Actuellement, le monde tend progressivement vers le numérique. Le secteur professionnel est celui qui en profite le plus, avec la dématérialisation des services. Maintenant, plus besoin d’imprimer des dizaines de pages d’un document : tout peut se faire en ligne, de la rédaction jusqu’à la signature. Comment ? Par le biais de la signature électronique. Yousign est l’une des plateformes qui permettent aux professionnels de signer des documents en ligne, sans passer à l’imprimante. Comment ce procédé fonctionne ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Sommaire :
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Il s’agit d’un procédé qui permet de confirmer l’approbation d’un document électronique. Elle est identique à celle apposée sur un document en papier. La signature électronique engage le signataire à l’égard du document, et possède une valeur légale entre les deux parties. Mais ici, il ne s’agit pas d’apposer un paraphe comme sur un document en papier.
À la différence de la signature classique, la signature électronique se fait uniquement en ligne et en numérique. Pour ce faire, des plateformes appropriées utilisent un procédé cryptographique avec une technique d’authentification et de chiffrage de bout en bout. Cette dernière garantit sécurité, intégrité, valeur légale et conservation des documents numériques à signer.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Nous évoluons dans une époque où le numérique est au centre de tout. Dans quelque temps, utiliser du papier et du stylo appartiendra au passé !
Avec l’adoption de la signature numérique dans une entreprise, plus besoin d’imprimer du papier. Vous gagnerez du temps en supprimant le temps d’attente pendant l’impression des documents. Vous économiserez de l’argent, car vous n’aurez plus besoin d’acheter des tonnes de papier, des imprimantes et de l’encre.
Avant, le papier était le seul moyen pour rédiger un document officiel. Ce qui entraînait plusieurs allers-retours en cas de désaccord, en obligeant la partie rédactrice à réimprimer un nouveau document. Et ce, jusqu’à ce que ledit document soit validé entre les deux parties. Maintenant, tout cela peut être évité. Grâce à la signature électronique, le processus de validation des documents devient plus rapide.
Enfin, vous aurez le plein contrôle sur le document à faire signer. Les plateformes comme Yousign sont dotées de fonctionnalités sécurisées qui permettent de suivre la validation d’un document, de sa rédaction jusqu’à la signature. Parmi eux, on peut citer les relances automatiques, les stockages des documents sur un cloud sécurisé, et bien d’autres encore.
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Comment la mettre en place dans une entreprise ?
C’est simple. Il faut juste se doter d’un logiciel de signature numérique, comme le permet Yousign avec la signature électronique. Yousign est une plateforme de signature électronique européenne, ce qui facilitera beaucoup le transfert et la signature de vos documents en ligne. Ces derniers seront considérés légaux et intègres par les autorités européennes.
Ensuite, l’entreprise doit avoir le document à signer. Elle pourra sélectionner les destinataires qui seront les signataires du document. De plus, la plateforme lui permet de les disposer par ordre. Le document va donc passer d’un cadre à un autre, selon la hiérarchie de ces derniers.
Du côté du destinataire, le processus est également simple à effectuer. Le document leur sera disponible sur presque tous les appareils : ordinateurs portables, smartphones, tablettes… À la réception du fichier, ils recevront un mail contenant un lien. Ce dernier leur permet d’accéder à la page de signature, où ils pourront consulter le document avant de le signer. Enfin, ils doivent s’authentifier au moyen d’un code de sécurité reçu par SMS pour pouvoir signer.
L’interface simple de Yousign permet à tous les employés d’une entreprise d’accéder et de signer des documents numériques avec facilité. En quelques secondes, ils pourront valider un contrat, un devis ou un bon de livraison sans passer par l’imprimante, et sans bouger de leur bureau. Avec Yousign, le numérique prend un véritable sens, en augmentant la productivité de ceux qui l’utilisent et en réduisant les dépenses superflues.
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Exemple concret d’intégration de la signature électronique dans dans les process digitaux d’une entreprise
Noureddine Bekrar, Co-founder de Leocare Assurances, explique comment ils utilisent la signature électronique pour simplifier le parcours client !
