optimiser la gestion de votre équipe et définir les différentes jalons à effectuer. En résumé, le logiciel de gestion de projet vous confère les avantages suivants :
- une meilleure organisation,
- une bonne répartition des jalons,
- une bonne communication,
- un suivi en temps réel de l’avancement du projet,
- un réajustement des moyens et des délais si nécessaire,
- une estimation de la rentabilité et des analyses.
Par conséquent, son utilisation vous aidera à mieux adapter votre fiche de projet à vos besoins et aux caractéristiques de celui-ci. Vous devrez tout de même le choisir avec le plus grand soin, car tous les outils dédiés ne se valent pas. En effet, certains proposent plus de fonctionnalités que d’autres.
Une définition claire des objectifs du projet
Il vous sera impossible de mieux adapter vos fiches projet si vous n’avez pas clairement défini les objectifs du projet. En réalité, les objectifs sont le point de départ ainsi que la structure de tous les projets d’entreprise. Qu’ils portent sur la communication, le marketing, les ventes, la relation client, ils conditionnent tous les éléments du projet. C’est grâce aux objectifs que vous connaîtrez l’aboutissement de ce dernier. C’est la raison pour laquelle vous devez les définir correctement avant de passer aux prochaines étapes.
Nous vous conseillons d’utiliser la méthode SMART pour déterminer clairement vos objectifs. Celle-ci nous apprend qu’un objectif doit être :
- Spécifique,
- Mesurable,
- Acceptable,
- Réaliste,
- Temporellement défini.
Une fois que vous aurez franchi cette étape, vous parviendrez à poser les premières bases de votre fiche projet.
Identifier les jalons à accomplir
En dehors des objectifs, les projets se distinguent également par les jalons qu’ils impliquent. L’idée est de se demander quelles sont les actions qui vous aideront à atteindre les objectifs définis précédemment ? Pour répondre à cela, commencez par découper votre projet en plusieurs étapes, chacune étant accompagnée d’un résultat à atteindre. Par la suite, définissez pour chaque phase du projet les jalons qui le composeront. À chaque tâche, il faudra prendre le soin de préciser sa nature, les collaborateurs devant intervenir ainsi que les ressources nécessaires.
Le fait d’identifier les jalons vous permettra d’anticiper et d’identifier l’ensemble des aspects de votre projet avant de débuter son organisation. Cela vous sera évidemment utile pour adapter vos fiches projet.
L’organisation des jalons et des ressources
Pour bien adapter vos fiches projet, il faut aussi que vous organisiez les jalons et les ressources de manière optimale. L’organisation doit se faire de la manière la plus efficace et logique qui soit. Pour garantir le bon déroulement du projet, il est impératif que les jalons se succèdent selon un enchaînement logique. À titre d’exemple, il y a des jalons qui requièrent la réalisation en amont d’autres jalons afin de pouvoir être réalisées. C’est la raison pour laquelle vous devez créer un enchaînement dans l’ordre.
Il s’agit d’une étape incontournable, car elle va conditionner les performances des différents intervenants. Pensez à répartir les différentes ressources en fonction des jalons à réaliser. Pour ce faire, le budget prévisionnel doit être bien défini en amont. Enfin, le degré d’implication de chaque collaborateur est également important.
Ainsi, pour mieux adapter vos fiches projet, vous devez tenir compte des spécificités de chaque projet. N’hésitez pas à vous aider d’un logiciel de gestion afin de vous faciliter la tâche.
