Pour développer ses activités et former son personnel, une entreprise se doit de réunir son équipe. Ce procédé peut prendre divers aspects : réunion, séminaire de cohésion d’équipe, team building d’entreprise, formation… Pour organiser ces événements, l’entreprise a besoin d’une salle de réunion afin d’accueillir tous les intervenants. Mais le choix de ces salles ne doit pas se faire à la légère. Il doit suivre certains critères pour garantir la réussite de la réunion. Pour vous aider à organiser vos évènements d’entreprise, nous vous donnons les clés nécessaires sur comment bien choisir une salle de réunion adaptée à vos besoins.
Sommaire :
Choisir une salle de réunion appropriée au type de réunion
La location d’une salle de réunion à Paris ou dans une autre ville de France est avant tout une simple salle, conçue pour accueillir des événements d’entreprise. En fonction du type d’évènement, elle peut être appelée sous différentes dénominations. Parmi elles, il y a la salle de conférence, la salle de séminaire ou encore la salle de formation. Plusieurs structures proposent ces types de salles à la disposition des entreprises : les hôtels, les centres d’affaires, et même des châteaux.
Pour pouvoir assurer le bon déroulement d’une réunion, vous devez bien choisir la salle de réunion et voir s’il convient à la nature de l’évènement professionnel. Nous vous proposons un petit guide ci-dessous.
Séminaire d’entreprise
Quand vous organisez un séminaire d’entreprise, vous devez veiller à ce que la salle de réunion reflète l’ambiance de l’événement. Le séminaire et le team building d’entreprise sont des éléments primordiaux dans la motivation du personnel. Ils réunissent à la fois réunion de travail et activités de détente, ayant pour objectif de mettre chaque employé à ses aises. Ce dernier va alors développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Pour choisir une salle de réunion pour un séminaire de cohésion d’équipe, mettez l’accent sur la convivialité. La salle doit être spacieuse, bien éclairée et aérée, et bien sûr, accueillante. Ces éléments permettent à la salle de réunion d’accueillir tous les intervenants dans une bonne ambiance et d’amusement.
Formation ou l’assemblée générale
Si vous avez besoin de louer une salle de réunion pour une formation ou une assemblée générale ? Prenez compte de ces critères ci-dessous :
D’abord, la salle de réunion doit être confortable. La superficie, l’aération, l’équipement doivent être parfaits afin d’accueillir les intervenants dans les meilleures conditions possibles. Elle doit être également modulable, avec une disposition pouvant s’adapter facilement selon les besoins et les activités.
La clé d’une parfaite salle de réunion, c’est son équipement. En fonction de l’évènement professionnel, la salle de réunion doit mettre à disposition tout le matériel nécessaire. Parmi les plus demandés, il y a le projecteur et l’écran, le WiFi, internet, tableau blanc, micros et hauts-parleurs.
Dans le cas où les réunions se passent durant toute une journée, des moments afterwork sont à prévoir. Pensez donc à choisir une salle de réunion adaptée pour. La majorité des structures proposent un service traiteur dans leur carte de location. A vous de voir ce qui vous ira le mieux.
Choisir la salle de réunion selon la disposition
La disposition et les aménagements de la salle de réunion garantissent la réussite de votre événement professionnel. Pensez à prendre en compte ces détails avant la location de la salle de réunion !
Commencez par aménager et organiser la disposition de la salle de réunion. En procédant ainsi, vous offrirez un cadre de travail efficace pour maximiser la productivité des participants. Nous vous montrons quelques astuces pour une bonne disposition de votre salle de réunion ci-dessous.
Choisissez une salle équipée de mobilier professionnel. Il garantira l’ambiance « studieuse » de votre événement. Privilégiez les structures proposant des salles spacieuses, incluant des tables et des chaises. Ensuite, mettez-y un peu de vie, pour rendre la salle conviviale. Comme cela, les participants peuvent se concentrer lors de la réunion, avec un confort et une aisance en supplément.
Si vous voulez encore gagner plus en convivialité, réorganisez l’espace ! Arrangez les tables et les chaises pour former un U. Cette disposition permet à tous les intervenants de se voir et de communiquer facilement entre eux. Si la salle possède un promontoire ou une estrade, disposez les chaises en mode réunion en classe ou en théâtre.
Pour rendre vivante une salle de réunion, installez des plantes d’intérieur et faites entrer la lumière du jour. Cela rendra la salle plus apaisante, plus accueillante. Même si vous organisez des workshop ou un comité de direction, les participants resteront concentrés, tout en se libérant ainsi de l’emprise des quatre murs de leurs bureaux. Pensez également à installer des objets de collection et d’amusement, pour accentuer cette ambiance accueillante.
Enfin, pensez à choisir une salle de réunion avec un espace extérieur. C’est un atout clé pour assurer le bon déroulement de vos évènements d’entreprise. Une terrasse, un jardin apportent toujours une atmosphère détendue pour tous les participants. Ils seront ainsi plus créatifs et productifs. Et bien sûr, rien de tel qu’une belle terrasse pour prendre les pauses-café et les afterworks !
Choisir une salle de réunion selon la localisation de la salle de réunion
Après le type d’évènement et la disposition, prenez en compte le critère localisation géographique de la salle de réunion. Des choix s’offriront à vous : en plein centre-ville ou en périphérie ? Qu’en est-il de l’accessibilité de transport ? Nous vous guiderons dans votre choix de la salle de réunion parfaite, en tenant compte de ces questions.
Le plus important dans le choix d’une salle de réunion, c’est d’adapter son emplacement selon les lieux d’habitation des participants. Pensez à privilégier un espace de réunion se trouvant au centre des adresses de chacun d’eux. Il vous sera facile de réunir tout le monde sans aucune contrainte. Vous pouvez également changer d’air, et choisir une salle de réunion en pleine campagne. Comme ça, vous offrez un dépaysement aux participants et maximisez leur taux de créativité.
Le dernier, mais non des moindres, est l’accessibilité. Choisissez une salle de réunion facilement accessible en termes de transports. Privilégiez les structures près des transports en commun, tels que le bus, le train, ou même l’avion.
Location d’une salle de réunion selon le budget
La location d’une salle de réunion pour accueillir votre événement professionnel dépend essentiellement de votre budget. Il peut varier selon le type d’événement, l’emplacement de la salle de réunion, l’équipement disponible et le nombre de participants que la salle de réunion peut accueillir. Il vous faut donc préparer un budget préalable pour assurer la location de la salle de réunion. Voici les critères à prendre en compte pour déterminer le budget alloué :
La superficie et la capacité d’accueil de la salle de réunion
- La localisation, l’équipement à disposition et l’agencement
- La durée de la location de la salle de réunion
- Les services compris dans les frais de location : traiteur, équipement supplémentaire,…
Comment équiper une salle de réunion pour la visioconférence ?
En conclusion, choisir une salle de réunion dépendra de l’évènement professionnel que vous allez y organiser. A vous ensuite de peaufiner tous les détails, en veillant à prendre en compte les critères mentionnés ci-dessus. Maintenant, vous avez tous les éléments clés pour savoir comment bien choisir une salle de réunion adaptée à votre événement professionnel !
