L’importance du bon d’intervention n’est plus à prouver dans le cadre de la gestion des activités des travailleurs (techniciens) sur le terrain. Si vous effectuez des interventions d’installation, de dépannage, de maintenance, d’assistance ou de service après-vente, alors ce document vous sera indispensable. Il existe plusieurs manières qui vous permettent de créer des bons d’interventions. Cependant, à l’ère de la dématérialisation et du numérique, de nombreuses solutions intelligentes à l’image des logiciels ont vu le jour. Ainsi, on peut désormais se servir d’applications dédiées pour créer rapidement des bons d’interventions.
Un logiciel dédié pour des bons d’interventions dématérialisés
Le logiciel de gestion de bons d’intervention est une solution qui permet de créer et d’accéder à ces documents via une application sur smartphone, tablette ou ordinateur. Le responsable de conduite d’activité, les clients, les intervenants ainsi que le service administratif pourront y accéder avant, pendant et après l’intervention.
Le fait de créer des bons d’interventions grâce à une application permet d’améliorer la communication entre les différents intervenants. En effet, un logiciel comme celui-là est un outil ultra collaboratif qui vous évitera les pertes ou encore les oublis de données. On a alors accès à des informations complètes, lisibles, tracées et facilement accessibles, et ce, même sur le lieu d’intervention. Celles-ci sont également mises à jour de manière automatique.
Certains champs sont déjà pré-remplis afin d’optimiser le travail de reporting du technicien. Cette option améliore considérablement les tournées des techniciens qui vont gagner du temps sur la collecte d’informations. En quelques minutes, le bon peut être créé et envoyé au client juste après l’intervention.
Le logiciel de bon d’intervention favorise aussi la fidélisation client. En effet, sa transparence permet aux clients de ne pas avoir de mauvaises surprises lorsqu’ils recevront leur facture. Par conséquent, votre entreprise dégagera une image moderne et transparente.
Enfin, vous gagnerez beaucoup de temps en utilisant le logiciel. Il ne sera plus utile de faire de la double saisie. De même, vous ne risquez plus de perdre vos documents sans compter que l’exportation des données pour la paie et la facturation est un vrai jeu d’enfant.
Les fonctionnalités d’une application de bons d’interventions personnalisés
Les fonctions peuvent légèrement varier d’une application à une autre. Dans tous les cas, l’objectif reste le même, à savoir vous permettre de créer des formulaires entièrement adaptés à votre secteur d’activité. En ce sens, vous aurez à disposition des outils variés pour personnaliser vos formulaires et optimiser votre intervention. Certaines solutions disposent même d’un mode hors ligne grâce auquel vous pourrez continuer de travailler sereinement lorsque vous n’avez aucune connexion internet. Voici quelques fonctionnalités qu’on peut retrouver dans une application comme celle-ci.
Tout d’abord, la géolocalisation peut être une option très utile. Elle vous permet de gagner du temps et affichera automatiquement votre position sur une carte, dans vos rapports ou dans vos mails.
Vous pourriez aussi avoir la possibilité de prendre des photos à partir de votre smartphone ou tablette, puis de les ajouter à vos bons à partir de votre bibliothèque. Cela servira d’illustration à vos bons d’interventions ou vos comptes-rendus.
Ensuite, la signature électronique vous permettra d’authentifier votre bon d’intervention. Les clients, fournisseurs et partenaires pourront signer directement à partir de leurs smartphones ou de leurs tablettes. De même, le code-barres sera utile dans la réalisation des inventaires. Il suffira de le scanner avec votre appareil mobile pour afficher toutes les informations associées.
On peut aussi souligner le fait que ce type d’application vous permet de constituer une base de données client. Vous pourrez importer vos bases de données clients, fournisseurs ou produits pour compléter vos bons d’interventions.
Une fonction « liste et choix » pourrait vous permettre de configurer des listes de réponses possibles. De ce fait, les collaborateurs sur le terrain n’auront plus qu’à sélectionner les éléments dont ils ont besoin. Vous pourrez aussi ajouter du texte manuellement ou vous servir de la dictée vocale. Grâce à cela, aucune information ne sera oubliée lors d’un incident ou d’une prise de contact.
Enfin, les calculs pourront être configurés pour éviter les erreurs sur un bon d’intervention ou lors de la rédaction d’une note de frais.
Les étapes à suivre pour créer un bon d’intervention irréprochable
Pour réussir l’élaboration d’un bon d’intervention, vous devrez suivre certaines étapes obligatoires.
Avant l’intervention
Si vous êtes le chargé de la planification des interventions, c’est-à-dire le responsable de conduite d’activité, alors vous devez reporter sur le bon les informations relatives au client et à la mission. Cela facilitera la tâche aux intervenants. On doit alors trouver dans le document :
- le lieu exact de l’intervention,
- le mode d’accès : accès sous-sol, digicode…,
- les coordonnées du client,
- la date du rendez-vous et le lieu également,
- les détails de l’intervention : missions, contraintes…,
- le matériel : les fournitures, les pièces détachées…,
- la nature de l’équipement ciblé sur le site,
- les pièces jointes utiles à l’intervention,
- l’historique du client.
Pendant l’intervention
Durant les opérations, le bon d’intervention servira au chef d’équipe ou au technicien pour définir : les travaux effectués, la durée des travaux, les pièces utilisées, les anomalies et failles, les préconisations…
Le bon d’intervention sera par la suite signé par le client qui validera l’intervention des techniciens. Il pourra par la même occasion y ajouter des remarques. Il est alors important de renseigner :
- les heures effectives de début et de fin,
- le statut de l’intervention en question : en cours, abandon…,
- les photos qui illustrent les travaux réalisés (elles doivent être jointes au rapport),
- les pièces détachées utilisées et celles qui sont manquantes.
Vous devrez aussi recueillir la signature du client. Avec le mode de signature électronique intégré dans les logiciels de bons d’interventions, vous gagnerez du temps.
Après l’intervention
Après que le bon d’intervention ait été transmis à la société prestataire, le service comptabilité se chargera d’établir les fiches de paie et la facture des différents intervenants. Ensuite, vous pourrez reporter les remarques clients dans un outil CRM pour optimiser le suivi de la relation client. Le rapport d’intervention sera directement stocké dans le système informatique. Il est aussi possible de l’imprimer et de l’archiver au niveau du classeur.
L’utilisation d’un logiciel de bon d’intervention : pour quels secteurs ?
Le bon d’intervention est utilisé dans de nombreux secteurs d’activité. En effet, beaucoup de sociétés de services qui emploient des équipes mobiles de techniciens s’en servent dans le cadre d’opérations de maintenance. On peut donc citer des domaines comme l’informatique, l’électricité, la climatisation, la livraison de matériel, le paysagisme, la plomberie.
Le bon d’intervention est donc bien connu dans l’univers de l’entreprise. Il se présente sous différents noms : bilan d’intervention, fiche d’intervention, rapport d’intervention, compte-rendu d’intervention, bulletin d’intervention… Il permet de noter d’un commun accord avec le client tous les travaux réalisés pour lui.
Établissement du bon d’intervention : qu’en est-il des autres méthodes ?
Avant l’apparition des logiciels, les bons d’interventions étaient réalisés sous forme de papier. Les entreprises les achetaient en papeterie sous la forme de carnet avec feuilles doubles ou triples autocopiantes. Les experts en papeterie et signalétique fournissaient ainsi des carnets de bons personnalisés avec le logo de l’entreprise et le remplissage se faisait de façon manuscrite.
Les autres modes d’emploi sont les rapports d’interventions Excel et les versions PDF à télécharger. Cependant, ces solutions classiques présentent des limites qui sont comblées par le logiciel de bon d’intervention.
En définitive, le bon d’intervention est un outil important pour les entreprises. Il permet l’annotation des différentes actions qui ont été réalisées chez le client et comportera la signature de ce dernier en guise de validation de l’intervention. La gestion des bons d’interventions via une application aidera à améliorer le suivi de production et d’optimiser les ressources sur tous les plans. Elle soulage aussi les techniciens dont la tâche sera plus simple.
