Le SIRH est un système utile pour la gestion des ressources humaines. Il améliore l’efficacité du personnel, leur procure une autonomie et peut apporter beaucoup à votre entreprise.
Les techniques numériques évoluent en milieu professionnel. Ils permettent lorsqu’ils sont axés sur un métier spécifique de maximiser l’exécution rapide des tâches. Cela a donc une incidence sur la productivité dans chaque département. Dans le cadre des ressources humaines, la gestion du personnel se complexifie quand il y a trop de procédures. La solution est d’intégrer une SIRH parmi les outils d’application métier. De quoi est-il question ? Nous vous présentons quelques informations à retenir de ce système d’information des ressources humaines.
Ressources humaines : qu’est-ce qu’un SIRH ?
Le système d’information des ressources humaines est un pack de logiciels utilisé dans les entreprises. Il peut être aussi bien pratique pour le service des ressources humaines ainsi qu’à l’employeur dans certaines de ses prises de décision. Cette infrastructure numérique permet d’accélérer le processus de travail à travers l’automatisation et l’accessibilité instantanée des données. Il convient aussi bien pour un petit établissement qu’à une grande compagnie.
En dehors de la solution unique intégrée, il est possible de combiner différents outils ou logiciels dont chacun est spécifique à une tâche. C’est ce qui est appelé SIRH composite. Cela a pour but de satisfaire aux besoins de travail convivial du personnel chargé de la gestion des effectifs. Cette option d’informatisation est souvent choisie par les entreprises qui utilisent des programmes distincts, mais qui sont paramétrés pour interagir entre eux.
Concrètement, un SIRH peut permettre de gérer :
- la paie,
- le recrutement,
- les carrières,
- les projets,
- le temps de travail,
- les plannings.
En fonction de l’éditeur, vous obtiendrez un SIRH limité en fonctionnalités ou plus ou moins complet. Il est alors préférable de bien chercher sur le marché, un système d’information des ressources humaines qui est complémentaire à votre infrastructure numérique en place. Si vous n’avez pas encore de logiciel de gestion des ressources humaines, essayez alors un SIRH intégré.
Quels sont ses avantages pour une entreprise ?
Les entreprises qui veulent conquérir le marché utilisent non seulement la force financière, mais aussi les bons outils professionnels. C’est parfois sur ce dernier point que tout se joue. Sur le plan des ressources humaines, vous devez mettre en place un SIRH compte tenu de ses avantages.
Bénéficiez de la disponibilité instantanée des informations sur le personnel
Le SIRH est un ensemble de logiciels de travail que le département des ressources humaines doit utiliser pour être opérationnel. Ce pack d’applications orienté métier permet d’enregistrer à chaque tâche les données sur le personnel et de les rendre disponibles dans la foulée à d’autres utilisateurs. Cette centralisation des informations accélère le processus de travail et a pour but d’éviter la perte des données. C’est la force du numérique puisqu’il vous épargne l’usage à outrance de supports papier. Indirectement, vous n’avez plus besoin de créer un poste pour archiver les documents manuellement.
Gagnez du temps dans l’organisation des données après leur traitement
Qu’il soit intégré ou composite, le SIRH sert aussi à organiser les données entrées dans le système. Il permet de classer les informations dès qu’elles sont typées pour les regrouper par dossier ou en fonction du choix de la hiérarchisation définie dans les paramètres. Cela est important dans la mesure où vous avez la possibilité de limiter les accès à l’entrée et pour la lecture. Vous pouvez ainsi contrôler et identifier les actions de chaque employé habilité dans le SIRH.
Utilisez un système sécurisé et qui améliore l’autonomisation des employés
Un système SIRH est une infrastructure logicielle qui est déployée en cloud ou sur vos serveurs en entreprise. Il est donc assez sensible et l’accès au portail RH est sécurisé. Tous vos salariés qui ont les autorisations requises peuvent en faire usage dans les limites de leur poste. Ils ont ainsi accès à certaines fonctionnalités qui les rendent autonomes pendant l’exercice de leur fonction. C’est aussi valable pour les procédures administratives telles que les demandes de congés, d’absence, d’heures supplémentaires…
Contrôlez sans limites la gestion des ressources humaines
Différents profils peuvent être créés et attribués aux salariés éligibles sur un SIRH. Le compte manager général n’est pas non plus exclu puisque c’est à la lui en principe de coordonner tout le paramétrage avec les cadres du département RH. Compte tenu de son rang dans l’entreprise, il doit avoir accès à toutes les informations sensibles avec le mode «lecture uniquement» pour certaines données. Dans certains cas, certaines actions nécessiteront des autorisations conjointes avec d’autres chefs de département. Cette aisance de travail qu’offrent les fonctionnalités, vous facilite en tant que directeur, la prise de décision à propos du personnel et de la productivité.
Comment choisir le SIRH le mieux adapté aux besoins de votre entreprise ?
En début d’activité, une entreprise cherche à s’équiper d’outils et de logiciels informatiques dont elle a besoin pour être fonctionnelle. Il peut arriver qu’elle accorde plus d’intérêt à ce qui est essentiel au démarrage et souhaite renforcer son infrastructure numérique au fil du temps. Si c’est votre cas, vous devez identifier le SIRH adéquat pour la gestion des ressources humaines.
Par défaut il est recommandé d’éviter les SIRH qui sont gratuits, car ils sont les seuls avec très peu de fonctionnalités. Un arrêt spontané du projet peut arriver si la phase bêta ou test ne rencontre pas le succès escompté par ses développeurs. La certitude qu’il sera un jour proposé en version «freemium» n’est pas garantie. Si c’est possible d’avoir une période d’essai gratuite avant de souscrire à un abonnement, n’hésitez pas à tester. Vous pouvez le faire pour plusieurs SIRH afin de trouver celui dont le fonctionnement est conforme à vos besoins. Le procédé est le même pour choisir un logiciel de comptabilité pour une PME ou TPE.
En matière de sécurité, vous devez vérifier si la conformité aux normes européennes en la matière est effective. Elle doit être justifiée par la certification ISO/CEI 27001. L’éditeur du SIRH choisi doit proposer un service d’accompagnement continuel pour une assistance en cas de besoin.
Quelles sont les étapes de la mise en œuvre d’un SIRH dans votre entreprise ?
Pour revoir les processus de travail pour améliorer la productivité, certains choix peuvent être faits comme l’intégration d’un système SIRH. Toutefois, avant de s’aventurer sur cette voie, il est important de consulter au préalable les différents chefs de départements. C’est à eux de donner leurs avis sur les rapports entre employés que ce soit verticalement ou horizontalement. Ils doivent aussi remonter les points de vue de leurs collaborateurs respectifs sur la gestion des ressources humaines. Une plénière va ainsi permettre de recenser les besoins pertinents qui peuvent être améliorés.
Dépêchez ensuite une délégation dans les salons dédiés aux thématiques « Ressources Humaines ». Le développement du marché des systèmes de gestion des ressources humaines incite les différents acteurs à y ouvrir un stand. Il est donc fort probable d’y trouver des stands SIRH où vous renseigner sur les fonctionnalités et les conditions d’utilisation.
Comment former vos employés à l’utilisation du nouveau SIRH ?
La décision d’intégrer un SIRH à l’infrastructure numérique existante doit être communiquée aux employés. Le planning de formation pour la prise en main doit se faire en coordination avec l’entreprise qui a développé le logiciel. S’il s’agit d’une nouvelle version qui embarque de nouvelles fonctionnalités, elle est plus facile à maîtriser par le personnel.
Autrement, vous devez sélectionner quelques employés y compris des cadres dans chaque division concernée par l’utilisation du système SIRH. C’est à eux de suivre la formation et d’encadrer à leur tour leurs collaborateurs. Ce mode opératoire est bénéfique si vous ne voulez pas arrêter la production. Le reste des travailleurs est focalisé sur les tâches professionnelles du quotidien.
Cela ne se passe pas toujours comme prévu. Apprêtez-vous à avoir en face de vous quelques collaborateurs réticents qui voient la migration sur une nouvelle plateforme comme une corvée. Cette réaction est compréhensive puisqu’ils ont mis du temps à s’accommoder avec l’environnement logiciel actuel. Gardez aussi à l’esprit que l’homme dans sa nature a horreur du changement. C’est pour cela que vous devez préparer un argumentaire convaincant pour obtenir l’adhésion de tous.
Quels sont les problèmes les plus courants liés à système SIRH ?
Les craintes lors de l’utilisation d’un SIRH peuvent concerner la localisation des données de votre entreprise. Si c’est dans le cloud, c’est qu’elles sont sur des serveurs en France. Certains clients préfèrent l’option sur site si elle est proposée par l’éditeur pour protéger les informations sensibles et stratégiques de leur entreprise.
Malheureusement, ce choix se révèle coûteux sur la durée, c’est pour cela que plusieurs entrepreneurs préfèrent l’hébergement des données dans le cloud. Par contre, tous les data-centres de ces développeurs de logiciels ne sont pas sur le territoire national, mais ailleurs en Europe. C’est cela qui inquiète souvent ceux qui redoutent les problèmes de confidentialité.
Dans l’espace de travail des utilisateurs, l’autre difficulté peut être la disponibilité des informations sur les comptes salariés non voulues. La justesse dans le paramétrage des comptes peut faire défaut au point où certains employés accèdent à des données sensibles qui ne leur sont pas destinées. Vous serez contraint de perdre assez de temps pour trouver la solution SIRH qui est plus pratique et sans trop de limites pendant son utilisation.
Certains éditeurs autorisent dans une certaine limite l’accès au code source. Les modifications qui s’y opèrent peuvent engendrer des dysfonctionnements au point d’empêcher l’utilisation des différents logiciels du pack pendant un certain temps. Vous allez avoir un moment de flottement dans la production.
