Guide du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : ce que vous devez savoir

Dans le monde de la formation professionnelle, le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un document essentiel pour les organismes de formation. Ce rapport permet d’évaluer la qualité des formations dispensées et de rendre compte de la gestion financière de l’activité. Dans cet article, nous vous offrons un guide détaillé sur le BPF et ce que vous devez savoir pour bien le préparer.

Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est un document que tout organisme de formation doit établir chaque année, conformément à la législation en vigueur. Il offre une vision globale de l’activité pédagogique et financière de l’organisme au cours d’une période donnée. Le BPF se compose généralement de deux parties :

• La partie pédagogique : elle présente les informations relatives aux formations dispensées, telles que le nombre de stagiaires formés, les heures de formation réalisées, les méthodes d’enseignement utilisées ou encore les certifications obtenues par les apprenants.
• La partie financière : elle fournit des données sur les recettes, les dépenses et les investissements liés à l’activité de formation, ainsi que sur les ressources humaines employées.

Ce document est obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent maintenir leur déclaration d’activité auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, du travail et de l’emploi). Le BPF doit être transmis chaque année à cet organisme, avant le 30 avril.

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Quelles sont les étapes pour réaliser un bon Bilan Pédagogique et Financier ?

Pour établir un BPF clair et complet, il convient de suivre plusieurs étapes :

1. Collecter les données pédagogiques et financières : cette première étape consiste à recueillir toutes les informations relatives à l’organisation des formations dispensées, ainsi qu’à la gestion financière de l’activité.
2. Analyser et synthétiser les résultats : une fois les données collectées, elles doivent être analysées afin d’en tirer les principaux enseignements. Cette analyse permettra de mettre en évidence les forces et les faiblesses de l’activité et de proposer des pistes d’amélioration.
3. Rédiger le rapport : les résultats obtenus lors de l’analyse sont ensuite rédigés sous forme de rapport. Ce document doit être cohérent, structuré et clair, de manière à faciliter sa lecture et sa compréhension.
4. Transmettre le Bilan Pédagogique et Financier : enfin, le BPF réalisé doit être transmis à la Direccte dans les délais impartis, soit avant le 30 avril de chaque année. Il peut être envoyé par courrier ou déposé en ligne.

Pour faciliter la réalisation du Bilan Pédagogique et Financier, il est recommandé d’utiliser un logiciel de bilan pédagogique spécifique, qui permettra de centraliser toutes les données et de générer automatiquement le BPF.

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Quels sont les critères d’évaluation du Bilan Pédagogique et Financier ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est évalué selon plusieurs critères :

• La conformité réglementaire : le BPF doit respecter la législation en vigueur et fournir l’ensemble des informations nécessaires à l’évaluation de l’activité de formation.
• La qualité des formations : les données pédagogiques recueillies doivent être analysées et synthétisées de manière à mettre en avant la pertinence et l’efficacité des formations proposées par l’organisme. Il s’agit ici d’évaluer la qualité des enseignements dispensés, ainsi que leur adéquation avec les besoins des apprenants.
• La gestion financière : les éléments financiers du BPF permettent de vérifier la bonne gestion des ressources affectées à l’activité de formation. Le rapport doit notamment présenter une répartition claire des dépenses et des recettes liées aux formations.
• Le suivi et l’accompagnement des apprenants : enfin, le BPF doit mettre en avant les dispositifs mis en place par l’organisme pour assurer un suivi personnalisé des apprenants et favoriser leur réussite.

Les indicateurs clés à suivre dans le Bilan Pédagogique et Financier

Pour évaluer précisément la qualité des formations dispensées et la gestion financière de l’activité, il est recommandé de suivre plusieurs indicateurs clés. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• Le taux d’insertion professionnelle : cet indicateur mesure le pourcentage d’apprenants ayant trouvé un emploi après leur formation. Un taux d’insertion élevé témoigne de la pertinence des formations proposées et de leur adéquation avec les besoins du marché.
• Le taux de satisfaction des stagiaires : il s’agit ici de mesurer la satisfaction globale des apprenants quant à la qualité des enseignements reçus, l’accompagnement proposé ou encore les conditions matérielles de la formation.
• Le coût moyen par heure de formation : cet indicateur permet d’évaluer l’efficience de la gestion financière de l’activité de formation, en comparant le coût global des formations au nombre total d’heures réalisées.
• Le taux de remplissage des sessions de formation : ce taux permet de mesurer la capacité de l’organisme à optimiser le remplissage de ses sessions de formation, en fonction des demandes et des contraintes matérielles.

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L’intégration financière dans le BPF

Dans le cadre du Bilan Pédagogique et Financier, l’aspect financier est tout aussi crucial que le volet pédagogique. En effet, il donne une vision globale de la santé économique de l’entreprise vis-à-vis de ses activités de formation. Pour chaque exercice comptable, il est impératif d’établir ce bilan.

Sous le titre « Finances », l’entreprise devra détailler toutes les prestations de formation qu’elle a fournies, en indiquant le numéro de contrat associé, ainsi que les produits financiers qu’elle a générés au cours de cet exercice. Le statut des formateurs (salariés de l’entreprise, prestataires externes, etc.) et le code qualiopi de chaque prestataire (si applicable) doivent également être mentionnés. Les prestations peuvent inclure des sessions de formation, des séances d’apprentissage ou d’autres services liés à la formation.

Il est aussi essentiel de déclarer toutes les dépenses associées : salaires des formateurs, coûts des matériels, frais de location de salles, etc. Il s’agit là d’une obligation pour toutes les entreprises, quelle que soit leur durée d’existence ou leur taille.

D’autre part, il est nécessaire de présenter un état détaillé des compétences acquises par les salariés au cours des formations, en précisant en détail chaque action de formation.

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FAQ sur le Bilan Pédagogique et Financier

En suivant ces indicateurs clés, l’organisme de formation pourra ainsi optimiser ses actions de formation sur le long terme en tenant compte à la fois des aspects pédagogiques et financiers. De plus, il sera plus à même d’évaluer l’atteinte de ses objectifs et de proposer des pistes d’amélioration pour les prochaines années.