Une plateforme cloud de digitalisation est un outil SaaS dont l’utilisation favorise le processus de numérisation des entreprises et leur permet d’accéder à de nombreux avantages.
Avec le digital, la numérisation est devenue une norme pour toutes les entreprises qui souhaitent réellement prospérer. C’est un processus essentiel à l’évolution des structures dans le monde moderne. Il s’effectue en général grâce à des dispositifs tels que les équipements informatiques. Toutefois, il existe des plateformes cloud de digitalisation qui permettent de numériser efficacement vos différents fichiers. Ces dernières contribuent à améliorer vos flux de travail et à rendre votre entreprise plus efficace. Découvrez la manière dont ces plateformes peuvent vous aider à améliorer vos processus de travail.
Qu’est-ce qu’une plateforme de numérisation basée sur le cloud ?
Le terme « cloud » désigne des serveurs accessibles sur internet, ainsi que les logiciels et bases de données qui fonctionnent sur ces serveurs. Une plateforme de numérisation basée sur le cloud est un site de cloud computing qui permet aux utilisateurs de numériser et de stocker leurs données dans un stockage virtuel. Ce type de site web peut être utilisé à diverses fins, notamment pour le stockage et le partage de documents, d’images et d’autres types de fichiers.
Les plateformes de numérisation basées sur le cloud sont couramment utilisées pour stocker de grandes quantités de données, comme des dossiers médicaux ou des documents commerciaux. Elles peuvent également être utilisées pour partager facilement des informations entre plusieurs sites, ce qui les rend idéales pour les entreprises qui ont une collaboration fréquente entre leurs employés ou leurs partenaires.
Ces sites web donnent aussi la possibilité de mettre en place la facturation électronique qui deviendra d’ailleurs une obligation légale pour toutes les transactions B2B. Pour en savoir plus sur la facturation électronique et la décision juridique qui encadre son établissement, vous pouvez vous référer à l’article 153 de la loi de Finances de 2020. Concrètement, une plateforme de numérisation basée sur le cloud est une solution qui vous aide à atteindre plus facilement vos objectifs commerciaux.
Comment cette plateforme peut-elle améliorer vos processus de flux de travail ?
Les sites de numérisation basée sur le cloud sont généralement proposés en tant que SaaS (software as a service) et sont souvent accompagnés d’une API. Ils permettent ainsi de connecter un logiciel ou un service afin d’échanger des données et des fonctionnalités. Le processus de travail se trouve alors simplifié. Lorsque vous numérisez vos données avec une plateforme cloud de digitalisation, vous pouvez y accéder n’importe où via une connexion internet.
Pour accéder aux différentes ressources de l’entreprise, vos collaborateurs n’ont besoin que d’un terminal et d’une connexion à internet. Ils peuvent travailler sur leurs dossiers, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et à n’importe quel moment. Cela permet de fluidifier le travail au sein de votre structure. L’utilisation d’une plateforme cloud vous permet en effet de bénéficier des avantages de la digitalisation au sein de votre entreprise. Vous réalisez un gain d’efficacité plus important pour votre entreprise dans son ensemble, de la saisie des données à la facturation et plus encore.
Les 5 principaux avantages de l’utilisation d’une plateforme cloud de digitalisation
Le but des sites de digitalisation basée sur le cloud est de vous permettre de rationaliser vos opérations commerciales. Ce sont des plateformes pratiques qui vous font bénéficier des nombreux avantages du cloud computing en tant qu’entreprise. Ces sites de numérisation offrent aux entreprises 5 principaux avantages.
Flexibilité et évolutivité
Les plateformes cloud de digitalisation sont des logiciels ERP qui sont conçus pour répondre aux exigences d’un nouveau modèle d’entreprise. Elles visent à faciliter la tâche aux entreprises en quête de solutions plus flexibles et plus adaptées. Avec un site de numérisation basée sur le cloud, vous pouvez facilement augmenter ou réduire vos effectifs selon vos besoins, sans avoir à réaliser d’importants investissements en infrastructure.
Amélioration de la reprise après sinistre
Dans une entreprise comme dans la vie quotidienne, les sinistres ne préviennent pas avant de survenir. Les plateformes basées sur le cloud offrent des capacités intégrées de reprise après sinistre, de sorte que vous pouvez être sûr que vos données sont en sécurité, en cas de catastrophe imprévue. Elles vous permettent d’avoir la garantie que vos données sont bien récupérables, quelle que soit la situation.
Réduction des coûts de sauvegarde et d’archivage
Les plateformes basées sur le cloud offrent le plus souvent un stockage illimité des données. De ce fait, vous économiserez beaucoup d’argent sur le matériel et les logiciels de sauvegarde. Vous n’aurez pas non plus à vous soucier d’avoir suffisamment d’espace dans vos propres serveurs pour les données archivées.
Sécurité et conformité accrues
Les plateformes basées sur le cloud offrent des fonctions de sécurité avancées, ainsi que des systèmes de surveillance qui contrôlent en permanence les vulnérabilités et autres menaces éventuelles pour la stabilité de la plateforme.
Meilleure flexibilité pour les besoins futurs
Comme nous l’avons évoqué, avec une plateforme de numérisation basée sur le cloud, vous serez en mesure de gérer votre activité selon vos besoins sans avoir à réaliser d’importants investissements dans l’infrastructure. Vous pourrez ainsi faire face à la croissance future de votre entreprise tout en optimisant l’efficacité de vos opérations commerciales. De plus, il n’est pas nécessaire d’investir dans l’achat d’équipements coûteux pour l’évolution de l’entreprise. La plupart des outils essentiels à cela se retrouvent en ligne.
Comment choisir la bonne plateforme de digitalisation pour vos besoins spécifiques ?
Sur internet, il y a un nombre important de plateformes cloud de digitalisation. Avant d’en choisir une, vous devez prêter attention à deux critères essentiels, à savoir les fonctionnalités de la solution et la fiabilité du fournisseur. Ces deux critères de sélection sont très importants pour effectuer un choix plus adapté à vos besoins.
Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ?
Il existe deux grandes catégories de digitalisation : la copie et l’impression. La copie est le processus qui transforme un document physique en numérique, tandis que l’impression est celui qui transforme un fichier numérique en un document imprimé. Le choix entre les deux dépend principalement du budget dont vous disposez et de l’usage auquel vous souhaitez employer votre document digitalisé.
Si vous avez besoin de copies numériques, la plupart des plateformes de digitalisation proposent une option de copie à un prix très raisonnable. Cependant, si vous prévoyez d’utiliser vos documents sur papier ou en ligne, il est probable que vous aurez besoin d’imprimer votre document. Dans ce cas, vous devrez choisir une plateforme de digitalisation qui offre des services d’impression à un tarif abordable.
Comment déterminer si le fournisseur est fiable et réputé ?
Lorsque vous optez pour une plateforme de numérisation, vous devez vous assurer que son fournisseur soit fiable et réputé. Cela vous garantit l’obtention d’un service de qualité. Pour vérifier la fiabilité du fournisseur d’un site cloud de digitalisation, il suffit de se fier aux informations disponibles sur internet à son sujet. Prenez le soin de vérifier que le site dispose d’un certificat valide.
Cette information est généralement disponible en bas de la page d’accueil du site web. Si vous la retrouvez, cela signifie que le fournisseur est en règle et vous pouvez avoir confiance en son service. Par ailleurs, lisez aussi attentivement les conditions générales de vente de votre fournisseur. Cela vous permettra de savoir si ce dernier est à même de répondre à vos besoins en termes de numérisation.
Comment transférer vos données existantes vers votre plateforme ?
Les sites cloud de digitalisation numérisent tous les types de fichiers (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP…). Il est alors possible d’y numériser tous types de documents (factures, cartes d’identité, permis de conduire, bons de commande, bons de livraison, contrats, etc.). Vous pouvez réussir ces tâches avec différents appareils connectés. Il suffit pour cela d’avoir une connexion internet et des accès à la plateforme cloud. Le processus n’est pas toujours le même sur toutes les plateformes ou avec tous les équipements informatiques.
Toutefois, la plupart du temps, il vous suffit de vous assurer que les données à transférer existent bien sur le support de votre appareil. Ensuite, vous devrez vous rendre dans votre espace sur la plateforme cloud et sélectionner la rubrique « transfert de données » ou « importation ». Vous n’aurez plus qu’à spécifier le dossier de provenance des fichiers et leur dossier de destination à la demande du système. Après cela, le transfert se fera automatiquement. Il est également possible de créer une synchronisation entre vos appareils connectés et votre plateforme cloud pour un transfert automatique des données.
