Conserver des factures peut sembler être une tâche rédhibitoire, jusqu’à ce qu’on se trouve face à des situations litigieuses de type surfacturation, erreur des relevés d’un compteur ou encore demande de régularisation.
Ces documents constituent en effet une preuve irréfutable en cas de contentieux avec un fournisseur. C’est dans ce sens que les dispositions légales astreignent aussi bien les entreprises que les particuliers à un délai légal de conservation de leurs factures d’énergie. L’importance de cet acte de conservation est telle que les fournisseurs de service ont mis en place des mécanismes facilitant l’accès à ces documents. Faisons le point.
Sommaire :
Pour quelles raisons faut-il conserver ses factures d’énergie ?
Conserver ses factures d’énergie comporte des avantages évidents, surtout lorsque surviennent des litiges. Par exemple, si vous estimez avoir été victime d’une erreur de facturation, il vous sera plus facile de contester le paiement sous simple présentation de votre facture.
Lorsque vous payez mensuellement un montant identique à l’aide d’un échéancier, vous bénéficiez annuellement d’une facture dite de régularisation. Elle permet de régler la différence entre votre consommation réelle et votre consommation annuelle.
Au cas où votre facture de régularisation s’avère trop élevée, les anciennes factures que vous aurez conservées pourront servir de justificatifs pour contester le montant et rentrer dans vos droits.
Garder votre facture peut également vous être utile lors d’un contentieux avec votre fournisseur. C’est un document juridique qui pourra servir de justificatif en cas litige, aussi bien sur le tarif que sur le comptage. C’est toujours au client qu’incombe la responsabilité d’apporter la preuve de sa bonne foi. Après réception de la facture, le fournisseur dispose de deux années pour vous exiger une régularisation.
Quelle est la durée légale pour la conservation des factures EDF ?
La durée légale est de cinq années, et cette donnée figure justement sur la facture elle-même. Ce délai représente l’échéance qui vous permet de solliciter un remboursement des montants excessifs que vous auriez versé.
La facture fait office de preuve auprès de votre fournisseur lorsque les relevés de compte et les paiements ne correspondent pas. En outre, si le fournisseur vous exige sans des raisons valables un règlement dans le cadre d’un éventuel problème de paiement, la facture peut tenir lieu d’argument pour votre défense.
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Combien de temps les entreprises doivent-elles conserver leurs factures EDF ?
Contrairement aux particuliers, les factures professionnelles doivent être conservées pour une durée de dix années. En cas de non-respect de cette exigence par les entreprises, des sanctions pécuniaires peuvent être appliquées. D’ailleurs, les entreprises ont l’obligation de laisser des traces de leurs factures d’électricité, au même titre que les factures d’eau, de téléphone et les contrats d’assurance. Il s’agit d’une exigence légale à laquelle elles sont astreintes.
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Comment les factures d’énergie doivent-elles être conservées ?
La manière dont vous conservez votre facture d’énergie n’est pas un geste anodin, car l’état de conservation a un impact direct sur sa valeur juridique de cette pièce. Il est généralement recommandé de conserver soigneusement les originaux, les copies scannées n’ayant aucune valeur en cas de litiges.
Les factures professionnelles doivent également être conservées sous format papier pour être valides. Elles doivent être lisibles ou électroniques, l’important étant qu’elles soient disponibles lors des réquisitions du fisc. EDF met en effet à la disposition des consommateurs professionnels deux modèles de facture, la facture papier et la facture électronique.
La dématérialisation est-elle une bonne option ?
En matière de conservation optimale et de tri de vos factures EDF, la dématérialisation se présente comme une bonne option. Vous pourrez ainsi recevoir vos factures par mail ou via votre espace client en ligne. Cette option vous permet d’accéder plus facilement à l’ensemble de la documentation concernant votre contrat. Les chances de les perdre en sont considérablement réduites et vous pouvez en plus les consulter rapidement sur un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Que faire en cas de perte de votre facture d’énergie ?
Lorsque vous égarez votre facture EDF, deux options se présentent à vous :
- Vous pouvez contacter votre fournisseur par téléphone ou via un formulaire de contact, pour qu’il vous renvoie un nouvel exemplaire dans le modèle de votre choix ;
- Vous pouvez télécharger et imprimer la facture égarée depuis votre espace client en ligne.
En cas de vol de votre facture, vous devez vous rendre dans un commissariat, afin de déclarer ledit vol. Cette déclaration constitue un acte de bonne foi à l’endroit de votre fournisseur au cas où un litige survient.
Doit-on conserver ses factures d’énergie lorsqu’on change de fournisseur ?
Il peut paraître naturel de se débarrasser des factures d’un ancien fournisseur, mais il est toujours utile de conserver les anciennes factures, même lorsque vous signez un nouveau contrat. Votre ancien fournisseur peut vous exiger une régularisation, et ce même si votre contrat est clôturé. Dans ce cas également, ces anciennes factures seront vos seuls arguments de défense.
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Faut-il conserver ses factures EDF après un déménagement professionnel ?
Le déménagement d’entreprise n’a aucune conséquence sur la réglementation fiscale. En matière professionnelle, les factures sont des justificatifs exigibles par l’administration fiscale pendant une période de dix ans, même en cas de changement de localisation. Par conséquent, leur conservation est un impératif pour ce cas aussi. Toutefois, puisqu’un déménagement implique nécessairement une résiliation de contrat, il est recommandé de prévenir EDF le plus tôt possible pour enclencher le processus.
Conservation des factures EDF : privilégier le numérique ou rester au papier ?
Si vous souhaitez alléger vos démarches administratives tout en garantissant la sécurité de vos papiers, vous pourriez envisager d’opter pour la dématérialisation des factures. Cette solution pratique permet de recevoir directement vos documents dans un espace personnel sécurisé, simplifiant ainsi la gestion de votre logement ou de votre entreprise. Outre l’économie de place, vous évitez aussi les risques de perte ou de détérioration au fil du temps.
Cependant, même en choisissant une offre numérique, il est conseillé de télécharger et sauvegarder régulièrement vos factures sur un support fiable comme un disque dur externe ou un cloud sécurisé. Cela permet de conserver des preuves facilement accessibles en cas de litiges liés à des travaux, à la vente d’un véhicule électrique ou à un changement de fournisseur d’énergie (électricité ou gaz). Ces précautions facilitent vos interactions avec le secteur public ou tout autre organisme réclamant ces justificatifs, réduisant ainsi les délais d’attente et les désagréments administratifs.
FAQ : questions fréquentes sur la conservation des factures EDF
5 ans pour les particuliers, 10 ans pour les entreprises.
Oui, une facture EDF récente est acceptée comme justificatif officiel.
Oui, conservez-les au moins 5 ans pour régler d’éventuels litiges futurs.
Oui, si elles proviennent directement de votre fournisseur via un espace sécurisé.
Demandez une copie auprès d’EDF via votre espace client ou par téléphone.
Bien gérer ses factures EDF n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi une précaution essentielle pour anticiper les imprévus. En adoptant dès maintenant les bonnes habitudes, vous facilitez votre vie quotidienne et celle de votre famille, tout en restant serein face aux situations inattendues. Et si c’était l’occasion de simplifier toutes vos démarches administratives ?
